2020 年


2020-08-31

資深產品經理 賴濬倩

從 Openfind 的經驗談置換 Exchange 的難題與解決方法

Exchange 2010 即將於 10 月 13 日停止支援

Exchange 2010(含 2010 前版本)將於 2020 年 10 月 13 日終止服務與支援!這對於所有 IT 管理人員來說,無疑是一大挑戰,除了需要計劃未來的電子郵件系統方針,另一個難題自然而然是如何準備升級及盤點升級的相關預算,當中還包括 Windows Server、Exchange Server 和 Exchange CAL 的成本都需受到考量。

微軟原先預計於 2020 年 1 月 14 日終止對 Exchange Server 2010 的支援,爾後官方聲稱為了讓客戶有更多時間完成移轉作業,因此將終止支援的日期延長至 2020 年 10 月 13 日,當初著實讓各家 IT 管理人員都暫且鬆了一口氣。然而支援的延長仍有迎來終止的一天,且版本升級從來就不是一件簡單的事,IT 管理人員雖然可以根據官方升級指南著手升級計畫,但當企業主聽到龐大的升級費用及不熟悉的流程,反而會進一步要求 IT 人員縮減支出,甚至暫緩執行。特別是在全球疫情肆虐的 2020 年,未來經濟市場變數仍大的情況下,企業主顯然更不願輕易地鬆綁預算,IT 管理人員也就越難找到能解救他們的計畫及方案。

IT 管理人員面對升級電子郵件伺服器所遇到的難題

在許多企業主或是知識工作者的日常裡,過去的數十年中,使用電子郵件的方式其實並沒有太大變化,甚至無法體認到電子郵件是重要且必須的支出。因此,簡單來說,這些既定印象都讓升級成為一件難事。部分企業甚至很有可能在此次終止支援的狀態下不採取任何行動,冒險沿用舊版的電子郵件系統。

但隨著資訊時代的演變,網路攻擊也越來越頻繁,沿用舊版的系統就像顆不定時炸彈,如同汽車需要定期保養更換零件一樣,系統也需要更新版本或升級,才能保證穩定運行。倘若不升級到有提供軟體更新支援的新版本,就無法第一時間取得完整的資安防護或支援,一旦踩到資安漏洞引來駭客攻擊,損失的內部資產可能會對企業造成無法彌補的傷害。除此之外,隨著硬體設備的改良、周邊相關系統的迭代,任何過舊的軟體都將遭受到相容性問題的考驗,且戰且走的想法,反而會對企業與 IT 管理人員帶來莫大的隱憂。軟體廠商或資安專家也都會建議,倘若真的因為預算暫緩升級的用戶,也應加強自己的資安防護,或直接改採其他仍提供軟體漏洞更新支援的同類型產品,以防含有漏洞的舊版軟體成為駭客攻擊的標的。

如何靈活地置換 Exchange Server

一般 IT 管理人員若有置換 Exchange Server 的想法,通常不外乎下列原因:版本面臨升級、被微軟追討授權費用、人力不足,無法維運硬體設備等等。Exchange 作為自建的電子郵件伺服器,它需要大量的存儲空間和計算資源,這可能對中小型企業(SMB)構成挑戰。建置 Exchange 除了最初的授權費用外,企業還必須負擔日常硬體的維護費用,並在系統出現故障時進行必要的維修。面臨窘境的 IT 管理人員或企業主除了被迫繼續綁定升級外,是否能另外尋找更高 CP 值的置換方案呢?我們相信企業在編列年度資訊預算時,理所當然會希望每一分錢都能花在刀口上,因此 IT 部門必須在有限的花費中尋求得到最高的效益,甚至期望可以從現有的例行費用中尋找可以節源的方式,進而提供其他專案更多的成本可以運用。

當然,置換電子郵件系統是一項非常重大的工程,除了價格及適用性等考量外,最大的困難之一即是必須改變所有使用者平常習慣的操作介面,因此如何將影響範圍降至最低,相信是 IT 管理人員一項關鍵性的挑戰。依照 Openfind 過往的導入經驗,要降低 IT 管理人員的負擔,並且將使用者的衝擊降到最低的方法有兩種:

一、 定義使用者類型,分批導入

困難的原因往往在於人們想一步登天。我們通常建議IT管理人員試著將使用者分群,將重度的 Outlook 使用者,如高階主管、主管秘書等留置於 Exchange,將一般外勤職員或較少使用 Email 的人員轉至新的郵件伺服器,如:Mail2000。以這樣的分類方式安排轉移的對象,不僅重度使用者不會立即遇到使用習慣改變的衝擊,輕度使用者也能較快適應新的電子郵件。以原本 3,000 人的企業使用者為例,若能將一半的使用者帳號轉移至 Mail2000,未來即可節省 25%~35% 的郵件建置費用。在實際的導入案例中,大部分的企業也常以循序漸進的分批導入方式,以部門或特定族群為分類,一次轉移少部分的人員,等待確認一切正常後,才繼續規劃下一批的轉移對象,或是直接以 Exchange x Mail2000 的混合模式持續維運內部的電子郵件系統。在 IT 人力資源或預算有限的情況下,分批導入即可大幅降低企業負擔及使用者的衝擊。

二、 運用工具,減少導入時的負擔

在我們的經驗當中,移轉電子郵件系統後雖然使用者仍繼續使用 Outlook 介面,但 IT 管理人員必須協助每位使用者重新設定連線至伺服器或其他相關設定,造成管理上不小的負擔。也因此 Openfind 提供了 Outlook 設定精靈,提前讓管理者大量佈署並完成使用者設定,如此一來便能在使用者不知不覺中完成郵件系統的移轉。

當然,不同的郵件系統能提供的功能及特色仍有不同,一般 Exchange 用戶重視的功能:日曆、同步等等,也都是最容易收到使用者回饋的部分。除了透過教育訓練讓使用者更熟悉新的郵件系統操作方式外,Openfind 也另外提供 ActiveSync 或 Outlook 相容的 Plug-in 來盡可能滿足客戶的需求。部分較開放的企業也很願意拋棄 Outlook 投向 Webmail 的懷抱,進而體驗更多不一樣的功能,如即時通訊、AI 智慧的協助功能,或是更新穎的使用者操作介面。

至於資料移轉方面,置換初期,Openfind 在協助客戶進行郵件主機資料的移轉時,會妥善做好備份機制,接著採分批上線的方式進行,若過程中萬一有其他外力造成的狀況發生,也不必擔心資料遺失。

Openfind 的實際客戶經驗及如何置換

事實上,在 Openfind 幫助中大型客戶置換 Exchange 的過程中,其中一家大型集團企業的經驗就十分具有代表性!該集團置換 Exchange 的議題種子最初萌芽於旗下某 BU 遭稽核單位提及了新興的資安議題:資料不落地。由於 BYOD(Bring Your Own Device)的普及,企業的內網及外網如果無法有效控管,就非常容易產生資料外洩風險。考量其他單位未來也可能遇到相同問題,該集團便決定請 IT 單位著手進行郵件系統的風險評估。最一開始 IT 管理人員想到的方式即是透過內、外網的多效管控,讓外網一律只能經由 APP 單一方式連線,禁止 POP3、Outlook 等方式收信,以進行集中管理。而由於 Exchange OWA 沒有 APP 可以達到郵件檔案不落地、線上預覽、浮水印等需求,置換似乎就成了最佳的解法。

在該集團評選眾多廠商後,決定攜手與 Openfind Mail2000 合作。當時置換重視的面向除了集團內大量的信件移轉(無痛轉移)、通訊錄、行事曆、Outlook 設定檔移轉等基礎建設外,還包含了質性的使用者操作行為移轉。我方的專案人員投入大量的時間和承辦人細心溝通,並採用 Exchange 與 Mail2000 並行的架構,分批將使用者導入新的系統。此次分批的方式經集團內部多方協調後,先由 IT 單位開始導入,爾後是每個非 IT 單位的 IT 人員,再來是每個單位較有 IT 知識或自願嘗試新系統的人員,最後才是一般的使用者。 

移轉過程當然也遇到不少難題,當中該集團由於使用者人數龐大,多數使用者對原系統有高依賴性,所以換到新系統時不免產生許多「文化衝擊」。針對這些問題,Openfind 客製了該集團專用的建置 SOP、舉辦多次種子教育訓練,並提供部分客製化功能如:與該集團的形象部門合作,將 APP 配色調整為該集團的識別 CIS、修改操作按鈕的配置位置等,協助使用者更快速適應新的系統。

管理者方面,我們也收到相當多的反饋,包含 Mail2000 提供 Exchange 所沒有的人性化管理介面,讓管理郵件系統和查詢信件紀錄變得更加簡單。此外,有效的內、外網控管,除了能符合集團內稽核單位的郵件政策要求,也讓資安風險降低。當然,置換 Exchange 最顯著的效益仍是能替企業大幅下降郵件系統的支出成本,不僅包含硬體、授權費用,若能有效推廣使用者透過 Mail2000 Webmail 收發信,往後規劃 Outlook 的採購費用也預期可逐步減少。

秉持著誠信至上為在地化客戶服務的精神,Openfind 了解置換 Exchange 是一件難事,甚至是一件苦差事。但我們透過一次次與客戶並肩作戰的經驗,提供最完整的諮詢及穩固的郵件系統,幫助 IT 管理人員一起迎接這項挑戰。IT 管理人員無須獨自面對郵件系統,要減輕管理負擔,增加資安控管並降低企業 IT 例行費用支出,Openfind 能提供更多更聰明的選擇,您又何須再被微軟綁架呢?