2018 年


2018-03-29

雲端服務 企劃處

善用「郵件備援雲」讓收發服務持續運作有保障

員工 : 「咦? 公司郵件不通了,這樣要如何上班?」

老闆 : 「問一下 MIS,公司郵件不通超過 1 個小時了,要多久才能恢復? 」

身為公司管理人員,Email 突然不通了,您有多急?不管是自建郵件主機 (Mail Server) 或採用雲端郵件服務 (Mail Service),相信各單位一定都不希望自家正在使用的郵件收發無預警中斷吧。

一封 Email 可以代表一件重要的事情,可能是一筆訂單、一封來自主管機關的規範、或是一封寶貴的客服信件。少收到任何一封,都可能對企業全體造成困擾。

根據 iThome 2018 企業資安大調查 註1,當企業遭受網路攻擊後,有 63.7% 的企業,可於 1 天之內回復營運、有25.1% 的企業需要最長 1 週左右的時間才能回復正常運作。

為了維持服務正常運作,企業多半投入標準資訊基礎建設成本。一般來說,郵件收發停止運作或是 Email 服務不穩定,可歸納為 3 個主要原因 : 郵件主機問題、網通設備異常、線路不穩等。所以企業願意在這些設備建置上,投入不少心力與成本來維護,以期郵件溝通隨時順暢。

 

  • 企業降低服務中斷的風險,異地災難備援已成為趨勢

但,總有力不從心的時候,郵件服務有時還是會無預警中斷,從去年 815 全台大停電造成的無預警斷電產生的影響,企業紛紛開始關注企業永續運作計畫(Business Continuity Plan, BCP) 為了確保郵件溝通順暢,不僅要注意郵件系統或服務 (Master) 本身的穩定度,還要再考量一個議題 ── 「備援」。

架設一台備用的郵件服務環境 (Slave),在主服務無法運作時,可以即時接手,維持服務暢通。除了上段提到郵件停止運作的 3 大原因之外,備援更內含了一個重要的概念「DR」也就是「異地災難備援 (Disaster Recovery) 」。亦即當發生人力無法抗拒的狀況時,例如:機房火災、斷電、及地震等,就會需要備援機制,以避免因系統服務無法正常運作,波及公務營運也受到影響的狀況發生。

 

  • 信件不漏接修復郵件系統之時,新信依然要正常接收才行

但是您有意識到嗎?在系統修復期間,企業也是持續會收到新的信件的。我們所重視的產品訂單、客服聯絡單、及各項規範公告,都陸續往我們的信箱寄過來。假設網路攻擊期間是 30 分鐘、而信箱修復期間是 5 天,若在信箱功能修復期間,沒有啟動即時收信機制,則我們漏失的信件原來不僅是網路攻擊的那 30 分鐘,而是有高達 5 天的資訊落差。而郵件備援正是有效弭除這段資訊落差的好幫手!

 

  • 不分公有雲、私有雲,都可採用「郵件備援雲」

傳統的備援印象,可能跟建置一套新的郵件主機一樣,負擔昂貴成本。而其實,在萬物上雲端的世代中,採用「郵件備援雲」的模式,為自家郵件主機或是郵件服務做好備援,不僅可以達成快速導入、自動啟用的效益外,投資成本也可以有效掌握。

 

郵件雲端備援有以下特色:

1.快速導入
雲端服務的好處,就是不用從硬體建置階段開始煩惱,隨選即用,只要告知雲端服務商您的網域、郵件主機位置、及基本聯繫資訊等,做好設定後,立即進入監控模式,一旦發現主服務收發異常,將可自動化地啟動備援模式。

 

2.自動啟用備援
「郵件備援雲」平時是不會影響主服務收發的,靜靜地執行背景監控,並會提供監控報表。不分白天或深夜,一旦偵測到收發異常狀況,自動啟用備援模式,同時發送告警簡訊,主動通知管理者。

3.成本控制
傳統的郵件備援機制,需考量設備、網路、軟體、人力及間接成本,以 100U 的公司為例,把硬體購置、機房空調、及維運人員等費用加總起來可能就需要投資高達 25 萬元左右成本;相較之下,透過雲端服務訂閱制,只需不到 2 萬元左右成本,對於國內許多企業來說,絕對稱得上是「付得起的保險」。

 

  • 幫您神救援!躍上雲端第一步,效益高槓桿的郵件備援機制

「郵件備援雲」並不是主要提供郵件服務的角色,其任務在於協助郵件服務不中斷,能為企業 IT 風險帶來務實的保障。平時靜靜地監控主要服務,並仔細地記錄運作狀態,再規律地提供雙週報表,告知郵件服務連線健康狀況。在眾人熟睡之際,「郵件備援雲」仍堅持在崗位上待命,每當監控到異常時,立即切換備援模式、代收郵件,維持郵件運作正常,也即時發送告警通知給管理者。

從資安面來看,郵件備援也是相當重要的一環。要能在公司郵件服務產生危機時,即時提供郵件不中斷的保障。從資誠《2018 全球資訊安全調查報告》 註2 我們發現,全球觀點下,資安主管認為面臨網路攻擊,最大的影響是企業營運受到干擾,比重佔 40%,顯示「企業永續經營」的概念普及。

因此分散風險,維持服務持運營運,才是「郵件雲端備援」的主要任務,企業落實既有的「95%」 以上的 SLA 服務水準,採用 Email 雲端備援輔助「5% 」SLA,才是讓企業 IT 人員享有 「100% 安心」!

MailCloud 郵件雲端備援服務可以協助企業守住不慎漏接的少數 Email。平時定期監控、提供觀測報表;異常時,立即啟動備援模式,並主動告警管理者,代收郵件,確保企業溝通順暢。若想進一步了解 MailCloud 郵件備援雲,歡迎參考:https://www.mailcloud.com.tw/2017/maildr.html。

 

  • 參考資料:

註1:iThome 2018 企業資安大調查
https://www.ithome.com.tw/news/121685

註2:資誠《2018 全球資訊安全調查報告》

https://www.pwc.tw/zh/news/press-release/press-20171027.html