2014 年


2014-10-30

產品經理 詹傑淳

巨量資料時代下的郵件歸檔管理

受到重視的郵件歸檔管理

近幾年來製造業競爭狀況激烈,許多新興企業為了拉近與大廠之間的差距,透過提供高額獎金、高薪或簽約金等利誘的方式,收購對方的關鍵機密技術,各大廠也相對應透過許多的機制來防堵此類問題發生。除了透過簽訂一些保密契約及釋出高薪來確保這些關鍵人員不會將機密外流之外,也使用了一些軟硬體的系統機制來進行防堵,大部分企業的作為如下:

  1. 員工不可使用隨身碟、外接硬碟等方式存取企業資料
  2. 使用 Gateway 端設備來控管企業資料與外界的往來
  3. 在企業內使用個人設備 (行動裝置、筆記型電腦) 的管控
     

但洩密案件或企業間諜案件的新聞依然不斷在新聞媒體上演。台灣政府也持續修訂了個資法、營業秘密法等相關法案,點出這類問題的嚴重性外,也展現了保護這些企業重要資產的決心。我們可以發現,最主要的洩密管道,好發於企業與外界溝通的主要橋梁上 – E-mail。其實企業是可以透過 Mail Gateway 相關設備持續監控或阻擋外洩事件的發生,但就擔心因稽核條件與規則的設定不完全,導致雖然阻擋了絕大多數的外洩事件,還是有可能有部分的漏網之魚。因此,除了上述的防禦機制外,企業應該如何妥善保存及管理這些歷史郵件資料?當事情發生時,如何用最快速的速度舉證及釐清責任?這些問題,這幾年受到政府及企業極度重視。

巨量資料時代的來臨

但是,在現今巨量資料的時代下,各企業內的資料量急速成長,根據我們對客戶的調查,部分製造業客戶,他們單月的郵件量已經成長到 TB 等級了。面對如此龐大的資料量,大家所會遭遇到的問題,整理為下列幾個項目:

  • 巨量郵件查找,如何減少等候時間?

由於郵件的不斷累積,即使您企業內部單月郵件量沒有像上述範例,達到 TB 的程度,但長期下來,資料量的成長也是非常可觀的。因此系統搜尋的效能一直都是我們最重視的議題。在過去,MailBase 使用專業的搜尋引擎技術,並輔以線上、近線及離線的郵件生命週期歸檔管理等機制,已成功的提供企業快速調閱及美好的搜尋體驗,我們稱為”搜尋 1.0”。

MailBase 在即將推出 5.0 版本,更會由關鍵的核心技術著手,進入”搜尋 2.0”的時代,除了透過索引建立的改善外,也大幅提昇搜尋引擎的核心效能。並輔以調整搜尋結果的呈現方式,讓系統批次呈現搜尋的結果,大幅縮短管理者或使用者的等待時間,可快速的著手處理這些郵件,提供絕佳的搜尋體驗。

  • 巨量郵件儲存與使用,如何不中段服務?

在巨量郵件下,多主機架構是非常有可能會被建構,但當其中一台主機有異常狀況時,如何讓該另一台主機可以查詢問題主機當下所建構的郵件庫,讓查詢服務不受影響,便是一個很大的課題。加上現今的虛擬化的潮流,多主機架構在 VM 也是非常正常的現象,但本機硬碟空間可能會不足的影響便不可忽視,如何把重要的郵件資料都放在企業的 NAS 上,也是個需要討論的問題。

MailBase 5.0 除了可讓已經歸檔的郵件庫放置於 NAS 上,正在建立的線上郵件庫,也可完整保存於專業的 NAS 儲存設備中,此儲存架構的好處是系統可靠度大幅提升。在多主機架構下,當其中一台歸檔主機發生問題時,其他主機依舊可以在 NAS 上掛載該問題主機正在建立的郵件庫,讓查詢服務不中斷,管理者無需擔心有大量的資料無法查詢的問題。

  • 巨量郵件管理,如何更細分權限?

為了管理大量的郵件,許多企業的管理者會針對各種政策,制定多種稽核條件,來幫助企業稽核管理巨量郵件。但是,針對公司政策所制定的稽核條件越多,那就會衍生出審閱權限的問題,另外需要查閱郵件的負擔也會越來越大。

因此 Openfind 發現到此趨勢,便在新版的 MailBase 5.0 中,提供全新的閱信人員身分,協助企業管理者管理與審核各式的稽核郵件。透過部分授權的方式,管理者可將不同稽核條件所產生的稽核結果,授權給某位閱信人員審閱,一來可以降低管理者的負擔,二來也因閱信人員只能看到被指定稽核規則下的相關信件,無法查閱到授予權限以外的郵件。透過更細的權限的劃分,協助企業安全的管理巨量郵件資料。

結語

「企業郵件」存放著極為重要的機密資料,但卻也是對外最溝通的主要橋樑,為了讓企業無後顧之憂,MailBase 郵件歸檔管理系統持續為企業提供更進一步的保障。面臨巨量資料的挑戰,MailBase 掌握趨勢脈絡,與客戶站在同一陣線的守護企業資產。