2025 年

2025-12-24

---

從實務專案觀察金融業檔案系統治理的關鍵趨勢
產品經理 林怡辰

在長期與金融機構合作的過程中，我們發現，近年來客戶在檔案系統與資料治理上的關注點，已明顯不同於以往。過去多半著重於「是否有系統、有制度」，現在則更在意：這些制度在實際操作中，系統能不能具體落實，在事件發生時能清楚說明，金融機構內部的治理需求，正逐步從單一系統的安全防護，轉向整體資料流向、檔案存取與人員行為的可視化與可追溯性。這樣的轉變，也直接反映在客戶對檔案系統功能與治理能力的期待上。

從系統使用現場，看見「可控、可追蹤」的重要性

在與多家金融機構的建置專案中，我們觀察到，客戶對於系統管控的期待，大致可分為三個層面：系統本身是否可被妥善管理、制度是否能被系統支援，以及最終是否能清楚呈現治理成果。

在系統本身的管理層面上，多數金融機構已具備成熟的基本資安管理經驗，包含系統版本與套件更新、弱點修補流程，以及帳號與身分驗證機制等。這類作法在核心系統中已行之有年，也形成相對穩定的管理模式。然而，當同樣的管理期待延伸至檔案系統時，實務上仍常可觀察到管理成熟度不一的情況，使檔案系統在整體治理架構中，容易成為相對薄弱的一環。

在制度是否能被系統實際支援的層面，在多數金融機構中，普遍不缺乏相關規範，無論是權限控管、存取原則或定期檢視的要求，制度本身多半已有明確定義。然而，這些制度所要求的控管行為，檔案系統未必能完整承接，導致實際操作仍仰賴人工判斷、經驗累積或事後補充說明。制度雖然存在，但其落實程度，往往取決於人員的自律與管理者的投入，而非系統本身的設計。

這樣的制度與系統落差，最終會反映在治理成果的呈現上。當組織需要回顧檔案存取或權限異動的背景時，若缺乏一致且結構化的系統紀錄，相關說明便難以即時產出，也使得治理成果不易被清楚呈現。也因此，客戶開始重新檢視，檔案系統是否能在日常操作中，持續累積足以支撐治理與說明的基礎資料。

為什麼檔案系統常成為治理上的高風險環節

在多數組織中，檔案系統長期被視為「支援性工具」，但從我們實際接觸的使用情境來看，它往往承載了大量高敏感度資料，例如客戶文件、內部決策資料、對外往來檔案等，其風險並不亞於核心系統。客戶在專案討論中，最常提出的幾個實務問題，包含：

• 檔案實際是「誰在看、誰能看」，是否仍符合目前的職務需求
• 權限的改動，是否能快速整理出清楚的異動紀錄
• 含有個資或機密內容的檔案，是否有套用不同層級的控管方式
• 對外分享或外包存取時，是否仍能掌握存取對象與行為
• 一旦出現問題，是否能在短時間內還原完整的檔案操作過程

我們發現，問題並不在於金融機構沒有內控制度，而是檔案系統在設計之初，多半是為了「方便使用」，並未被完整納入治理架構中。當組織規模擴大、跨部門協作與對外往來變多，原本的檔案使用方式，就逐漸無法支撐現行的治理需求。

從客戶實際案例，看跨部門與對外檔案的治理調整

以我們在實務上輔導的一家金融機構為例，該單位原先使用的是 Windows File Server 作為內部檔案系統，各部門皆有各自的共用目錄，並設定對應的存取權限。這樣的設計在單一部門使用時尚可運作，但當實務上出現跨部門協作需求時，問題便逐漸浮現。

圖一：跨部門的檔案交換遭金管會稽查

在缺乏明確治理機制的情況下，員工往往直接在部門共用目錄下新增資料夾，並自行賦予其他部門存取權限。隨著時間推移，權限設定愈來愈複雜，不僅難以盤點與維護，更重要的是，組織本身已難以確認跨部門之間，是否存在不適合被其他單位存取的檔案內容，因而在監理稽查時被點出風險。

針對上述問題，我們協助該金融機構從制度與系統兩個層面進行調整。首先，針對跨部門共用的目錄，建立上傳前的檢核機制，檔案必須經由主管確認內容適當後，才能正式存放於共用空間，避免資料在未經確認的情況下過度擴散。其次，系統可即時產出各目錄的權限清冊，讓管理與稽核人員能清楚掌握目前的權限狀態，並定期檢視是否存在不適當的存取設定。

圖二：SecuShare Pro 提供的跨部門檔案交換流程

此外，在本次專案中，我們也協助該金融機構強化對外檔案分享的控管機制。除了設定分享連結的有效期限外，進一步限制僅有指定的電子郵件帳號，並須通過一次性驗證（OTP）後，才能存取檔案內容，確保分享行為可控且可追蹤。同時，在對外分享前，系統也會主動檢查檔案內容是否包含機敏資料，協助單位在分享前即落實資料保護與風險控管。檔案系統作為金融機構內部資訊承載的重要平台，其治理成熟度直接影響內控落實與稽查成效。

從日常使用出發，讓治理成為系統的一部分

從我們的專案經驗中，我們愈來愈清楚地感受到，檔案治理的關鍵，並不在於因應單次稽查，而是能否讓治理要求自然地融入日常操作之中，當檔案系統本身就能支援權限管理、操作紀錄與敏感資料控管，管理與稽核不再是額外負擔，而是隨時可被檢視的日常狀態。對金融機構而言，這不僅有助於面對外部檢視，更能逐步建立穩定、可持續的資料治理基礎。