2015 年
2015-10-21
郵件歸檔帶給企業組織稽核強化，並享受雲端低成本彈性架構
行銷處 產品經理 賴耀弘
企業對組織稽核的憂慮
現今企業對於資訊安全無不重視，尤其在電子郵件方面往來，更一直在強調安全性，但洩密事件時有所聞，反而因為科技的發達，更容易取得機密資訊和個人機敏資料，然後洩漏出去，例如日前某電信業者，因為前員工離職前將電子郵件寄到個人外部信箱而進行訴訟，最後資方敗訴。或某製造業大廠因為組織內部人員定期寄出機密文件到對岸，將機密資料慢慢地洩漏，造成重大商業機密被竊取。
洩密新聞層出不窮，漸漸電子郵件稽核變成每家企業重要的課題。而當企業越大組織架構會越精細，稽核議題將會越來越複雜。從整個公司系統的層級，開始細分到針對組織間群組的層級，造成待處理的郵件量越來越多，稽核部門負擔日益加重。尤其目前多數的金融業和製造業，對於組織的稽核更陸續定義出相關的 SOP 流程，來保障內部組織間資訊傳遞的安全。在如此大量的內部組織稽核行為下，該如何更有效率的提高稽核的效率和稽核的準確度，是各家電子郵件企業廠商努力提升的方向。
採用郵件歸檔管理系統在對組織稽核的幫助
Openfind 在對電子郵件領域已深根數十年，以搜尋引擎起家的技術背景，開發 MailBase 郵件歸檔管理系統（簡稱MailBase），對於如何幫助企業做電子郵件的稽核和歸檔這塊更是領先的廠商，因此彙整金融、製造與政府單位…等多個產業的經驗後，建議郵件歸檔系統應具備下列功能以幫助組織面對郵件稽核議題：
- 個資多重組合類型
為了提高複雜組織的稽核效率，郵件歸檔系統應提供彈性和嚴謹的個資多組合類型，例如：同時需要稽核四種機敏資料同時任兩種滿足十筆，但在系統和群組層級執行不同稽核動作，這樣使系統稽核可以深入和細分到各組織稽核，讓管理者可以應付更多複雜的稽核情況，讓電子郵件在組織的層級就可以有效的監控和管理。
- 是否寄給主管或同仁稽核類型
特別在許多企業內部組織都會要求使用者寄出信件需要 CC 或 BCC 給主管或同仁，郵件歸檔系統在稽核功能的部份，應提供信件是否寄給主管或是同仁的選項，讓組織管理者可以定期去稽核執行情況，讓底下同仁可以逐漸養成良好習慣。
- 臨時性本機群組
複雜的組織下常常都是靠著 AD 去同步群組和使用者資訊，當某個人員需要臨時性得更動時，管理者可能要大費周章，更動許多設定和規則，郵件歸檔系統支援 AD 同步時，還存在一個本機特殊群組，讓管理者可以依情況或是臨時的人員變動不需要更動到太多設定和規則，只要更動這個本機群組的內部人員，就可以達到，當要人員要恢復到當初的群組，也只需要把人員從這個本機群組刪掉就可以。
面對雲端化的趨勢企業該如何運用
當雲端的基礎建設完整，企業資訊系統漸漸雲端化的趨勢下，各軟體廠商皆在往雲端的系統邁進，尤其在技術越來越成熟的情形下，提供更多彈性且低成本優勢的雲端產品，但企業客戶對於雲端還是存在著疑慮。
根據 MIC 2015 年 2 月的雲端服務市場趨勢與商機的簡報中提到，2014 年台灣製造業雲端服務採用項目第一就是電子郵件，電子郵件本身就是一個從網路發展起來的軟體，所以企業接受度高，當組織越來越大，電子郵件量也逐漸增加到巨量的程度，企業更該運用可彈性的增加虛擬機器的彈性雲端架構來因應龐大的計算量和儲存量，不僅在運算量提高時能即時透過虛擬機的方式增加效能，在成本方面也可以有效的降低，架構上更為有彈性和可用性，將系統在雲端上管理也更為方便和簡單。
彈性的混合雲架構優勢如何使企業改善IT架構
面對雲端化的挑戰，郵件歸檔系統提供支援 Amazon 雲端平台的郵件歸檔稽核系統，企業可以將系統架設在 Amazon 雲端平台 Elastic Compute Cloud(EC2)，EC2 提供一種Web服務的虛擬機器平台，系統的架構圖如下：
在這平台上客戶可以選擇所需要硬體規格，用使用多少計價多少的方式，達到節省成本，且可以搭配 Amazon 的另一個服務，Simple Storage Service(S3) 的雲端儲存服務，讓企業當電子郵件量增大時，可以選擇更便宜的儲存服務，來降低成本。
或是企業想自行維護硬體機器，也可以將系統建置在本地端，系統的架構圖如下：
郵件歸檔系統提供企業彈性的建置方式，當企業規模小時可以選擇雲端平台，當規模大希望選擇自行管理設備，在系統的彈性下可以讓企業無痛的平台轉移，而在安全性方面 Amazon 官方也有在網站上說明，雲端硬體架構有專門人員在處理，而且有多層機制去保證安全，跟自行管理機器應該是更為安全的選擇。以 MailBase 為例，目前已有企業有興趣導入MailBase 雲端架構，使公司系統雲端化，節省維護成本和公司內部空間，運用雲端彈性，當企業組織成長時也能靈活的調整。
組織稽核搭配彈性雲端架構，有效提升企業營運績效
企業的組織變化越來越快速，電子郵件系統更需要即時的反應這些改變，在企業的郵件歸檔，必須如同 MailBase 在組織稽核這塊的著墨，更能滿足到組織群組間改變或臨時的需求，讓電子郵件不會有組織變動的時間差而洩漏出去，且不需讓管理者更動過多的設定，加上在雲端平台提供的彈性化和安全性，企業在成長和組織改變時，能做到最有效和省成本的系統架構和設定變更，讓管理者更容易管理整個系統，防止電子郵件的外洩事件。