2019 年


2019-12-27

本文刊登於網管人

打通協同障礙,引爆無邊際工作效率!

隨著數位化成為本土各產業轉型的目標,企業面對雲端服務的模式,正快速從保守的態度轉向開放。傳統的辦公室應用模式更隨之演進為數位工作空間,讓員工得以採用習慣的行動裝置,不受時間、空間限制地在內容協作平台(Content Collaboration Platforms,CCP)上執行任務,讓企業高層關注的工作效率與生產力得以藉此提升。

自從手機成為現代人生活與工作皆不可或缺的裝置,採用免費版 App 處理公務的現象已不足為奇。尤其是日常工作必要的文件編輯與檔案交換,多數辦公室環境仍沿用檔案伺服器,讓員工以網路芳鄰存取;外部的交換方式則仰仗電子郵件傳送或 FTP 服務。事實上,在瀏覽器內執行文件共同編輯、把檔案存放在雲端硬碟空間,早已成為現代工作者的使用習慣,只是仍有企業或組織礙於法令規範、不信任外部雲端平台等因素未能正視此現況。

在本土軟體開發業者中相當具代表性的網擎資訊(Openfind),成立迄今已超過20 年,專注於發展郵件系統與資安保護機制,近 10 年來投入大量資源積極朝向雲端服務發展,整體研發策略也是雲端版本優先,基於相同的程式碼,再封裝成為可供自建安裝的軟體版本。Openfind 研發副總葉慶章觀察,就國際級IT大廠發展的腳步來看,微軟 Office 365、Adobe 等雲端服務,在台灣的接受度皆逐年增長,即表示 Openfind 的雲端優先發展策略完全符合市場需求,再加上累積超過 20 年的領域知識,更讓 Openfind 提供的雲端服務足以媲美國際級廠商。

                              

網擎資訊(Openfind)研發副總葉慶章認為,現在積極發展數位化的企業,為了幫助內部員工跨部門協同合作,必須得先解決檔案編輯與分享的問題,詳加記錄存取軌跡,以便於日後追蹤;待下一步處理對外的檔案交換時,則可運用郵件稽核技術來輔助偵查。

線上共編與分享 提升團隊協同合作效率

為了協助企業或組織逐階段地邁向數位化旅程,Openfind 自 2017 年收購和沛旗下的 ArkEase Pro 雲端儲存服務平台,在雙方研發團隊整併後共同發展的努力下大有斬獲,日前最新推出的 3.0 版,已具備多租戶的能力,可建置在雲端平台上提供,正可補強協同合作模式中最重要的環節─文件共編與檔案分享,幫助企業以簡單的方式打造現代化數位工作模式。

產業之所以紛紛朝向數位化發展,主因在於外部市場瞬息萬變,企業提供的產品或服務的生命週期大幅縮短,跨部門之間必須密集地協同合作才有能力快速地提出因應策略。葉慶章指出,現階段辦公室軟體的前端操作介面以網頁化為主流,使得文件編輯方式也不再僅限於作業系統中安裝的軟體工具才可執行,更貼近提高效率的目的。

傳統如 Windows 作業系統環境的 Office 檔案一旦被開啟即呈現鎖定狀態,其他人僅能唯讀無法修改,在提高日常工作效率驅動下促使技術不斷演進,國際級軟體廠商率先開始發展線上文件共同編輯技術,以及如 Wikipedia 等網頁內編輯方法被提出,如今已成為現代工作者必要的機制之一,ArkEase Pro 3.0 版亦納入為內建功能項目。

無須打掉重練 既有架構逐步轉型

現階段的問題是不少企業主尚未體認協同工作可增進效率,從辦公室仍維持檔案伺服器為主的控管模式即可窺知一二,除了仍以傳統模式讓員工藉此分享檔案,另一方面則是保留同仁們執行專案的相關事項,即使人員異動還可有參考依據。「事實上,協同工作的目的從古至今皆然,只是隨著 IT 技術不斷地演進,達成的方式較以往不同,但並非屏除傳統,創新應用初期勢必要建構於現有基礎之上來滿足數位工作的需求,例如基於 ArkEase Pro 介接檔案伺服器,可讓員工直接透過手機、平板電腦存取檔案伺服器的資料,而且權限跟原本配置的一樣。」

葉慶章進一步提到,對於現代化工具抱持懷疑態度的企業,可藉由 ArkEase Pro介接能力,在不改變現有的基礎架構之下,讓員工得以運用新型態工作模式來提供效率;等工作流程、操作習慣、控管政策較為成熟之後,再啟動逐步汰換既有的檔案伺服器,遷移到雲端儲存空間,或是自建 ArkEase Pro 雲端儲存平台。

目前多數企業內部仍舊存在檔案伺服器,可透過安裝建置在 DMZ 區域的ArkEase Pro 主機介接,兩張網路卡中選擇其一設定為公共的 IP 位址,對外提供接取服務,就可讓員工無須透過 VPN 來連接,檔案伺服器也不需要遷移、變更設定,以便於外部員工可從任何地點連線存取。

AI 訓練資料模型 輔助偵測與稽核調查

其實早在 2017 年收購和沛的 ArkEase Pro 技術時,Openfind 便已發展SecuShare 分享管理系統,此後雙方的研發團隊進行整併,以 ArkEase Pro 雲端儲存服務平台的發展為主軸,納入 SecuShare 較實用的 MDM 功能,以降低手機遺失時恐導致機敏資料外洩風險。「兩家公司得以快速地融合,主因在於雙方團隊本就具備相同領域知識,再加上都是採 PHP 開發實作,原本 SecuShare 設計理念,亦可為 ArkEase Pro 增設功能項目。」

至於安全機制的設計,可說是 ArkEase Pro 較獨特之處。ArkEase Pro 環境可設定對存放的檔案皆主動予以加密,之後再存入 ArkEase Pro 儲存環境的檔案,即使沒加密也會被強制執行;另一個相當實用,也是廣受用戶好評的機制即為防勒索軟體。葉慶章說明,ArkEase Pro 設計思維是在檔案同步時加入誘餌檔案,以便控管中心判斷終端環境狀態,一旦偵測到誘餌檔案遭到修改異動,隨即中斷檔案同步,並且透過控管平台以一鍵還原方式,讓檔案回到尚未被異動的版本,或指定還原的時間點,以取代終端環境中已遭受感染的檔案。

對於加密勒索軟體,備份已是最後一道防線。若企業的檔案伺服器尚未進化,員工只能採用免費的雲端硬碟來提高工作效率,萬一不幸遭受感染時,連帶存放在外部雲端硬碟也無法倖免,屆時亦將危及機敏資料,對企業帶來損害。其實只要稍作改變,增設 ArkEase Pro 介接,既有的檔案伺服器不僅可滿足現代工作者手機存取的使用習慣,同時可確保高機敏性的文件不致被存放到外部雲端平台,大幅降低資料外洩風險,以及避免勒索軟體感染造成的損害。

下一階段,ArkEase Pro 雲端儲存服務將進一步延伸提供檔案內容控管、稽核機制。當員工在執行檔案分享時,可先行偵測內容以確保不具備機敏性,亦可藉由事後稽核機制進行調閱。Openfind 基於本身在郵件稽核領域耕耘多年,累積相當多獨特的領域知識,正可藉此建立保護措施。此外,目前正積極發展訓練的人工智慧分析模型亦可增添輔助偵測,從文件內容、存取行為等多方面來遏制資料外洩事件。

                    

 

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