2020 年


2020-12-31

產品經理 林怡辰

數位轉型,從辦公室的日常開始

若您近年有閱讀科技新聞、雜誌的習慣,相信「數位轉型」這個名詞對您來說一定不陌生,雖然各篇文章對這個詞的見解可能略有不同,但想傳達的概念是一致的:各個企業要如何利用科技的力量,改善工作環境,增加辦公室生產力,創造與競爭對手間的差異,提升競爭力,進而找到新商機的過程與解決方案。然而,這不是能一蹴可幾的目標,需要企業階段式的提升,從傳統產業、數位化、數位優化、數位轉型逐步規劃,並且需要內部從上到下配合,才能一步步邁向下個里程碑。

台灣已有部分產業隨著經濟型態的演變、或人口老化因素,驅使他們必須加速轉型,才讓產業生存下去;以農業與長照相關行業為例:農業透過系統智慧化提高生產效率和品質,並引進各項設備,讓農民不再需要投入像先前一樣的大量勞力、以及冒著看天吃飯的不穩定產出的風險,除此之外,更能吸引年輕人願意投入這項行業,讓原本就有優良農業技術的台灣,更能依年輕人的嶄新思考與科技輔助往上提升,使得農業在海內外更加發光發熱。而長照相關產業在近年推出線上看診、穿戴式裝置等,使得醫生能從遠端分析病人情況,並且解決老年人因行動不便而無法看診的問題;透過穿戴裝置的隨身測量,看護不再需要 24 小時在旁待命,舒緩不少人力負擔。

然而,由於一般企業沒有迫切的轉型動機,導致許多企業仍維持傳統的作業形式,資策會統計發現有近 46% 企業仍未啟動數位轉型,僅有約 20% 企業已經產生營運綜效。以企業別來分,製造業以 50.4% 仍未啟用數位轉型高居第一,第二的服務業也有 43.5%,即便企業已有改變的意識,內部所帶來的阻力往往令推動者卻步。

疫情或成為最大推手

隨著 2020 年初的新冠肺炎(COVID-19)肆虐,疫情日益嚴重,在不知何時會被迫在家上班的壓力下,企業開始思考與模擬疫情下的運作模式,因而發現,不論是基本的對內對外溝通,以及日常的辦公室工作,都變得舉步維艱,要如何讓員工們能維持正常工作,繼而維持產能,成為各企業的一大課題。即便台灣目前控制得當,疫情逐步減緩,數位轉型的腳步也不該隨之趨緩,立即開始佈署與執行才是上上策!

數位轉型從何做起

然而,數位轉型的方式百百種,如何決定從何處著手?這次的疫情讓我們了解到:除了基礎建設,如員工電腦的配置、網路的管控、穩定度…等等必須首先建立以外,辦公室內的日常工作更是需要重視,舉凡收發信、編輯文件、瀏覽檔案、開會、員工間的溝通…等等,必須建立起何時何地皆可安全、便利工作的辦公環境,各項業務才能正常運行。

如何讓員工無痛轉型

數位轉型的過程中,推動者最擔心的就是變更員工習慣而產生的反彈,尤其若是影響到高階主管或重要業務流程,將會成為極大的阻力;追求成效的過程中,若能達成「無痛轉型」很可能帶來巨大突破。

以檔案的編輯與存取為例:根據網擎的經驗,企業內的公用檔案會儲存於自建的檔案系統,如網芳、NAS、FTP 伺服器…等等,並僅允許由內網取得檔案以減少風險;需新增修改檔案時,員工習慣在個人電腦以 Office 編輯,再定期上傳至內部檔案系統。但這樣的架構,當要在家上班時,員工就需以 VPN 連線至公司內部網路,再複製檔案編輯,或使用遠端桌面,操作的順暢度將大打折扣,也影響工作效率。若企業導入現代的檔案分享平台,不僅安全性高,也可從外連線,即使在家上班,使用者也可透過各類型的裝置於線上取用或分享檔案,當這類型的平台還提供線上共編功能時,同事間的遠端共事將更加簡單,且所有檔案內容及更動記錄,都存放於企業內部的儲存空間,符合企業資安所需。

而要如何讓使用者調整習慣,建議可以用以下方式逐步推動:

1. 建置新的檔案分享與編輯平台後,將原本檔案系統上的檔案,以同樣的架構搬到新系統的分享資料夾底下,並設定對應的權限。

2. 使用者於電腦端安裝該平台同步軟體,並告知個人工作上的檔案也請存放於指定的同步資料夾,其餘的操作習慣,如檔案的編輯、瀏覽,皆可維持原本習慣,在電腦端開啟檔案即可。

以上兩個步驟之後,即可在改變些微存放習慣的情況下,開始與新的檔案分享與編輯平台產生鏈結。緊接著,可要求各部門主管安排需共同編輯檔案的工作內容,舉例如下:

1. 開會時,開啟一份會議紀錄,請相關人員需共同於線上填寫這份會議紀錄。

2. 透過線上共編系統,共同製作一份要對同部門或跨部門報告的簡報。

根據各個部門的檔案操作型態,讓員工陸續使用線上編輯器,即可讓員工習慣這樣的工作型態,維持甚至提升工作效率。

改變工作型態,雲端自建各有所長

基礎建設與軟硬體的建立,在數位轉型的過程是必須的,除了需要時間規劃,也需要不少的預算和部署所需的人力,並循序漸進引導使用者。遇上新冠肺炎(COVID-19)這樣突如其來的事件,當企業無法慢慢建置導入時,使用雲端架構或許是企業可考慮的方式之一,舉凡 Google、微軟、以及 Openfind 都有提供相關的服務,若留意選擇通過 ISO 27001、ISO 27550 等國際資安及隱私認證的廠商,即可不需自行建置、快速擁有安全且可擴增的資訊系統,企業亦能即刻體驗新的工作型態,跨出數位轉型的第一步。

隨著時代的演進,數位轉型是企業的必經之路,政府在近幾年也持續鼓勵中小企業轉型,並提供相關補助,以降低企業的經濟負擔,從辦公室的日常循序前進,是建議給您的第一步,待基本的工作環境準備完成,後續的數位轉型才得以思索與進展,滾動出更多的商務模式與利益!