2019 年


2019-06-27

PM 部門經理 張弘達

打造好的溝通環境,首要做好郵件系統健檢

企業提高效率從良好的溝通做起。多年來,打造企業良好的溝通環境中,電子郵件一直扮演著重要的角色,試想當電子郵件系統停擺時,將對員工在工作時所造成的影響,就不難想像電子郵件對企業營運的重要性。該如何評估現有的郵件系統是否合宜,建議可從 1. 服務長久性、2. 系統穩定性、3. 資料安全性,三大方向進行郵件系統的健檢

服務長久性 - 思考郵件廠商提供的產品服務是否會長久?

隨著攻擊手法不斷的更新及使用需求的提升,郵件系統服務需要依現況強化系統的安全及提供更貼近使用者的需求功能。打造好的溝通環境,企業首要健檢郵件系統廠商所提供的服務是否能長久,建議可從「合法授權」及「系統維運」等 2 個面向進行評估。思考目前的郵件系統在授權上是否合法授權,或者是廠商是否為了提供購買誘因,使用「養、套、殺」策略,只提供暫時性的不足額授權,等待用戶離不開系統被產品綁架時,再一次性要求企業補足授權。另外,在系統維運方面,系統廠商是否因為營運面策略思考,強制要求企業改變現況,例如提供改為只提供單一服務,要求企業只能將資料放到雲端,讓企業面臨資料搬移及使用習慣改變風險。這些不確定的因素,都可能讓企業被迫面臨支付大筆授權費或改變郵件架構等問題,影響郵件系統服務的長久性。

系統穩定性 - 思考現有郵件系統服務是否穩定?

提供穩定的郵件服務是郵件主機最基本的要求,包含穩定的收發信行為,完整的郵件收發記錄及系統的異常警示等。企業健檢郵件系統是否能提供穩定的服務,建議可從「服務備援」及「資料備份」等 2 面向進行思考。思考系統服務是否有完整的備援架構,是否建構多主機架構避免單點故障造成的服務中斷,平時是否依分流方式平均負載,當任何一台主機異常時,其他主機可立即接手,讓郵件服務不中斷。另外,在資料備份方面,企業該思考如何將這些重要的郵件資產規劃完整的歸檔備份,可依郵件的生命週期並參考郵件的時間或重要性進行線上、近線及離線等方式儲存,並規劃異地的資料備份,以確保郵件系統提供穩定的服務及資料的完整。

資料安全性 - 思考郵件溝通的資料是否安全

企業每日數萬封郵件溝通,如何確保這些溝通訊息的安全,沒有藏著對系統或有害的資訊。企業健檢郵件資料建議可從「架構安全」及「內容安全」等2個面向進行思考。針對架構安全主要思考郵件溝通過程是否安全,是否導入郵件防護系統,防止被有意人士透過郵件進行垃圾信、病毒、詐騙、社交及 APT 等惡意內容進行攻擊。另外,在內容安全方面,則是思考使用者在信件溝通過程的內容安全,企業是否掌握員工的信件內容是否違反企業的政策,是否能提供有效的防範安全機制,確保使用者不會透過信件外洩客戶的個資及企業的機敏資料,亦不會因詐騙信件進行錯誤的匯款造成企業的損失。

在進行郵件系統的健檢後發現無法滿足要求時,企業通常會選擇進行系統體質的改善或者直接更換郵件系統來確保郵件的服務品質。在這過程中,如何確保最小的變動,在不影響使用者的習慣下進行調整,才能成功完成郵件系統的升級或移轉。如何順利進行新舊郵件系統的轉換,管理者可從 1. 舊資料的轉移、2. 用戶端設定、3. 使用者習慣轉變等 3 個面向進行評估

舊資料的轉移

不論是舊系統直接升級或直接更換新系統,原有的舊資料如何無痛的移轉至新系統是重要評估的事項,包含在郵件主機上的郵件、行事曆及連絡人等。常見的移轉方式有二種,第一種是上線前將新舊主機所有資料同步,使用者在上線後登入新主機則可看到舊的資料,此做法好處是使用者登入系統後,就能看到所有舊資料。另一種做法為新系統直接上線,使用者直接登入新系統,並於登入後開始背景方式進行舊資料的移轉,此做法的好處是,管理者不需在上線前花時間進行舊資料的同步。

用戶端設定

郵件系統上線後,使用者用戶端 ( 例如 Outlook, Thunderbird ) 程式可能需要進行重新設定,才能順利連到新的郵件系統。例如原有舊系統用戶端是透過 MAPI 協定連到郵件主機,在導入新系統後,用戶端必須改為使用 POP/IMAP 協定連到新郵件主機,此時管理者需評估使用者是否有能力自行設定,或當設定錯誤時能否自行解決問題。通常可請教郵件廠商的建議,在上線前透透過人力幫使用者設定,或請廠商協助透過自動派送及用戶端的佈署工具全面更改用戶端的設定,將上線的影響減到最少。

使用者習慣轉變

系統轉換或升級後經常碰到使用者因功能的不熟悉或找不到之前的功能指令對新系統有所抱怨。因此協助使用者在操作習慣的移轉也是很重要的。通常在上線前可透過新系統的教育訓練提早告知使用者會有的改變,並提供相關手冊或教材方便使用者熟悉新系統環境,讓整個移轉過程更順利。

根據衛服部建議,為了維護身體的健康,依年齡不同,成年人每 1-3 年需進行一次健康檢查。相同的道理,為了確保企業在郵件的溝通安全,建議郵件系統也能依「服務長久性」、「系統穩定性」、「資料安全性」等三方向進行郵件系統的健康檢查。若在健檢評估後,決定進行系統更換或升級時,也建議從「舊資料的轉移」、「用戶端設定」及「使用者習慣轉變」等三大面向進行評估。企業希望打造好的溝通環境,首要從郵件系統健檢做起,透過良好的溝通環境必能提高企業在市場的競爭力。