2015 年


2015-03-27

產品經理 王銘賢

企業檔案公有雲市場趨勢探討

雲端儲存與分享的應用已逐漸跨入企業領域

幾年前 Dropbox 引爆雲端儲存與分享服務熱潮後,這股熱潮已經慢慢的延燒到了企業內部應用。因為網路儲存帶給使用者的價值太多太震撼,不但可以迅速的分享檔案、用任何裝置存取或是同步檔案,甚至還能回溯舊版檔案!這些好處實在讓人上癮,使用者一但嘗過便想要將這種服務偷渡到工作環境內。

但雲端儲存與分享服務對資安單位卻是頭痛的問題,因為使用者透過這服務分享了什麼,把哪個檔案同步到哪裡,資安單位完全查不著!但要徹底禁用也做不到,因為現代的社會裡,多數員工的確有隨處存取和分享檔案的需求(而且根據我們的了解,很多都是老闆帶頭吵鬧的)。在這種讓資安單位禁也不是、不禁更不是的情況下,這些服務似乎是聽到了他們的心聲,紛紛在原有的基礎下推出了企業版本,Google Drive 變成 Google Drive for Work、Dropbox 變成 Dropbox for Team、OneDrive 變成 OneDrive for Business,筆者所任職的公司則在這些服務從 xx 變成 xx for Business/Work/Team 前就已推出了企業適用的 SecuShare 分享雲服務。

( SecuShare 分享雲使用畫面)


功能越趨成熟,已可滿足多數企業管理需求

雲端儲存與分享服務的企業版和原來的差異,當然不只是加入了 for Work 或是 for Business 這兩個英文單字,主要是他們加入了很多企業管理者想要的應用,最常見的就是讓管理者有帳號管理與檔案分享管理的能力,例如設定可否將檔案分享給外部使用者、檔案的存取或編輯的限制、可否將檔案同步到電腦、和既有的 AD 或是郵件系統進行帳號認證,以及設定使用空間上限等等,這些功能都是以往消費市場端沒有,完全站在管理者立場發展而來的功能。

( SecuShare 可以透過使用者等級功能,替不同部門同仁設定彈性的分享權限)

就我們接觸的客戶來說,很多企業都不希望檔案透過這個系統輕易的分享出去,希望我們能夠禁止針對外部的分享,有的客戶希望我們能夠禁止某個部門將檔案同步到電腦中,有的控制欲強的管理者,甚至想要保存使用者所有的操作紀錄!最後,在市場需求不斷的淬煉與洗禮後,這類型的需求都已慢慢的被滿足,管理的寬度與廣度甚至超過了很多管理者的想像,也讓許多管理者越來越放心將檔案放在遙遠的雲端上頭!

能否配合差異化需求 ,是企業採購的關鍵!

雖然這類型的服務已經滿足了大部份的管理需求,但多數企業在採購時,常為了配合公司行之有年的檔案使用習慣,希望有一些特殊的應用。這些特殊的應用最後都成了採購關鍵,因為習慣改越多代表陣痛期越長,陣痛期越長就代表採購或資訊單位會被罵越久,因此能否在地化客製需要的功能往往是企業選擇廠商的首要考量。

最值得分享的就是一個印刷廠案例,它的服務對象為金融業,每月需替銀行印刷大量帳單,因印製的業務量大且印刷內容極為機密,因此希望透過全自動的分享,讓客戶上傳檔案後,廠內人員能夠不進行任何操作,就讓印刷廠取得檔案並開始作業;為了滿足這個奇特的需求,我們就在原本的 SecuShare 分享雲的服務架構下,幫他們設計了自動分享流程,只要銀行端將列印檔案放到指定位置,即可自動寄信給相關業務人員知道客戶檔案進來了,而且還設計成業務人員不能觀看檔案只能收通知(減少資料外洩風險),並將檔案自動傳送給印刷廠商,讓印刷廠可以第一時間開始作業,大幅減少人力成本!

另外一個案例是某個國際化企業,它想要用這類服務來和全球經銷商分享檔案,但又希望能夠和既有的老舊會員帳號系統做認證,一來這樣不用管兩套帳號系統,二來對使用者也更加方便,可以在他們熟悉的操作頁面中直接 SSO 看到被分享的檔案。為了滿足客戶的需求,我們就開始和對方工程人員討論可行的認證機制,最後在雙方的努力下順利的達成客戶裡想的檔案分享方式!

拋開傳統管理觀念,快讓檔案上雲端吧!

傳統的 IT 管理觀念是透過大量的限制來杜絕風險,例如限制把檔案放到雲端、限制員工輕易的分享、限制員工用行動裝置存取等等,並認為這樣的限制有助於風險控管。但在雲端為主流、員工生產力至上的時代,一昧的限制只會阻礙員工的發揮,在禁止員工使用 Dropbox 類似服務前,不如試著導入一套兼具控管和發揮員工生產力的工具吧!