2021 年


2021-02-26

執行長 廖長健

擁抱混合辦公的數位轉型

2019 年底 COVID-19 徹底打亂各行各業的運作方式,微軟 CEO 也曾公開表示,疫情迫使企業在兩個月內,達成過去兩年都無法完成的數位轉型進程。面對疫苗施打比例持續推進,全球解封的日子或許已經不遠。迎接後疫情時代的來臨,數位轉型已成為企業組織必須面對的課題。迎接 2021 年的新局,企業該如何超前部署,利用數位科技創造新的價值,相信是所有管理者念茲在茲的重要任務。

除了 COVID-19,實際上企業面對持續營運的議題,還有許多無法預測的風險,例如:天然災害(風災、水災、地震)、人為疏失(水電無預警中斷、嚴重操作錯誤)、重大資安事件…等;所有可想像、不可想像的危機時時刻刻都威脅著我們,如何在遭逢巨變時,讓企業組織仍可以穩定地運作下去?

借鏡日本從 2017 年開始,持續推動勞動型態改革的經驗,其中有關遠距辦公的推動,讓日本在嚴峻的疫情下,幫助企業維持日常運作。以日本為例,究竟遠距辦公與混合辦公可以帶來哪些好處?如何進行混合數位辦公才能成功推動呢?首先,以日本企業的成功案例觀察得知,採用數位辦公可以帶來下列幾項優點:

 

 

以一家採取混合辦公的科技公司為例,在家上班的同仁可以先確認同事目前的工作狀態(工作中、休息中、會議中、放假中、勿打擾…等),敲定視訊會議的時間,並提供討論的檔案。會議討論的內容與結論,可以轉為待辦事項,並分派給相關的人員,以進行日後的追蹤與進度管理。在外移動的業務人員也可以在通勤時查看公告內容,並隨時隨地整理工作紀錄,匯出分享給主管與相關同事,達到有效協同溝通的目的。

 

 
參考日本與歐美各國實行數位辦公的經驗,想要成功推行混合辦公需掌握五大重點,企業在推動混合辦公的數位轉型時,可以列入考慮:
  • 如何確保有效的溝通:電子郵件、即時訊息、視訊會議、語音通話、共享文件、線上共編…等各種溝通管道的整合程度,以及便利性是否足夠?
  • 如何掌握大家的工作狀況:可以獲取相關同事的上下班的時間、休息的狀態,以解決不在同一個辦公空間時的不確定感。
  • 如何調整工作管理與績效考核的方式:需制訂明確的工作時間及管理規範,讓遠端工作者也能享有合理的績效考核。
  • 數位工具與環境的準備:無論是辦公室或在家上班所需的資訊設備,公司與個人之間如何區隔,包含智慧型手機、辦公電腦、視訊設備的取得與設定。
  • 加強資安防護與網路規劃:開放遠距辦公最大的考量對管理者在於資安防護是否能夠做好?如何不讓資訊外洩,是遠距辦公最基礎也是最重要的課題。
Openfind 認為,一套符合後疫情時代的數位辦公雲端服務,必須透過數位科技來同步處理人際流、工作流、資訊流與資源流等溝通、協作、管理的工作,並在資安防護的基礎下,以滿足內部資料的防護、稽核、歸檔、搜尋與分享需求,提升企業競爭力,並帶來新價值。展望 2021年,Openfind 將推出 Openfind Workplace 數位辦公雲服務,協助企業加速擁抱混合辦公的數位轉型。