導入搜索引擎，檔案管理局開啟國家檔案的知識寶庫
 

導入背景 - 資訊數位化，檔案典藏勢在必行

「檔案」是個大家耳熟能詳的名詞，泛指經過分類、登錄、編號而予以典藏的文件，「檔案」是國家和人民的智慧累積，在時代的演化與進步的歷程中，扮演著舉足輕重的角色。從每年總統的文告，可以分析出國家政策的走向；從產業政策的頒佈，可以看到國家整體經濟的走向。檔案是文化資產，是可以再創歷史的珍貴資產。

檔案管理局於民國九十年十一月正式成立，檔案法及其相關子法並自民國九十一年一月一日起正式立法。為了見證時代的變遷與進展，協助一般民眾與各級政府機關了解國家發展的重要資料與政府資訊，檔案管理局更於民國九十一年開始進行資料數位化，運用資訊科技及典藏技術確保國家檔案的保存維護與應用。

要統一管理整個國家龐大的檔案，任務之艱鉅不難想像。「檔案管理局要面對中央及地方各級機關，各式各樣數量龐雜的檔案，不僅建檔耗時，如何有效整合也是大挑戰，」陳士伯表示，過去各機關彙送的檔案目錄資料，每年平均以一億筆的數量成長，雖然九十六年以後，改以案卷層級彙送，減緩了資料成長量，但檔案管理局已經建立了四億六千萬筆檔案目錄資料，他笑稱，這些檔案多到從基隆北海岸，一直排列到屏東的墾丁都排不完。

導入過程 - 龐大資料成長量 如何兼顧成本與效能

檔案法一成立後，即明令各機關單位不能銷毀任一檔案，面對龐大的資料量，公文承辦人員製作相關文件時即需初步判斷文件的價值與保存期限。因此，如何讓檔案管理局將原先資料庫儲存的角色轉化為國家知識寶庫；同時，將有價值的檔案從資訊洪流中區隔與分類，以便永續保存，便成為當時檔案管理局十分迫切的管理議題。

此外，為因應每年以「億」為單位的資料成長量，檔案管理局亦開始思索與規劃如何將這些文件有效地分類與管理。對於知識管理者而言，如何在數位化過程仍能減低成本、提升使用者查詢速度，並提高個人隱私與使用安全，也是在規劃上必須考量的重點。

合作源起 - 強大搜索引擎效能 實力贏得青睞

 為了尋求一個能透過網際網路，具備處理巨量資料能力，能快速回應的搜尋引擎系統，又要具有彈性，足以因應未來檔案目錄資料持續大量成長，檔案管理局對外公開徵求解決方案，吸引了國內近十家知名的資訊軟體業者前來挑戰。

檔案管理局準備了已經建檔的兩千多萬筆資料，要求廠商限期在20 小時內，完成可以進行全文檢索的搜索引擎系統。結果許多家廠商不能在期限內完成，知難而退，只有兩家國內專業軟體廠商通過嚴格的測試，其中網擎資訊(Openfind Information Technology, Inc.) ，在不到5小時內便完成作業並通過測試，最後贏得檔案管理局的青睞，成為檔案管理局的合作夥伴。

導入效益 - 輕鬆駕馭四億六千萬筆檔案目錄查詢

Openfind 也參與了分析、設計、開發與建置「全國檔案目錄查詢網」巨量資料搜尋引擎的各項軟、硬體系統，為檔案管理局建置了全文檢索所需巨量資料搜尋引擎查詢系統；配合檔案管理局應用政策，比如案卷案件二層式顯示架構、查詢條件等，調整全國檔案目錄查詢網顯示介面或系統功能，並整合檔案管理局資料庫，提供管理維護系統規劃及建置，包含檔案管理局主機房端及異地備援端系統的建置及保固。有鑒於檔案數量龐大，傳統資料庫查詢已不敷需求，導入Openfind 巨量搜尋系統後，即便是複雜的進階查詢，皆可在幾秒內找到符合的查詢結果。不僅如此，藉由Openfind 提供的高擴充性架構，近三年來即使面對每年以「億」為單位的資料成長量，仍可在維持高查詢效能下彈性擴充。

檔案管理局檔案資訊組組長趙培因表示：「檔案分為機關檔案及國家檔案，機關檔案由各機關自行管有，但會建立電子檔案目錄送檔案管理局彙整公布於網站。機關檔案保存二十五年，經鑑定具保存價值，就移轉到檔案管理局列為國家檔案，由檔案管理局將資料全部數位化，並將目錄公布於網站。民眾申請應用機關或國家檔案，都會先透過檔案管理局進行目錄檢索，因為這些檔案目錄數量龐大，如果採取傳統的資料庫查詢機制，查詢速度一定會過於緩慢，又不能因應搜尋需求，提供全文檢索功能。因此檔案管理局必須引進先進的搜索引擎系統，依目錄檢索欄位建立索引資料，來提升檔案目錄檢索查詢效率及查詢功能。」

 
展望未來，檔案管理局將持續善用資訊科技及典藏技術，確保國家檔案的保護與應用。並且藉由國家編輯研究出版與主題檔案展示等活動，展現生活化、多元化的檔案服務，提高民政應用檔案的社會意識，以高科技及全方位的技術與服務，引領民眾珍視檔案資產。