企業即時通訊，導入從零開始

- 企業即時通訊導入白皮書 -

前言

導入 MM 是為了提升團隊的溝通效率，在混合辦公已成趨勢的時代，一個好的內部溝通工具，也是組織數位轉型的關鍵之一！
  • MM 除了必備的即時通訊功能，它還可以幫您做到：
    • 創造公私分明的工作環境：不再需要使用員工的私人通訊，不怕傳錯訊息或內部機密流出
    • 改變內部溝通文化：從 email 轉為 MM，不再需要生硬的文字，隨時激發新 idea
    • 官方資訊快速傳遞：公司最新政策、宣傳事項不漏接，即時回應給讚，已讀未讀一手掌握
    • 實現 BCP 企業持續營運：當公司有災害發生時，我們也有國家級機房能持續為您服務
    • 零距離的會議：一鍵開啟 Zoom 視訊會議，文字轉視訊，討論不中斷
    • 專屬設定訊息：MailCloud 異常登入警示、Email 過濾後傳送至 MM，加速訊息掌握
    • 即時訊息歸檔：配合 MailBase 可歸檔所有訊息，必要時可對訊息進行後稽核

正式導入

💡
以下將介紹如何成功讓公司內部開始導入並順暢使用 MM 的訣竅！ 這些步驟及教學都是我們訪問了許多成功客戶所得到的寶貴資訊，我們希望本文章的內容能對即將導入 MM 的客戶有所幫助。
以下將分成四個環節來手把手教您如何從零打造最符合貴公司需求的 MM！

一、建議使用環境及須知

管理者可事先確認貴公司的使用者環境是否都已符合最低安裝需求，以避免使用者無法安裝使用，以下為各個作業系統的詳細需求 (2022 年 6 月止最新資訊)
作業系統瀏覽器手機 APP
Mac 最新版本 Windows 10Google Chrome (最新版)
Mozilla Firefox (最新版)
Microsoft Edge (最新版)		iOS：14 以上
Android：10、11、12

二、導入設定及前置作業

讓所有同事都擁有 MM 帳號

  1. 帳號直接由 MailCloud 內建同步過來，所以管理者 不需要 辛苦建立帳號
  1. 若您於 MailCloud 帳號管理中新增、刪除、修改帳號設定，您可等系統定時同步資料，或自行於 MM 介面手動同步帳號資訊，確保帳號可以立即使用 MM
  1. 若您希望某些帳號不要使用 MM，您可在 MailCloud 的帳號管理中將該帳號的 MM 功能設為關閉

根據管控需求設定不同的 MM 使用者等級

管理者可以根據不同的需求來幫使用者設定不同的等級，根據等級的設定，使用者可以使用的功能及可以看到的畫面會有所不同
  1. 資安需求：
    1. 可設定登入的 IP 黑白名單
    1. 可設定各項功能是否能使用，包含上傳、下載檔案等
    1. 於聊天室畫面顯示浮水印
  1. 其他需求：
    1. 是否提供 Zoom 線上會議
    1. 是否可以邀請外部來賓帳號
    1. 聊天室置頂權限
  1. 更多功能歡迎參考：💡管理者手冊

設定公告、貼圖

管理者介面上可以設置公告、貼圖等全公司可以共同分享的資訊，如果有公司的吉祥物貼圖，就可以讓 MM 更充滿公司的氣氛！
  1. 公告： 管理者可以事先將 MM 的使用規則、相關資訊公布於公告中，使用者一上線就可以先查閱公告，快速了解 MM 的使用方式 💡公告設定方式
  1. 貼圖： 如果公司有設計自己的貼圖，則可以於後台上傳貼圖讓所有同事一起使用。MM 也有預設三組可愛的貼圖讓大家於討論時輔以使用 💡貼圖設定方式

三、正式開始使用 MM

透過公告信，告訴同事怎麼進入 MM 聊天：

簡單介紹 MM 並告知同事如何進入 MM 的介面，也可以附上 APP 下載連結，並讓使用者知道該如何登入及設定
  1. 官方 MM 動畫可以提供給使用者快速了解 MM
  1. 告訴使用者可以從信箱的 捷徑(SSO) 一點即開
  1. 提供同事下載 MM 的 APP 及 桌面程式
    1. 此處要一併告知登入的帳號、密碼同 MailCloud
    1. 提供桌面程式的伺服器設定資訊
  1. 告知同事 MM「公告」的位子，也可將相關的資訊放到公告中
  1. 告知使用者「手冊」位置，讓同事可以隨時翻閱

💡 成功小祕訣：公告信由「老闆」寄出會更有說服力喔

公告信範例

頒布 MM 使用規則，讓聊天環境有秩序也好上手，以下規則提供參考：

事先制定好秩序並頒布給大家，讓使用者可以遵循規則開始使用的話，就不會有混亂且難以掌握的感覺，良好的開始也讓大家更容易進入狀態！
  1. 使用者基本規則：
    1. 使用固定且好辨別的暱稱，例如：行銷部-Amy、陳小明(北區)
    1. 使用清晰可辨認的頭像，若由公司的設計部門設計，會更加美觀喔！
    1. 善用預約訊息或 @標註，下班時間便不會打擾到同仁
  1. 聊天室基本規則：
    1. 可事先由管理者建立「公用聊天室」，此類的聊天室可讓使用者自由決定是否參加，以下的例子提供參考：
      公用聊天室名稱用途
      行銷 News公司內部對外的行銷企劃，可供有興趣的員工自行加入
      產品情報公司產品的銷售日期、推出時間等等的資訊
      產品回饋針對公司產品或服務的回饋也可以及時分享給大家
      Q&A可設立此類聊天室，讓員工互相解答的各種疑問
      維修情報公司內部維修情報、大樓的檢修資訊等等
      公告及通知提供各部門隨時可以向公司內部公告重要須知
      MM 回饋收集針對 MM 的使用需求收集回饋，可再提交給 MailCloud 營運團隊
    1. 根據組織圖，由各部門先開設部門的聊天室，例如：行銷部、會計部、全公司群組
    1. 若有臨時的聊天室需求，也可以善用「限時聊天室」功能，創建一個有期限的聊天室，待期限到的時候，聊天室會自動消失，也可以減少聊天室過多過雜的問題

以下介紹稍微進階的使用方式，會讓 MM 更加的方便好用！

  1. 聊天室置頂： 可預先將重要的事項或該聊天室的規定置頂，所有成員就可以隨時查閱置頂的訊息
  1. 子討論串： 可設置聊天室的子討論串，將不同主題的內容分開討論，訊息溝通更有條理 例如：行銷團隊下可設立：每月報表、競品資訊等等子討論串
  1. 狀態： 可以請使用者依據當天休假或外出情況修改狀態，讓其他人可以更明確掌握溝通的時機
  1. 視訊會議： 串接個人的 Zoom 帳號後，可隨時在聊天室發起 Zoom 視訊會議，所有聊天室的成員也會接收到會議連結，一鍵參與

更多功能歡迎參考：💡使用者手冊

四、導入後的意見調查與改善

當公司的同事都開始使用 MM 後，根據公司的文化、溝通方式，一定會有與原本規劃相異的地方，所以適時地收集意見及調整也是很重要的一環，以下一些成功推行 MM 的公司所採取的配套措施也提供給您參考。

提升使用率

  • 舉辦訊息傳送活動，讓所有人初步開始使用 MM，慢慢提升使用率
    • 頒布公告事項、投票等等，並請大家回應
    • 發起活動如：給本月壽星的祝福、對同事感謝的一句話 ... 等等
  • 挑選各個部門的 MM 種子使用者，根據各個部門的性質提供不同面向的回饋
  • 由主管帶頭開始，將原本散落於 Skype、Line 的討論群組逐步移轉至 MM

回報問題及回饋

  • 成立公用聊天室，讓所有人可以簡單的回饋問題
  • 若初期感到混亂，可再次將公司的 MM 規範及簡易說明提供給同仁，加深印象
  • 修改聊天室的名稱、成員以符合最佳使用