2013 年


2013-04-30

Openfind 產品經理 詹傑淳

Mail2000 Smartphone Module 2.0 行動生活,安全一把罩

伴隨智慧型手機與平版等行動裝置的風行,智慧型行動裝置已經成為電腦以外的接觸訊息重要媒介。根據資策會 FIND 2012 的調查資料顯示,台灣持有智慧型行動裝置的人口大約有 707 萬人,並且普及率持續的向上攀升。伴隨智慧型手機與平板等行動裝置的風行,衍生出「帶自己的行動裝置來上班 ( Bring Your Own Device, BYOD) 的新名詞,此股行動的風潮正於世界各地大行其道。員工使用自己的行動裝置投入工作,不但可以替企業節省成本,並且結合行動、工作及生活以大幅提升工作生產力。
 
當然,此種工作與生活模式的改變,卻也使得企業機敏資料的安全性卻遭受到前所未有的挑戰。在過去,企業的 IT 人員只需要專注於管理及部署企業內部與外界的安全防護措施。現在,使用智慧型行動裝置便利的隨處存取企業內部資料,無疑是開啟了一條企業資料機敏外洩的暢通管道。因此,使用行動裝置存取企業機敏資料的安全性控管,也成為現今最重要的課題之一。
 
使用行動裝置收發電子郵件,可以從便利性與安全性的角度來分析,而Openfind 最新推出的Mail2000 Smartphone Module 2.0,就是從上述兩種角度來設計與開發,提供令人耳目一新的全新體驗。
 
1. 流暢、快捷操作,全新體驗
 
行動、工作及生活的結合,讓現今工作與生活的界線已經變得非常模糊,大幅改變人們以往的工作模式,工作的地方不再侷限於辦公室內,我們可以自己決定工作的方式及場所,例如:可以在坐高鐵時寄送產品簡介給客戶,或是在咖啡廳即時回覆老闆突然索取的重要資料。因此,企業員工透過智慧型行動裝置收發郵件的頻率亦隨之升溫,有鑑於此,行動郵件收發的易用性及使用者體驗,需要特別的重視。Mail2000 此次全新推出 Smartphone Module 2.0,提供使用者全新設計的操作介面,大幅簡化使用者繁瑣的操作流程,提升整體的流暢度。其中新增了多項功能,例如:自訂首頁、信件標籤、附檔上傳及快速的信件搜尋…等,可以協助使用者加速找信、回信和傳送附檔。
 
 
 
‧拒絕在茫茫信海中,找尋重要訊息
 
在行動郵件使用上,重要的信件很容易就不小心淹沒在茫茫信海當中,這是很多商務人士的痛。想要將手機一打開,就可以把重要信件一目了然,減少繁瑣的整理,即可專注於處理這些重要信件,是很多商務人士的心聲。對於這些需求,Smartphone Module 2.0 推出自訂首頁的獨家功能,使用者可以將任一信匣設定為登入後的第一畫面,該信匣可以為一般信匣、虛擬信匣或是透過郵件過濾方式呈現的自訂信匣。自行決定「對我來說重要的郵件」之條件,即可準確將重要信件一目了然的呈現在登入後的首頁中,使用者可以在最短時間內,讀取重要信件,不需要再從各信匣裡海底撈針,即時處理每封重要的信件。
 
‧信件處理隨處可及
 
在搭捷運的時候,看到自己工作的待辦事項中,還有一件客戶的重要來信還沒回覆,忘了好幾天了,需要馬上處理,這封信件又不知道遺落在哪個信匣內。現在,只需要方便的點選信件搜尋按鈕後,快速的找到客戶的信件。找到信件後,原來是客戶需要產品的報價資料,馬上點選回信。此時可以由雲端附檔或是由行動裝置上傳附件,即可及時的將重要的資料提供給客戶。
 
 
 
 
 
2. 行動安全,小心防駭
 
近年來智慧型行動裝置遭受到社交工程郵件、木馬及 APT 等惡意攻擊的比率持續上升,企業及一般民眾對於行動裝置威脅防護的概念,至今仍然非常的薄弱。例如:當使用者接收到郵件附檔後,往往會沒有危機意識的直接將附檔開啟,很容易因此而受到惡意程式的攻擊。通常在企業內部的主機都會部署防毒、防駭等安全防護系統,但在智慧型行動裝置上,目前仍然尚未受到重視,有心人士很容易透過行動裝置的管道竊取到關鍵的資訊,進而取得企業的機密資料。一直以來便利性與安全性都在互相的拉扯而無法兼得,Smartphone Module 2.0 除了提供便利的使用介面外,安全性也是 Openfind 重視的重點項目之一。
 
‧安全防駭,避免陷阱
 
因應行動郵件附檔夾帶木馬及 APT 等惡意程式的攻擊方式,Mail2000 電子郵件系統整合了 Prizm 的文件預覽解決方案,採用 HTML 5 技術,使用者只需透過智慧型行動裝置的瀏覽器,即可將郵件中的附檔以圖片的方式開啟預覽,以大幅的降低遭受附檔夾帶惡意程式攻擊的風險。並且同時免除使用者自行安裝相關文件閱讀程式的麻煩、節省技術成本和商業授權費用,大幅提升工作處理效益。
 
‧無處不在的隱藏風險
 
除此之外,企業員工使用是智慧型行動裝置與外部進行郵件的溝通時,可能因為一時的疏忽,而將含有企業機敏個資的文件外洩出去,造成莫大的損失。為了避免企業員工與外部溝通的過程中,造成外洩的情況發生,一定要從源頭阻擋做起。Mail2000管理者可以依照企業政策設定不同等級的個資風險以及對應的處理方式,由系統主動偵測郵件內文是否包含個資,檢核可疑的附加檔案或內容,保護企業所寄出的每一封信,遠離個資外洩的風險。
 
 
 
結語
 
隨著智慧型行動裝置的盛行,行動裝置進行線上購物、股票買賣及網銀轉帳等操作也越來越普及,使得行動裝置也成為駭客下手竊取企業及個人機敏資料的重要途徑。Mail2000 Smartphone Module 2.0 除了提供用戶便利及流暢的操作介面外,也非常注重安全性。Mail2000 貼心的站在使用者的角度,幫助使用者把關,避免開啟及下載可能的惡意程式,並且主動的提醒以阻止個資外洩的情況發生,帶領組織遠離個資外洩的風暴。