2020 年


2020-12-28

行銷處

打通協同障礙,開創新型態工作模式

自從手機成為現代人生活與工作皆不可或缺的裝置,採用免費版 App 處理公務的現象已不足為奇。尤其是日常工作必要的文件編輯與檔案交換,多數辦公室環境仍沿用檔案伺服器,讓員工以網路芳鄰存取;外部的交換方式則仰仗電子郵件傳送或 FTP 服務。事實上,在瀏覽器內執行文件共同編輯、把檔案存放在雲端硬碟空間,早已成為現代工作者的使用習慣,只是仍有企業或組織礙於法令規範、不信任外部雲端平台等因素未能正視此現況。現在積極發展數位化的企業,為了幫助內部員工跨部門協同合作,必須得先解決檔案編輯與分享的問題,詳加記錄存取軌跡,以便於日後追蹤。

產業之所以紛紛朝向數位化發展,主因在於外部市場瞬息萬變,企業提供的產品或服務的生命週期大幅縮短,跨部門之間必須密集地協同合作才有能力快速地提出因應策略。現階段辦公室軟體的前端操作介面以網頁化為主流,使得文件編輯方式也不再僅限於作業系統中安裝的軟體工具才可執行,更貼近提高效率的目的。傳統如 Windows 作業系統環境的 Office 檔案一旦被開啟即呈現鎖定狀態,其他人僅能唯讀無法修改,在提高日常工作效率驅動下促使技術不斷演進,國際級軟體廠商率先開始發展線上文件共同編輯技術,以及如 Wikipedia 等網頁內編輯方法被提出,如今已成為現代工作者必要的機制之一。

現階段的問題是不少企業主尚未體認協同工作可增進效率,從辦公室仍維持檔案伺服器為主的控管模式即可窺知一二,除了仍以傳統模式讓員工藉此分享檔案,另一方面則是保留同仁們執行專案的相關事項,即使人員異動還可有參考依據。事實上,協同工作的目的從古至今皆然,只是隨著 IT 技術不斷地演進,達成的方式較以往不同,但並非屏除傳統,創新應用初期勢必要建構於現有基礎之上來滿足數位工作的需求,在不改變現有的基礎架構之下,讓員工得以運用新型態工作模式來提供效率;等工作流程、操作習慣、控管政策較為成熟之後,再啟動逐步汰換既有的檔案伺服器,遷移到雲端儲存空間,或是自建雲端儲存平台。

隨著數位化成為本土各產業轉型的目標,企業面對雲端服務的模式,正快速從保守的態度轉向開放。傳統的辦公室應用模式更隨之演進為數位工作空間,唯有讓員工得以採用習慣的行動裝置,不受時間、空間限制地在內容協作平台(Content Collaboration Platforms,CCP)上執行任務,也才能真正打通不同平台間的溝通障礙,讓企業高層關注的工作效率與生產力藉此提升。