2012 年


2012-09-27

產品經理 林育竹

智慧時代一定要會的資訊整理術

整合您的智慧生活,行程資訊隨時掌握
 
散落各地的行程資訊或開會資料,是很多商務人士的痛,若沒有專屬個人秘書協助規劃時間,一旦有時程需要安排,就必須翻找筆記本中的重要時程,接著查看公司行事曆有沒有可用的簡報設備、公務車或技術人員時間,最後確認自己這個時段是否不用外出、休假,經過各處資訊多重確認,才能找出空餘的時間可以處理這項任務。這樣繁瑣的確認步驟,早已大幅佔去寶貴的時間,該如何更有效率的完成時程規劃與安排,已成為商務人士重要的需求。
 
從紙本到電腦,再從電腦到行動裝置,在這資訊爆炸的智慧時代,我們需要快速有效的資訊整理術,才能從繁忙的生活中,整理出清晰的思路,因此許多人紀錄時程的方式,已從傳統手寫的紙本改為電子化網頁行事曆,除了能方便編輯與紀錄行程之外,還要能搭配智慧型裝置靈活運用,才能讓生活中或工作上的排程更加順暢,帶來最大的加乘效益,輕鬆分享自己的行事曆給同事與親朋好友,並透過會議排程的功能,快速地安排開會時間,促進工作上的行政效率。
 
 
第一步,減少日常瑣事的處理時間
 
許多人都曾經有召集大大小小活動,或是在工作上安排會議的經驗,往往從一開始聯絡所有參與的人、統計所有人可行的時間點,到最後確定會議定案、通知結果,就耗費一番工夫,花去發起人不少的時間與心力。
 
面對這類經常性的重複任務,必須找到適當的工具,提高處理效率,才有充裕的時間處理更重要的任務;透過行事曆或相關任務管理軟體,簡化處理流程,分享彼此的公務或部門的行事曆,直接查看對方公開的行事曆排程資訊,省去撥打電話確認與會者時程的時間,快速掌握整個團隊或專案行程,將多人的行事曆整合到同一畫面,方便發起人或主管立即檢視或重新安排團隊成員的行程,藉由清楚的行事曆排程規劃,以提高工作效率,協助您即時掌握最近行程,安排最佳的會議時間。
行事曆與會議排程安排幾乎是企業資源管理必備的功能,也是企業最常用的協同功能之一。對於群組、組織而言,除了有助於共同行程安排,對個人也可以更有效掌握時間運用。
 
 
 
 
當然,一個完整的行事曆軟體,除了基本的共享行事曆與邀請會議外,還應具備幾項重要的貼心功能,協助更完善的管理時程,例如:完整的權限控管,確保隱私不外流、企業常用的公用行事曆、列印行事曆排程、紀錄發起時間與異動時間,或是當與會人及事件過多時,自動檢查會議時間衝突,以便確認相關資源和與會者的時間是否允許;還有 URL 訂閱功能,可自由訂閱自己關注的外部行事曆,跨越軟體或平台的隔閡,只要善用這些技巧,就能讓以往費時又費神的工作事半功倍,提升行政效率!
 
 
第二步,把握零碎時間,接到任務就立刻處理
 
Gartner 最新研究報告指出,預估至 2015 年底,全球行動裝置數量將達到 74 億台(包括智慧型手機和平板電腦),雲端世代帶動智慧型行動裝置蓬勃發展,使用者也逐漸將各種個人資料從過去的 PC 分散儲存在各種行動裝置上,越來越多商務人士使用行動裝置處理公務和商談,因此,行動商務的多元應用也應運而生,透過行動裝置,隨時隨地把握時間處理,將是智慧時代資訊整理最重要的一環。
 
唯有跨平台的網頁式行事曆,才可以在任何地方存取,即使其他協同作業成員採用不同的作業平台,也不會影響存取,更重要的,除了支援常見的IE、Chrome、Firefox 等網頁瀏覽器之外,也需支援 CalDAV 通訊協定,才能在如蘋果公司的 iOS 系列裝置、MAC Mail,以及開放原始碼的郵件軟體 Thunderbird 等支援 CalDAV 的平台,透過 CalDAV 完整同步,享受漫步雲端,訊息同步零時差的便利。此外,Openfind 團隊也運用智慧裝置的優勢,量身打造 QR code 設定方式,讓您能快速完成行事曆的設定,免除打字錯誤的困擾。往後,在公司電腦中新增的會議排程,就會隨即出現在手機行事曆之中,讓智慧型裝置化身為您的個人秘書,打理生活秩序,聰明地管理自己的時程。
 
 
   
 
 
第三步,有效傳達訊息,才能讓知識有最大貢獻
 
對企業來說,協同合作的對象有時候不一定是企業內部的同仁,更多時候是來自於不同的組織或外部使用者,而訊息發佈平台的推動,自然也需要將企業外部的協作成員納入考量,這樣才能將協同合作的效能發揮至極致。
 
除了前述的 CalDAV 同步外,Openfind 更提供多元化的訊息發佈方式,可以選擇透過 iCalendar 發佈的 ics 格式行事曆資料,搭配 Outlook 和其他行事曆平台(如 Google、Rainlendar)傳遞訊息,或是透過網頁(HTML)發佈功能,對外發佈行事曆,如企業活動布告、校務課表資訊、排班時間、醫師看診時刻表等應用,發佈者可決定公開詳細資訊或忙碌狀態,讓組織內成員一目了然企業活動資訊,讓外部使用者也能隨時檢閱相關資訊,電子化的網頁行事曆跨越平台的隔閡,輕鬆完成訊息發佈。
 
 
 
 
 
結語
 
過往行程資料都習慣存放在辦公室電腦或是記事本中,智慧型行動裝置普及後,我們最常遇到的問題,就是希望這些時程能隨時存取,即時確認或追蹤自己的活動安排。
 
面對這樣的需求,Openfind 為行程繁忙的您,量身打造嶄新的行事曆模組,提供網頁式行事曆操作和同步機制,讓您有條不紊地管理不同計劃、安排調度專案時程,將不同的項目分門別類列出;透過 Drag & Drop 的直覺操作方式,讓您快速完成日程規劃,將行事曆的效率發揮到極致,建立組織內完備的訊息溝通環境,真正落實雲+端的新體驗,與行動通訊世代無縫接軌,在快速變動的潮流中搶得先機!