2007 年


2007-09-11

Honda Taiwan 郵件管理大進化,Openfind Mail2000、MailBase 打造更安心的使用環境

結合高度技術與工藝美學的汽車製造業,在台灣歷經50多年發展,現已邁入產業成熟期,為加速搶攻市場,各家汽車大廠競爭更趨白熱化,紛紛引進新興數位科技應用,設計智慧車款以迎合消費者需求。在此前提下,普遍認知將汽車業與高科技畫上等號,殊不知汽車廠商內部資訊應用對於基本IT建設仍有許多待補強之處。

以全球知名的汽車大廠Honda來看,該公司1948年從製造自行車輔助動力引擎起家,2002年成立台灣本田股份有限公司Honda Taiwan,致力為消費者提供高滿意度的Honda Cars,推出CR-V、ACCORD等多款暢銷車,掀起全台銷售熱潮。目前,Honda Taiwan將總部設立於台北,建置屏東工廠,短短5年間,全台據點已突破50多家。

面對公司快速成長,建構完善IT應用環境以滿足內部使用者需求,成為Honda Taiwan資訊支援團隊最迫切任務。在所有待強化的IT建設當中,Honda Taiwan將電子郵件服務設為最優先等級,原因在於汽車相關業務涵括上游研發、中段製造生產與終端銷售,當企業規模日益增長,員工需要大量溝通聯絡,但整體資源不足引發工作效率不彰、成本升高等問題亦隨之浮現。因此在評估市場多家解決方案供應商後,Honda Taiwan毅然決然採用Openfind Mail2000電子郵件系統,同時在長期使用的高滿意度下,近期亦導入Mail 2000核心內嵌式防毒模組與MailBase郵件備份管理系統。

Honda Taiwan管理部資訊課經理黃志堅回憶,公司初期成立時,最高指導原則就是儘快將車輛生產出來,趕快上線搶佔市場先機,因此幾乎所有規劃導入的資訊基礎設備都只要符合最低標準門檻,能用就好了!



圖說:Honda Taiwan管理部資訊課經理黃志堅表示,當初「冒險」採用Openfind Mail 2000,現在證明它能徹底滿足汽車產業通訊傳輸需求。

建置成本合理 帶來高穩定度郵件系統

起初,Honda Taiwan在電子郵件服務的運用,是採中華電信網路信箱,月付租賃金,但是當其員工數由草創時期的10多人開始倍數擴增時,公司有感於信箱租用預算大幅提高,加上網路頻寬明顯不敷使用,引發員工抱怨連連,遂決定將郵件系統轉為Seednet代為經營。黃志堅描述:「Seednet的服務是提供企業專屬的郵件設備,所以我們能夠在這台機器上面自行創造1,000個使用者帳號,這個部份讓我們擁有管理的主控權,強化網路郵件的安全性。但是頻寬問題仍然存在,假設有50個人要上線收一封信,還是得花50倍的連網時間,即便是內部E-mail傳輸,也有這個嚴重的問題。」

黃志堅進一步說明,當時評估市場各家郵件系統,發現其實Honda日本全球總公司是採用Lotus Notes,許多台灣業者則是採用Microsoft Exchange,不過這兩套系統的投注成本太大,並不符合實際需求。2003年Honda Taiwan在台北、屏東各設一位資訊人員,若要使用類似Lotus Notes的群組軟體,對整體經濟效益而言,是不划算的,因此在不增加人力的情形下,Openfind Mail2000就是最佳選擇,其主要在Unix Base作業系統開發,是相當穩定的電子郵件系統。

因為Honda Taiwan要求所有電子郵件都必須經過掃毒,才能相互傳送,故在採用Openfind Mail2000之時,配套採用他牌Gateway作為前端資安防護,雖然Mail2000效能強大,卻被另一台Gateway給拖累,造成系統效果不彰。後來在評估過後,為強化Anti Virus功能,進一步加速郵件系統運作,Honda Taiwan導入Mail2000核心內嵌式防毒模組,採取由核心整合的架構,大幅提升掃毒效能。

控管郵件風險 歸檔安全不可少

強化郵件安全之後,剛好Honda Taiwan內部某位主管遇到本地端的收件信箱毀損問題,由於Honda Taiwan電子郵件若從收信端下載之後,系統上是不留備份的,因此使用者個人保存一出問題,資訊人員也很難協助將資料救回來。黃志堅說明,當前端的安全機制完成後,其實後端的歸檔機制也應該要審慎評估規劃,為了有效降低郵件遺失的風險,公司決心導入郵件歸檔系統。

導入前必須考慮保存時間的問題,Honda Taiwan在郵件生命週期管理的規劃部分,是將線上(On-line)信件保留3個月,超過時間的信件則移至近線(Near-line)儲存裝置。而評估郵件的再利用價值,將歸檔超過一年以上信件予以刪除。郵件資料是Honda Taiwan的重要資產,除了仔細測試Openfind MailBase的系統效能與穩定度,為求更安全的歸檔保障,並方便的連接儲存設備,決定採購具備磁碟陣列(RAID 0,1,5)功能與支援光纖通道(Fiber Channel)控制卡的Openfind MailBase郵件歸檔設備。

採用Openfind MailBase,一方面作為郵件歸檔使用,一方面也協助公司作管理稽核。假設企業遇到資料外洩情形,Honda Taiwan就可透過郵件調閱功能,查詢是否經由E-mail途徑而發生,為有心人士操控或個人管理不當所造成,相關處理資訊透明且公正。

企業資料相關法規在全球皆掀起熱烈討論,Openfind MailBase郵件歸檔功能強大,可以在不破壞原始郵件格式(例如RFC 822 & MIME)下,完整歸檔內外郵件,黃志堅頗有感觸的說,當所有設備都已完善,那麼最大的資安漏洞就是在人。因此,Honda Taiwan特別請Openfind為MailBase設定「調閱權限」,加強各帳號的安全使用層級,每個帳號都有各自的使用權限。另外,為防止最高權限者任意濫用機密資料,MailBase能夠將所有使用的Log記錄下來,方便未來作為稽核調閱,Honda Taiwan並設計以亂數產生器編出密碼,然後再以實體信箱方式作封存,唯有拿到這組密碼才能刪除任何Log歷史資料,以確保安全性。

結語:完善IT建置有助企業提升生產力、優化業務銷售、簡化各項繁瑣行政事務。黃志堅指出,經過4年多的使用,整體系統都很穩定,公司員工透過E-mail的頻率越來越高,也日益習慣夾帶大容量檔案郵件傳輸,後端導入郵件歸檔系統後,在整體郵件安全管理方面是很放心的,不過近期公司內部希望郵件支援服務能夠再快一點。因為,之前的Mail2000是架設在屏東廠房,所以Honda Taiwan現在開始策劃將在台北公司再加一台Mail2000。黃志堅笑著說,Openfind提供了專業良好的郵件服務,是值得信賴的夥伴。