2021 年


2021-06-29

產業觀察員 郭欣羽

強化組織韌性!打造「WFH 辦公雲」企業乘勢而為

WFH 不是短暫的過渡現象,而是工作模式轉型的長期趨勢

2019 年全球疫情影響,造成以美國矽谷為指標地區,大量企業被迫面臨員工必須將工作模式移轉至居家辦公(Work From Home, WFH)的衝擊巨變。大量需求意味著大量商機,眾多開發商、資訊商百家爭鳴,積極投入資源以滿足 WFH 的軟硬體設備需求,2020 年因此成為 WFH 科技高速進展的一年,舉凡視訊會議、檔案共編、訊息傳遞等資訊服務,皆在此潮流中蓬勃發展茁壯,串聯散落四方的居家辦公多邊平台之功能應用逐漸完備。2021 年,全球各城市即將解除疫情警戒,在企業主們規劃員工回到辦公室上班(return to the office)之際,有許多員工希望維持 WFH 的模式,並且聲稱 WFH 在某些工作項目,更有高效率的表現。(註1)

以美國為例,隨著疫情逐漸解封,經過一年的磨合適應,員工對於 WFH 從陌生到熟悉,不知不覺在遠距辦公中紮入家庭生活根基的 WFH 工作模式,短期將不易被改變。根據新聞報導,知名跨國品牌,如 Facebook、Google、Apple 及 Amazon,都面臨員工是否回歸辦公室的持續討論(註2、註3),目前多數的企業傾向採用部分天數需進公司上班的混合辦公模式,而無論一週有幾天的彈性可以在家上班,這都代表著 WFH 模式將持續存在。

企業擁抱「混合辦公」模式,強化組織韌性更可穩健成長

具備韌性(Resilience)因應環境變化,讓企業不只生存,更能繁榮發展(註4)。不是所有職缺都適合 WFH,不過企業也可慢慢正視少數職務不一定要全程待在辦公室才能發揮最佳生產力,例如:業務人員、設計人員、研發人員、客服人員、或是營運人員等,因此後疫情時代,將會有更多企業正式進入混合辦公(Hybrid Work)的工作模式。雖然各產業的人力配置不盡相同,但在 2020 年,眾多企業被迫居家辦公的壓力之下,也實際證實了居家辦公的可行性、而且對於組織向心力、營運生產力未必會造成負面影響,甚至有企業發現 WFH 可以省下實體辦公室租用/維運成本。更多的企業員工傾向選擇待在可以 WFH 或混合辦公的職場中(註5),基於此需求,企業維持遠距工作彈性,有助於營運生產最佳化,幫助達成永續經營與穩定成長的企業目標。

企業自評 WFH 完成度,新手建議從「雲端服務」起步

文章開頭提到,因為近年大量的 WFH 迫切需求,促進協作溝通相關資訊技術在近年大幅精進,許多遠距辦公的系統功能,已迅速普及變得親民又實用。特別是「雲端服務」架構,在建置初期的價格,相對比較經濟,「訂閱制」的價格模式,只需考量實際使用帳號數作為負擔費用,實惠亦實用,受到疫情等因素影響營運收入的企業主,會優先以雲端服務模式構築 WFH 辦公雲平台。

當然不只有價格考量,資訊安全更重要!建議挑選有多項品質保證或資安檢測通過的雲端服務,企業才能更安心。資安相關的檢查要點包含:機房品質、異地備援、ISO 認證、弱掃檢測、及資安實驗室認證等,如果一一檢查對於企業承辦人員仍是很費工夫的話,最快的方法就是查看該服務是否有上架於政府採購平台,因為能提供公務機關直接購買的服務,皆已通過層層評選與安全性檢核。

不急於一次全到位,雲端套餐一站式服務協助企業靈活擴充 WFH 平台

根據實務經驗,資訊應用系統若要全部採取自建模式不僅勞心費神維護成本高、更有可能導致架構僵化,不易擴充或調整,讓成效與努力成反比。這時候導入「訂閱制」的雲端服務就很適合,建議觀念較傳統的企業可稍微釋放一些管理需求,選擇可信賴的雲端服務;並善用雲端服務的彈性,不好用的就淘汰,適用的才保留。WFH 具體的功能需求,可先從辦公室常用的溝通工具著手,包含即時溝通、企業信箱、檔案分享、與訊息保全等,而部署應用功能之外,千萬別遺漏「資安防詐」的防護機制。

WFH 潮流不退,企業轉型「混合辦公」先打造辦公雲

疫情影響讓全球了解實踐數位辦公的急迫性,即使在逐漸解封的城市,企業需要員工回歸辦公室工作之際,WFH 模式仍有持續需求,「居家辦公」與「辦公室上班」此 2 種不同的工作模式,將持續混合併存。轉型趨勢使然,遠距辦公不只是疫情期間暫時出現的工作型態,而是長期趨勢,確實地將工作模式轉型到下一階段「混合辦公」。

而「居家辦公」模式更讓企業資訊與生活資訊「公私分流」更顯重要,防止企業機密不慎外洩私人聊天室中。企業善用雲端服務靈活部署的特性,將可最有效率地將所需的遠距辦公工具網羅至同一個雲端辦公平台。雲端套餐一站式服務,打造多邊平台方式,會比完全靠自建系統更快速有效率,選擇具有安全認證的雲端品牌資安更放心。

 

資料來源:

1. That New Hybrid Office May Not Be as Flexible as You Hoped For,Bloomberg,20210517

https://www.bloomberg.com/news/articles/2021-05-17/hybrid-work-may-not-be-flexible-when-you-return-to-office-after-lockdown 

2. 調查:美國疫情後半數科技人想繼續在家工作,科技新報,20210610

https://technews.tw/2021/06/10/half-of-u-s-tech-people-want-to-continue-working-from-home/

3. 政策轉彎!亞馬遜放寬返回辦公室計畫 員工每週仍可居家辦公2日,Anue鉅亨,20210611

https://news.cnyes.com/news/id/4660242 

4. 什麼是組織韌性?,BSI,

https://www.bsigroup.com/zh-TW/Our-services/Organizational-Resilience/ 

5. Nearly 40% of workers would consider quitting if their bosses made them return to the office full time, a new survey shows,Insider,20210602

https://www.businessinsider.com/quit-job-flexible-remote-working-from-home-return-to-office-2021-6