2025 年，我們完成 MailBase 生成式 AI 方案在一間台灣大型科技製造業客戶的導入。對該企業而言，生成式 AI 並非新技術。在啟動整合評估前，他們已部署算力，並於內部系統實際導入本地 LLM。基於資料保護責任與產業合規要求，企業對將電子郵件等敏感資料傳輸至外部服務保持高度審慎，因此雲端 LLM 自始未被列入考量。
因此，導入前討論聚焦於：如何將本地 LLM 整合至 MailBase 的郵件治理情境？他們希望導入 AI 郵件摘要、待辦、翻譯，以及進一步的事件脈絡整理功能，同時維持資料處理於公司內部環境之中。
這類需求在台灣乃至全球科技製造業並不少見，因為企業在提升效率的同時，也必須承擔資料管理與風險控管責任。
在科技製造業的實務運作中，email 往往承載專案決策、供應鏈協作與跨國溝通的重任；此外，在內部稽核或調查啟動時，調查人員需要在短時間內理解數百甚至數千封信件的往來脈絡。因此，該客戶很期待生成式 AI 能協助將長篇往來快速摘要、抽取重點事項，並針對特定專案郵件集合進行問答與脈絡重建。
該公司調查人員不僅需要在短時間內檢視、整理大量 email，還需要常常重複這類且費神、耗時的工作。不僅如此，在正式案件處理流程中，所有分析結果還必須清楚標示依據，才能進入後續判讀。
此時，生成式 AI 常見的「幻覺」問題，在治理情境下即可能構成風險：若無法確保分析內容與原始資料的對應關係，便可能影響判讀準確性。AI 輸出需要具備明確的來源標示與驗證機制，讓使用者能回溯至具體郵件內容、交叉確認。當結果具備穩定與可信度時，導入才具有實務意義。
本次 MailBase AI 導入過程中，我們將「模型可抽換」納入設計原則。除了支援雲端大型模型外，也保留串接本地 LLM 的能力，使企業能依自身環境選擇語言模型。因此，當客戶希望以內部部署的本地 LLM 串接 Mailbase 時，我們只需依既有設計進行整合配置。
此案例中，郵件歸檔已運作多年，完整保存企業歷年往來紀錄。若將所有資料一次性提供本地 LLM 分析，雖不會產生額外費用，但處理時間與驗證成本都將顯著提高。因此，我們與客戶規劃以特定人員或專案為範圍，逐步導入 AI 分析機制。
這樣的做法，也與 EDRM 所強調的案件處理流程相互呼應，在明確範圍內進行蒐集、分析與驗證，使 AI 能力自然融入既有制度運作之中。
隨著功能逐步導入，企業對 AI 的期待也自然延伸。最初是單封郵件摘要，接著擴展至專案問答引擎，再進一步則是希望 AI 能更聰明地協助整理完整的事件脈絡。
這種應用模式與 NotebookLM 的資料限定問答概念相似，也就是在清楚界定的資料範圍內進行理解與回應。在治理情境中，效率固然重要，但更關鍵的是分析結果是否具備一致性，並能清楚對應原始來源。該客戶的內部調查，需在工作負荷量大的情況下，產出會影響重要決策的參考資料，由 MailBase 的 AI 工具快速整理專案信件摘要、並提供確實可信的來源依據，對於工作效率將有極大助益。
此案例中，該科技製造業客戶在台灣與歐洲均設有據點，實際營運本身需考量不同法規體系的遵循議題。因此，其在導入 AI 時所考量的治理要求，也需回應國際監管的趨勢；歐盟《人工智慧法》（EU AI Act）要求高風險 AI 系統具備可追溯性與風險管理機制，而歐盟《一般資料保護規則》（GDPR）則對個人資料處理與跨境傳輸設下明確規範。這些制度的共同方向，都是強化資料控制與治理責任。
這兩項法規的共通核心精神為：AI 發展仍需遵循治理架構。當企業在導入生成式 AI 時，必須同時思考資料流向、權限界定與結果可驗證性等，而不僅是模型能力本身。
Stanford Human-Centered Artificial Intelligence 發布的《AI Index Report 2025》亦指出，企業 AI 採用率持續提升，但私有化與內部部署模型投資同步增加，顯示企業在推動 AI 應用時，已更加重視資料控制權與治理能力。
從這個案例中，我們看到科技製造業運用生成式 AI 時，如何在既有合規與治理基礎之上妥善發展，應用本地 LLM 與軟體系統整合，大幅提升了關鍵流程的效率；「制度」與「技術」需同步演進，AI 才能成為組織運作可落地、可永續使用的真正助力。