2021 年


2021-01-29

產品經理 廖為紹

後疫情時代企業對於歸檔訊息需求的轉變

COVID-19 疫情在全球蔓延,人們在日常生活方面(食、衣、住、行)包含學習、就業全都受到影響,本文章探討處於後疫情時代企業組織在商業活動的轉變,以及對於歸檔訊息的需求。

WFH(Work From Home)的好處及壞處

自 2020 年 COVID-19 疫情爆發後,各企業組織開始開放讓員工在家上班(WFH,Work From Home)。Twitter 宣布永久實施 WFH 之後,Facebook 則計畫擴大遠端辦公政策。Facebook 執行長祖克柏(Mark Zuckerberg)預估,未來 5 至 10 年內,Facebook 將有半數職員以遠端的方式工作。

員工被企業組織雇用時必須要在指定地點辦公,一開始就受到地理位置限制,找工作的時候需要考慮交通、住宿等問題。現在只需要透過遠端工具及協作平台的協助就可以在家上班,企業組織也可以雇用到國外的優秀人才,對雙方都是有好處。

Gartner 在 2020 年 6 月對代表人力資源、法律、金融和房地產行業的 127 位公司領導者進行調查,顯示有 82% 的受訪者打算讓員工有時可以遠距工作。對於企業組織同時有在公司及遠端的混合型工作方式,身處不同地方的員工如何一起完成工作將是一大挑戰。

引用自:Gartner Survey Reveals 82% of Company Leaders Plan to Allow Employees to Work Remotely Some of the Time

美國勞工部勞工統計局(BLS)公布的數據顯示,2020 年 12 月美國受雇人數當中、23.7% 受冠狀病毒大流行影響而遠距工作,創 2020 年 8 月(24.3%)以來最高比例。

而 WFH 看起來對於企業組織及員工都有好處,相關的遠端軟體、協作平台也在市面上存在一陣子,但為什麼是在疫情衝擊後才實施?對企業組織及員工擔心的問題是什麼?主要還是部分企業組織及員工對擔心 WFH 沒有效率,即使有軟體、服務甚至有預算,依然不會考慮轉型。而這次 COVID-19 疫情,可以說是強迫世界進行了一次數位轉型。

資訊產業與 WFH 歸檔的關聯性

放眼各種產業,服務業需要接觸人群、製造業需要人員操作機械、金融業的資訊環境較特殊,部分產業無法享受到 WFH 可以帶來的好處。相較起來資訊產業受到的衝擊較小,可以享受到較多好處。可能會有全部 WFH 或部分 WFH 的混合情形,如輪班進辦公室上班一半人員在辦公室另一半則 WFH。同事之間或公司之間溝通的方式會更有彈性,不再只侷限一定要面對面討論。

而透過各種協同協作平台所產生的訊息,如圖片、會議記錄、影音檔,對企業組織而言可能也有歸檔的需求。目前國內、外已有法規要求企業需歸檔一定年數的電子郵件,在這波 WFH 數位轉型下,產生了大量電子郵件以外的訊息類型。已經有企業組織注意到,在法規出現前就有歸檔更多訊息的需求。

協同作業服務的安全與便利性

因 COVID-19 疫情所引發的 WFH 數位轉型,各家協作平台也做出各種動作因應,如 Microsoft 提供為期六個月的免費 Microsoft 365 E1 優惠。由於微軟提供免費版更多功能,2020 年 3 月統計 Microsoft Teams 每天使用量已突破 4,400 萬人。

Microsoft 希望透過 Teams 的「頻道(Channel)」功能,以貼文、回覆方式討論不同主題帶給用戶新協作體驗,但用戶還需要時間才能習慣。而 Skype for Business Online 將於 2021 年 7 月除役,原先 Skype 用戶將被迫切換到 Teams。兩個原因導致「聊天(Chat)」成為使用人數及機率最高的功能。

企業組織在對內部、外部大量使用協同作業服務取得便利後,一定會有擔心企業組織機密外洩問題;由於協同作業需即時傳遞訊息,很難透過人工一一審核,多數企業將轉向「事後舉證」的方式,即可兼顧溝通效率、並達成資安及法遵要求。尋找 EIA(Enterprise Information Archiving)服務或軟體,歸檔更多在協同作業服務上產生的訊息將是企業組織所面臨的題目。

企業組織歸檔需求轉變

設想對企業組織,使用協同作業服務後在歸檔訊息需要滿足以下條件:

1. 已刪除訊息
協作平台上,為了溝通更便利只會保存、顯示最新的內容,但在舉證的情境 EIA 需要可以查詢到已經被刪除的訊息。2. 訊息版本
協作平台上所有訊息的變更都需要在 EIA 上保留紀錄,EIA 需要支援可查詢訊息的所有版本。
3. 更多類型的訊息
舉凡常見的文書檔案 doc(x)、xls(x)、ppt(x)、pdf 檔、各種圖片檔案類型,其他像是視訊、語音都會是 EIA 歸檔需求。
4. 精準查詢訊息內容 
管理者需要快速且精準的透過關鍵字查詢到需要的訊息,並支援限縮查詢條件透過二次查詢提高查詢的精準度。
5. 多媒體訊息查詢
擁有「圖片辨識功能」與「語音轉文字」功能,可節省人工比對時間,幫助管理者能快速查詢出關鍵的訊息。

目前微軟在 Teams 的歸檔及查詢服務中,尚不能提供查詢刪除訊息或精準查詢等功能,所以有需要的企業會尋求更專業的歸檔及檢索方案。使用 Microsoft Graph API,所有第三方廠商都可以在企業管理者授權後,直接整合取得必要的資訊,提供更完整、豐富的 EIA 功能。例如網擎 Openfind 的 MailBase 即在 V6 SP2 版本推出可整合 Microsoft Teams 的歸檔服務,與既有強大企業郵件備份檢索功能相輔相成。


                                   MailBase Teams 歸檔訊息查詢條件畫面


                                   MailBase Teams 歸檔訊息查詢結果畫面

這次 COVID-19 疫情確實改變了很多人的生活及整體的產業結構,以企業組織而言,歸檔資訊內容一直都是在便利、機密及成本多方條件下取得平衡。雖然目前沒有法規強烈要求,但局勢改變的速度往往都比計畫來得更快。台灣資訊產業受疫情影響較少,但全世界所受到的衝擊遠比我們感受來的巨大,期望企業組織在這波數位轉型可以在防疫、經濟及政策各方面取得平衡,度過這次疫情難關。