2013 年


2013-03-28

Openfind 產品經理 王銘賢

探索企業檔案儲存雲的三大魅力!

隨著企業e化程度攀高、行動辦公室興起以及個人裝置應用的加溫,企業對於檔案的使用方式逐漸發生變化,檔案使用需求漸漸朝向行動裝置存取、遠端存取與檔案自主分享的方向邁進,這些需求不僅讓傳統檔案伺服器面臨重大挑戰,在個人雲端儲存服務(例如Dropbox)的鼓吹下,更開啟了企業主對於檔案傳輸的無限想像,希冀能夠透過類似的應用,讓檔案使用突破距離與傳遞容量的限制,隨時隨地被存取與分享。
 
近年來隨著市場需求的增溫,個人雲端儲存服務的企業版本如春筍般冒出(以下稱之為企業檔案雲),這兩年來台灣就有5~6家廠商投入這個市場,讓市場出現眾多實際應用的案例。究竟什麼原因會讓這麼多 IT 廠商願意投入大量資源到這個市場?而企業又是出於何種理由願意擁抱這樣的新服務?以下我們就從這類服務對企業造成的效益來探討此類產品的魅力。
 
一、           利用行動裝置隨時存取需要檔案
 
在過往的時代,員工集中在辦公室辦公,檔案放在檔案伺服器裡就足以應付日常存取與分享的需求。但當網路時代來臨,人手一台筆電和智慧型手機後,情境就完全不一樣了!大家開始強調行動辦公,無論是坐高鐵、7-11 喝咖啡都要把握時間工作。
……下列情況還可以繼續「行動辦公」嗎?
  •  需要公司內部檔案,例如最新版的報價單、產品DM?
  • 重要檔案存放在公司的電腦裡?
企業檔案雲這類服務,多半都開發了行動裝置 App,以「Openfind SecuShare 分享管理系統」為例,就開發了 Android 版本和 iOS 版本,讓人可以隨時隨地透過手機或是平板電腦存取公司內部的檔案,不用再擔心遺漏重要資料!
此外,還可透過企業檔案雲的「檔案同步」功能,讓手機檔案與電腦檔案保持一致,即便電腦沒帶出門,還是可以存取電腦裡的檔案唷!
 
 圖1. SecuShare 行動裝置畫面
 
二、           分享更便利,突破 FTP、檔案伺服器以及Email 的諸多限制
目前企業主要檔案分享方式,多半是依賴檔案伺服器、FTP 或者是電子郵件,但上述三個方式在分享過程中都有其不便之處。
  • 檔案伺服器:無法對外分享、對內權限仰賴資訊人員設定
放在檔案伺服器裡的檔案無法直接對外分享,需要對外分享時,就得將檔案搬移到 FTP 或以電子郵件附檔的方式寄出。而檔案伺服器的對內分享,也得仰賴資訊人員事先設定,舉例來說,若需建立一個專案資料夾,得請資訊人員開設資料夾,並設定相關人員的讀取、寫入權限,不僅使用者覺得不方便,管理者也覺得相當麻煩。
企業檔案雲就可以彌補檔案伺服器的不足,任何存放在上面的檔案或是資料夾,使用者可以直接產生檔案連結讓他人下載;對內的分享也相當簡單,使用者可以自行建立資料夾,並直接設定權限給他人即可完成。
 
圖2. 內部分享:SecuShare 資料夾權限設定畫面
 
圖3. 對外分享:SecuShare 產生檔案連結畫面
 
  •  FTP 伺服器:操作介面不友善,需要具備基礎 IT能力才懂得使用
FTP 雖然發明已久,但始終無法深入大眾生活中,除了操作界面不友善外,還得進行許多繁瑣設定,從架設 FTP Server以及安裝 FTP Client 得耗費大量管理者時間。而企業檔案雲這類服務以一般大眾當作使用對象,Openfind SecuShare就可單靠網頁操作,完成檔案上傳、下載與分享,不必進行任何系統安裝,不但使用者操作方便,也節省了管理者教育訓練和障礙排除時間。
圖4. SecuShare 使用介面
  • Email:大檔擠爆公司頻寬、附檔寄出覆水難收
Email 是一般組織最常用也最喜歡的資訊交換方式,但常見的問題就是容易耗損公司頻寬和面臨檔案傳遞的容量上限。假設某員工寄送 5MB照片給公司上百位同仁,在寄送的瞬間就會造成 500 MB 頻寬的佔用,輕則全公司網路變慢,重則癱瘓郵件伺服器。但如果利用「Openfind SecuShare 分享管理系統」的檔案連結功能,肥大的附檔就可以瞬間變成一條連結,收件人只需透過連結下載附檔即可,不用再擔心頻寬與檔案大小的問題!
 
此外,用連結代替附檔的另一個好處,就是可以隨時修改連結中的檔案。以往信件附檔寄出就無法修改,但如果寄出的只是連結,實際的檔案還是存放在企業內部,所以當發現檔案有誤時,可以先禁止該連結的存取,直到檔案修改正確再開放存取。
 
圖5. 利用檔案連結代替附檔
 
三、           分享更安全,鎖定對象、時間與下載次數,並提供完整檔案分享紀錄!

企業內部的檔案,多半具有其機密性,任何員工或者是企業主都希望對外的檔案分享是安全的、可被控管的。在這個訴求下,不禁會讓人開始思考下列狀況:
  • Email寄錯人或檔案造成重要資料外洩?
  • Email寄出的檔案被大量轉寄?(並未說明此問題重要性)
  • 想知道某檔案曾被誰下載?
  • 管理者想知道那些人分享了什麼檔案?(從原本使用者的角度突然變成管理者角度)
若是運用企業檔案雲來分享檔案,上述問題都可迎刃而解。從Openfind SecuShare 的應用來說,檔案分享連結就可以設定存取對象與時間,還可以透過下載次數的限制,例如將連結設定為點擊一次即失效,這樣連結就算被轉寄或是列印,其他人也無法從這連結下載任何資料,確保重要檔案不會外洩!
 
圖6. 利用檔案連結代替附檔
 
另外,組織內部的檔案操作,都會被詳細的紀錄起來,例如檔案上傳、下載、分享、刪除以及更新等,稽核人員或是管理人員,可以隨時配合公司政策進行稽核或抽查,加強公司對外分享檔案的管理性。
 
圖7. SecuShare 系統紀錄:分享權限變更
 
圖8. SecuShare系統紀錄:上傳和下載檔案
 
讓企業檔案上雲端打造隨時存取、安全分享的高效率環境
 
近年來企業資訊化程度和個人裝置的普及如滾雪球般倍數成長,讓許多企業的工作型態逐漸發生改變,開始注重行動存取、檔案分享以及協作。企業傳統的檔案系統(例如檔案伺服器與FTP)已無法應付現今多元化的需求,而這些需求其實正是企業檔案雲這類服務的強項,目前台灣市場上已有足夠成熟的產品可以替企業建構這類服務,所以面對此未來的趨勢時,不彷撇開舊有包袱,直接讓企業檔案上雲端,打造一個安全分享、隨時存取檔案的工作環境吧!