2020 年


2020-07-30

雲端產品企劃主任 郭欣羽

工作完成!高效率上班族 6 大雲端工具活用術

企業辦公所需的工作溝通需求,與個人通訊需求是不一樣的,在乎的層面也不一樣,一般來說資訊管理者會比較在乎辦公室軟體是否有以下特性:

1. 資料集中儲存:
因為辦公資料通常有機密性,如果資料分散儲存,難免有意外曝光的風險,如果能將資料集中儲存,在資訊管理面能更加簡化而有效率。

2. 隱私安全管理:
公務資料的機密保存,早已是重要課題,舉凡顧客與員工等個人資料、設計研發機密及營運財務資料,這些不斷在企業內部溝通研討的資料,都必須有妥善機制稽核保護。

3. 一個帳號就好:
資訊服務用於溝通,溝通的重點在於效率,考量使用者對於資訊服務的熟悉程度,一個帳號就能穿梭多項資訊服務,對使用者來說會更加方便。

工作溝通,怎樣才能最有效率?企業辦公溝通善用雲端工具,有效提升辦公生產力,以下針對 208 份企業上班族進行調查,了解他們最常用的工作溝通小秘訣。

上班族需要隨時存取的工作資料類型

工作上需要參考的資料類型相當多元,其中又以文書檔案居多(75%),其他像是圖片/照片(53.8%)、文字訊息(35.6%)及網頁連結(15.9%)也是常見的工作參考資料,為了便利使用者隨身攜帶,可以提供行動公事包,方便收納上述的工作資料。

而目前 Email 依然是多數上班族重要的工作溝通工具之一,不過存取 Email 的方式,相較傳統只在電腦上存取的需求,目前看來有 3 成以上的上班族會需要藉由行動 APP 存取 Email,所以行動溝通也是企業辦公的重點項目。

高效率上班族常用的 6 大雲端工具

接下來切入正題,如果您不是資訊管理者,而是一般上班族,想知道如何提升工作溝通效率的話,接下來立刻為您揭曉今年上班族最常用的 6 大雲端工具,並同時告知這些工具的專屬應用情境,工欲善其事必先利其器。

第 6 名:工作即時通(26%)

即時通訊可以是大家都熟悉的聊天室,也可以超乎大家預期地提供許多便利功能,例如:查找舊訊舊檔的也很方便的檔案庫、手機/桌機完整接軌,隨時想看就有,再用「行動公事包」存入工作資料,方便跨裝置開檔案。最近異地辦公需求盛行,工作即時通整合視訊會議服務,方便不在辦公室的同仁也能參與小組討論,遠距辦公也能縮短與同事的距離。

您是否想過即時通訊也該有專人管理呢!真的跟私人在用的即時通訊要很不一樣,工作即時通建議搭載管理者內控機制,務求比免費通訊軟體更安全,更要能管理來賓帳號、存取 IP、及傳訊權限等配備。

第 5 名:雲端硬碟(28.4%)

工作要用的檔案,很多人都會存在雲端,方便自己也可跨裝置取用檔案,所以活用雲端儲存服務很重要!不只自己閱讀用,跟同事分享討論更是重點,雲端檔案分享服務會比 USB 更方便,不小心把檔案改壞還可復原舊版。想加速團隊生產力?能控制存取權限的線上共編功能,會是你不錯的選擇。

如果有小組討論需求,也可以建置「專案資料夾」,把需要的資料列進來,鎖上 Password 再分享會更放心。公司機密要妥善保管,也可以制定公司政策,進行個資掃描與分享稽核,自動化避免重要資訊外洩的風險。

第 4 名:通訊錄(31.7%)

在職場上,若想要左右逢源,必要時刻有貴人相助,不能臨時抱佛腳,通訊錄的整理是門很重要的學問!個人通訊錄存好自己經常聯繫的工作夥伴資訊,更重要的是還有企業先內建好的公司同仁通訊錄及群組聯繫資訊,想要尋找跨部門同事的聯繫資料時,絲毫不費力。

第 3 名:預約寄信(33.7%)

有些信件其實你很早就知道要寄出,只是時間還沒到,放著放著,不小心就錯過時效性了嗎?善用預約寄信的功能,可以先把要寄出的資料(包含郵件內文及附檔或其他參考資料)組織起來,時間到了系統就會自動寄出,當然,信件尚未寄出之前如果有更新的資料或是想要調整的內容,還要可以隨您的需求做修正喲。

第 2 名:郵件標籤(37.5%)

每封電子郵件所代表的意義種類繁多,有些是有待辦事項的,有些只是要提醒您的公告,更有許多則是代表一項項的專案進程,每封信的重要程度不一定相同,試著把不同類別的郵件標上不同底色、貼上不同的符號標籤,或是移動到不同信夾,做好區別,能讓 TODO 處理更有效率。

第 1 名:雲端附檔(38.9%)

雲端附檔是可以幫助您縮小信件尺寸的好幫手!有些時候寄信只是為了給對方一個檔案,不過要是檔案很大的話,你可能會碰上檔案夾帶失敗,或即使附檔成功但卻寄不出去或對方收不下來反而被退信的困擾。檔案傳遞的過程會變的很不順利,影響工作心情。

雲端附檔協助將檔案轉成下載連結模式,檔案本身並不會隨著信件寄出,所以信件的尺寸可以維持的很小,當收件人收到信之後,再點選連結就可以下載檔案,節省信箱空間,另外還有防止誤寄的加分效果,不小心寄錯檔案可趕快取消連結,連結失效後您也就不怕被對方下載錯誤的檔案囉!

在資訊爆炸的時代,上班族同仁每天要接收的資訊,實在多不勝數,如何有效去蕪存菁,只保留對自己來說至關重要的上班關鍵訊息,並避免被無效的工作雜訊給拖慢自己的生產力,是我們每天都可以反思的議題。

雲端服務在經濟與技術門檻上,會比傳統資訊系統來得有優勢,對於需要節省時間及維運成本的企業來說,是相對適合的選擇。再者,雲端服務可彈性加載所需的功能服務,彼此的整合度也相當高,一個帳號就可以享受多項服務,對資訊管理者及使用者來說都相當方便。在企業機關尚未探尋出自己的最佳工作溝通方程式之前,不妨參考本文提到的雲端辦公利器,一步步提升自己的辦公生產力。