2015 年


2015-07-31

產品經理 王筱雯

面對複雜的溝通世代,如何建構無障礙的協作環境?

1 對 1 人的溝通很快速,那 100 對 100 人的溝通呢?

當企業組織逐漸擴張,員工與部門越來越多,組織內的溝通也開始越來越複雜,該如何讓組織內部的跨部門溝通變得有效率?是許多企業開始面對的議題。加上隨著行動服務的崛起,快速溝通似乎很簡單,然而企業考量的不僅是快速,更重視組織內部的隱私及安全性!除了內部溝通外,還有私有雲架構的建立、組織權限控管議題以及當問題發生時,如何即時掌握系統資訊,亦是企業需要思考到的層面。

即時溝通 / 投票系統 協作平台

如何讓企業溝通更有效率,常見 Email 寄送外,可透過即時溝通軟體協助傳遞內部重要資料,甚至透過投票系統,提升企業的內部溝通效率。但一般企業擔心透過市面Line或其他免費的通訊軟體,會讓讓公司重要內部資料外洩,紛紛禁用。為此建議企業還是透過私有雲或自建的方式,新增此兩大工具,提供即時訊息與線上投票,可大幅提升團隊內部溝通效率,促進生產力並僅限於公司內部傳遞,以確保訊息機密性,強化資訊安全。

以下用 Mail2000 v7 的相關功能舉例說明:

• 投票系統:整合 Mail2000 通訊錄,快速邀請投票對象,幫助使用者輕鬆完成調查工作、加速會議決策,也能依據不同事件進行投票相關設定,有效促進生產力,提升組織溝通效率!

   

    圖一:Voting-投票管理畫面

 

建立自有的私有雲,為不斷成長的企業組織加分

私有雲端資源共享概念,企業內部可建立多主機,提供分散式服務,為方便管理者,建立中央式管理平台 Central Management System (CMS),可統一管理多網域架構;另提供「群組管理」功能,讓不同分公司與各部門,各自擁有限權管理功能,達權責分離,讓企業享有資源共享的好處,更能有效統一控管。

但在複雜的系統中,如何簡單的管理與快速解決問題,便是管理者的大挑戰,以 Mail2000 v7 為例,簡單舉幾個協助管理者的功能給讀者參考:

• 視覺化監控儀表版:將過去 CPU/記億體/磁碟空間/網路流量/服務流量/信件遞送狀態/病毒信件等 log 資訊,轉換成圖形化顯示,方便系統管理者迅速了解系統狀態,在最短的時間判斷問題,可快速通知相關人員協助問題排除,協助系統正常運行。

• 信件生命週期:提供管理者查詢電子郵件寄送狀態及流向,詳細記錄每一封郵件傳送相關資訊,碰到信件傳遞爭議時,可藉此輕鬆釐清狀況,大幅提升工作效能。

• 多主機架構設計:簡化多主機架構下繁瑣的管理與設定,讓管理者可輕鬆透過單一畫面有效管理多台主機、進行服務程式設定。

 


圖二:系統儀表版畫面

流暢、快捷操作,全新的用戶體驗與設計

為了提供用戶最佳的使用體驗,企業選購產品的操作介面,應需要經過專業的 UX/UI 團隊設計,避免不人性的操作導致組織生產力降低,如同 Openfind 成立了 UX 團隊,拆解舊版本龐雜的操作流程,重新打造出簡單易懂的全新使用介面設計。如操作中最常用到的信件搜尋功能亦全面進化,透過分析使用者的搜尋字詞,搶在輸入完整的關鍵字或電子郵件地址前顯示提示訊息,讓每次搜尋可節省大量的時間。藉由「搜尋記錄」與「收 / 寄件人」的自動提示,查詢信件再也不用大海撈針,重要資訊隨手可得。

•  智慧型搜尋服務:分析使用者搜尋關鍵字,並提供記錄中最適的「搜尋記錄」及「收/寄件人」,方便用戶快速找尋信件。

•  待處理信件提醒:未能立即處理的郵件或代辦事項郵件,提供標記功能,如:老闆交辦事項/會議通知信/客戶聯絡事項等。

為了迎接數位時代的演進,組織溝通管道越趨多元,選擇好的產品,協助企業提升群組溝通效率、強化組織生產力,是非常重要的課題。Openfind 致力於為企業打造無障礙的溝通環境,從電子郵件系統、即時溝通訊息、投票管理系統到多主機雲端管理服務,希冀透過多元化的溝通平台,帶給企業更具整合性的溝通管道,協助企業大幅提升競爭力與生產力!