2019 年


2019-10-31

資深產品經理 賴濬倩

企業專屬!提昇工作效率的團隊溝通利器

現代社會中,手機已是我們難以離身的「溝通工具」。從以前的撥接電話功能,到近年來已進化成各種通訊或社交軟體的媒介。您是否有算過一整天會有多少個訊息通知呢?當中有多少是私人的通知,又有多少是工作的通知?如果拿出手機紀錄的數據計算,會發現通知數遠遠超過您的想像!

                                                            
                                                                  【 溝通接收訊息數量 】

團隊溝通要有利器,才不會浪費力氣

根據筆者手機的紀錄,同一天中,來自私人的訊息有 128 則,來自工作的訊息有 116 則,其中私人的訊息有一半以上都是廣告宣傳,所以正確來說,工作的訊息佔了絕大部分!

如果工作的訊息都參雜在廣告、私人通知之中,其實會讓工作的溝通效率大幅地降低,也無形中浪費許多寶貴的時間。

我們觀察使用 MM(MailCloud Messenger)的企業並統計了內部郵件數量的變化,發現開始使用 MM 後,企業內部的郵件數量明顯地降低,但企業內部的業務還是有持續在推進,甚至做的事情比以往還更多、更快速。原本需要透過 email 交代的事情,現在只要透過群組聊天室便可開始討論並指派工作,藉由已讀未讀功能或是貼圖回報,皆可更迅速掌握同事的處理進度。若需緊急召開會議時,也可透過投票功能來決定時間和會議室;同時處理多個專案時,亦可透過加註標籤的方式,讓訊息快速地被篩選出來。更進一步,可利用 Mail2000 信件過濾的功能,將重要的信件直接通知到 MM 來,透過外部 Email 與內部 IM 的交錯溝通方式,更能清楚的區分什麼是接下來的 to-do,什麼是閱覽即可的工作!

MM 也提供與 Mail2000 帳號同步的功能,所以不管是新同事或舊同事,上班第一天就可以取得彼此的聯絡方式,也不需在意個人隱私問題,因為是公司提供的管道,使用起來也格外安心。

                                                             
                                                         【 可透過已讀未讀掌握同事的狀態 】

                                                 
                                                             【 利用投票加速決定會議時程 】

                    
                                             【 會議中也可以利用簡報模式快速地做簡易的簡報 】

Chatbot 聊天機器人,可不僅僅是陪聊而已

溝通只是提升工作效率的第一門檻,能夠進一步幫助使用者才是企業 IM 最大優點。透過常見的聊天機器人,企業即可根據自己的需求做到更多事情!

有許多中小企業的業務團隊,外出拜訪客戶時,原本一定得透過內網登入請假系統來請公假,但繁忙的業務行程,有時臨時又有客戶請求支援,業務同仁往往就得先「曠職」才能再回頭補請假。企業內部的請假系統透過整合 MM 的 Chatbot API 後,只要在手機上點選幾個按鈕就能完成請假作業,不僅人資安心、業務也不用多顧慮太多瑣事專心服務客戶。

                                                             
                                                             【 實用與符合企業需求的功能 】

除了使用者面的情境外,企業的IT管理者也可以藉由整合 Mail2000 與 MM,來直接管理email 系統。目前最受期待的,即是「異常登入警示」功能。異常登入警示提供給管理者隨時監控使用者登入的 IP 位置是否有異常,以往收到通知信後,管理者若要處理緊急問題,就必需登入後台管理介面,但與 MM Chatbot 整合後,可直接將異常登入通知傳送至 MM APP,管理者只要確認 IP 資訊,並選擇相對應的處理按鈕點下,就可以處理完成。

                                                             
                                                              【 讓員工作業更快捷有效率 】

影子 IT 藏身組織內,有效控管才不會惹事生非

導入 MM 的客戶中,最常聽到他們對企業 IM 的需求無非「希望可以控管內部的訊息」。確實,內部的訊息如果只使用免費的通訊軟體,很可能在無形之中洩露的重要的企業機密,由於免費軟體的升級及下載來源都不在控管之中,因使用者的不小心而間接造成電腦中毒、遭受勒索等問題皆不可小覷。MM 的訊息可提供企業選擇是否要透過 MailBase 來進行備份。備份後的訊息除了可當企業內溝通過程中的紀錄資產外,也可有效控管不讓內部訊息外流,要查找資訊也變得更加方便。

                       
                                                     【 企業溝通訊息皆可完整備份 】

在評估企業 IM 時,不能單單把它當成取代 Line、Skype 這樣的工具來評估,因為企業 IM 是專門為「工作」而生,所有功能的出發點都是為了提升企業內部的工作效率並協助使用者可更專注地處理事情。藉由內部的溝通方式調整及規劃,找到適合的企業 IM,相信絕對能大幅提升企業的效率,也更能順應這個通訊時代的變化!