2021 年

2021-02-26

擁抱混合辦公的數位轉型
執行長 廖長健

2019 年底 COVID-19 徹底打亂各行各業的運作方式，微軟 CEO 也曾公開表示，疫情迫使企業在兩個月內，達成過去兩年都無法完成的數位轉型進程。面對疫苗施打比例持續推進，全球解封的日子或許已經不遠。迎接後疫情時代的來臨，數位轉型已成為企業組織必須面對的課題。迎接 2021 年的新局，企業該如何超前部署，利用數位科技創造新的價值，相信是所有管理者念茲在茲的重要任務。

除了 COVID-19，實際上企業面對持續營運的議題，還有許多無法預測的風險，例如：天然災害（風災、水災、地震）、人為疏失（水電無預警中斷、嚴重操作錯誤）、重大資安事件…等；所有可想像、不可想像的危機時時刻刻都威脅著我們，如何在遭逢巨變時，讓企業組織仍可以穩定地運作下去？

借鏡日本從 2017 年開始，持續推動勞動型態改革的經驗，其中有關遠距辦公的推動，讓日本在嚴峻的疫情下，幫助企業維持日常運作。以日本為例，究竟遠距辦公與混合辦公可以帶來哪些好處？如何進行混合數位辦公才能成功推動呢？首先，以日本企業的成功案例觀察得知，採用數位辦公可以帶來下列幾項優點：

以一家採取混合辦公的科技公司為例，在家上班的同仁可以先確認同事目前的工作狀態（工作中、休息中、會議中、放假中、勿打擾…等），敲定視訊會議的時間，並提供討論的檔案。會議討論的內容與結論，可以轉為待辦事項，並分派給相關的人員，以進行日後的追蹤與進度管理。在外移動的業務人員也可以在通勤時查看公告內容，並隨時隨地整理工作紀錄，匯出分享給主管與相關同事，達到有效協同溝通的目的。

• 如何確保有效的溝通：電子郵件、即時訊息、視訊會議、語音通話、共享文件、線上共編…等各種溝通管道的整合程度，以及便利性是否足夠？
• 如何掌握大家的工作狀況：可以獲取相關同事的上下班的時間、休息的狀態，以解決不在同一個辦公空間時的不確定感。
• 如何調整工作管理與績效考核的方式：需制訂明確的工作時間及管理規範，讓遠端工作者也能享有合理的績效考核。
• 數位工具與環境的準備：無論是辦公室或在家上班所需的資訊設備，公司與個人之間如何區隔，包含智慧型手機、辦公電腦、視訊設備的取得與設定。
• 加強資安防護與網路規劃：開放遠距辦公最大的考量對管理者在於資安防護是否能夠做好？如何不讓資訊外洩，是遠距辦公最基礎也是最重要的課題。