2025 年
2025-10-27
從 EIA 到 DCGA：企業為何開始重視 Teams 通訊歸檔？
產品經理 廖為紹
監管趨勢 × AI 治理的交會點
隨著 Microsoft 365 Teams、Slack、Zoom 等協作平台成為企業日常通訊與決策的重要載體，其中所承載的文字訊息、附件、表情反應與會議摘要，已逐漸被視為正式的業務紀錄與潛在法律證據。全球監管機構近年針對「通訊留存與稽核」提出更嚴格的要求，使企業歸檔的重心從電子郵件與檔案，轉向即時通訊與雲端協作內容。
這股變化推動了 EIA（Enterprise Information Archiving）市場的結構轉型。Gartner 於 2025 年正式提出 DCGA（Digital Communications Governance & Archiving）概念，強調企業在保存資料之外，更需具備通訊治理、合規稽核與風險辨識能力。企業歸檔的任務，也正從「確保資料可留存」演變為「確保對話可解釋、可追溯、可管理」。
從 EIA 到 DCGA：市場焦點的轉變
在 2010 年代，EIA 市場的主要任務是保存郵件與檔案，以符合法律與合規留存要求。然而，隨著多通訊平台的普及，企業溝通型態變得即時、分散且跨裝置，傳統以郵件為中心的架構難以全面涵蓋這些新型態資料。
Gartner 在 2025 年的報告中指出，DCGA 已取代 EIA，成為企業通訊歸檔與治理的主要市場分類。它不僅涵蓋資料保存，也納入政策管理、行為監控與 AI 分析等治理功能。
此轉變意味著歸檔不再只是被動留存，而是成為主動風險管理與合規治理的重要支柱。
監管與技術驅動力
- 全球監管趨勢
美國 SEC、FINRA、CFTC、FCA 等機構近年多次對「未妥善保存業務通訊」的金融機構開罰，反映監管機關已將即時通訊視為正式業務紀錄的一部分。
同時，歐盟的 DORA（Digital Operational Resilience Act）自 2025 年起生效，要求金融機構強化對第三方供應商及通訊資料的可追溯性與韌性管理。 - 營運韌性與內控需求
Teams、Slack 等平台的通訊內容往往牽涉決策、合約與內部審議，缺乏一致治理策略的企業，在事故調查或法律取證時往往面臨紀錄不全與稽核困難。 - 市場成熟與多元供應鏈
DCGA 市場的供應商生態逐漸成熟。Gartner 2025 年報告中列出的主要廠商如 Smarsh、Proofpoint、Archive360、GlobalRelay，皆已將 AI 分析與跨通訊平台整合納入標準功能。同時，主流協作平台如 Microsoft、Google、Slack 亦逐步開放 API，促使治理與歸檔工具得以以標準化方式接取資料。
Teams 通訊資料的治理現況
企業在實務上常透過以下三類技術路徑進行 Teams 資料管理：
- 保留政策（Retention Policies）：
用以定義訊息保存週期與自動刪除機制，以符合企業政策與法規要求。 - 取證流程（eDiscovery）：
針對特定人員、頻道或群組進行資料搜尋、保全與導出，用於法務與內部調查。 - API 匯出與集中治理：
透過標準化 API 取得 Teams 聊天、附件與會議資料，整合至第三方歸檔或治理系統。
企業在評估解決方案時，重點往往不在單一功能，而在於整體架構是否能達成跨平台資料一致性、稽核可追蹤性與長期可攜性。
生成式 AI 與 eDiscovery 的結合
生成式 AI（GenAI）與語意分析模型正逐步進入通訊治理領域，協助企業面對高訊量、多來源的資料挑戰。
AI 的導入提升了審閱效率，但也帶來新的合規風險。模型必須具備可追溯、可重現、可稽核的特性，並在嚴格的權限框架下運作，以確保不會生成不實或外洩性內容。因此，多數企業目前採行「AI 輔助分析」策略，讓生成式模型協助人員聚焦與判讀，而非作為最終裁定工具。
台灣市場觀點
- 法遵導向需求
台灣金融業與上市櫃公司近年陸續將 Teams、LINE WORKS、Slack 等通訊納入稽核與保存範圍。根據金管會及內控規範，重要電子紀錄須具備可查可追性，部分產業甚至要求資料留存於境內。 - 語言與資料治理挑戰
台灣企業普遍同時使用中、英、日文等多國語言溝通，因此各系統欲支援語意搜尋時，對 AI 模型的多語準確性的要求更高。同時，不少企業為符合個資法及資安政策，選擇採取混合雲或私有雲部署，因此資訊系統也需支援更彈性的架構。 - AI 應用仍處探索階段
多數組織以生成式 AI 作為搜尋或摘要輔助工具，但在正式納入法遵流程前，仍著重於審計追蹤與誤判風險的管控。
整體而言，台灣企業正從「保留紀錄」邁向「治理通訊」階段，對支援語意分析與合規可驗證的解決方案需求快速上升。
結論：從保存到治理
全球企業的資訊治理架構正經歷一場結構性轉型。EIA 時代著重於保存紀錄的完整性；DCGA 時代則強調通訊資料的可理解性、可稽核性與治理能力。在多通訊平台共存的環境下，企業若能建立一致、可追蹤、可治理的通訊歸檔機制，不僅能滿足法遵與稽核要求，也能在營運韌性與風險管理上取得競爭優勢。
參考來源（References）
- Gartner (2025). Magic Quadrant for Digital Communications Governance and Archiving Solutions — January 2025.
- European Union (EU) (2025). Digital Operational Resilience Act (DORA) — Regulation (EU) 2022/2554, effective January 17, 2025.
- U.S. Securities and Exchange Commission (SEC) — Enforcement actions and recordkeeping guidance, 2023–2025.
- Financial Industry Regulatory Authority (FINRA) — Supervision and Electronic Recordkeeping Requirements, 2024.
- Microsoft Learn Documentation — Compliance, eDiscovery (Premium) and Teams Export APIs, accessed October 2025.
- Smarsh, Proofpoint, Archive360, GlobalRelay — Vendor materials cited in Gartner DCGA 2025 MQ coverage.
- 金管會（Taiwan Financial Supervisory Commission），《金融機構內部控制與稽核制度實施辦法》與《電子紀錄保存指引》，2024 年版。
- 數位發展部與國發會資料治理政策文件，《資安行動方案 2.0》與《跨境資料流通政策原則》，2023–2025。