2021 年


2021-06-22

行銷處

因應國發會政策,公家單位如何支援線上共編與協作?

根據經濟部工業局報告指出,政府在資訊軟體採購金額中,光投入在微軟軟體(政府版)的金額已高達 15 億,幾乎已占總採購金額的兩成之多,其中以生產力工具,如:Office、Windows 等為主。但隨著政府為配合資訊公開政策,便利民眾下載與開啟政府公告訊息,由行政院國發會全力推動相容性高、且有利長久保存的開放性檔案格式(ODF),目前公務機關已統一改採用此格式對外發布文件,也全面推動各機關使用 ODF 此類開源編輯軟體以節省政府高昂的授權支出。

去年全球受新型冠狀病毒影響以來,各機關組織也開始普遍思考如何因應潛在的大規模居家隔離問題,或者面臨公司短期無法提供工作場域的替代方案。政府單位面對的是超前部署的壓力,為協助公務機關因應共編協作需求,Openfind 也特別整理了常見的檔案協作 Q&A,希望協助公家單位在防疫的同時,也能用最完整安全的方式全面因應政策需求。

Q:在家上班影響工作進度?
A:透過適合的檔案分享平台,不同裝置皆可隨時存取或分享檔案,透過分享編輯權限給其他同仁,無論是專案小組報告或是跨部門案件進度等,都可直接進行線上協作與共編,不但解決多人無法齊聚開會的難題,也不用擔心工作內容或重要資料被誤刪。

Q:檔案分享擔心資料外洩?
A:欲分享的檔案連結皆可設定密碼存取,如果有資料分享的需求,也可以設定檔案僅供預覽無法下載。另外,文件浮水印與騎縫章的機制,除了能有效避免重要內容遭轉發或洩漏,也可根據組織或單位內不同政策或需求,針對內文或檔名設定關鍵字,限制不得分享。搭配專利的勒索病毒即時偵測,打造滴水不漏的分享安全機制。

Q:異地辦公檔案異動難追蹤?
A:檔案存取 log 與共編紀錄完整保存,可隨時針對日期、作者、動作...等進行篩選,任何變動都能隨時掌握!隨時紀錄使用者的操作,更可藉由版本控管,大幅降低管理者的負擔。

坊間開源軟體眾多且品質參差不齊,其中最知名的 ODF 開源 Office 工具以 LibreOffice 為主,但因其存在中文化及相容性的問題由來已久,也帶來不少使用上的疑慮;不論是政府機關或民間企業,惟有藉由專業廠商的服務,使用相容性高的 ODF 工具,才可降低導入過程的時間成本,帶來最高的溝通效率!