2016 年


2016-05-26

網擎資訊 行銷處 產品經理 王筱雯

政府文檔新趨勢,全面啟動 ODF 實施計畫!

一、政府積極導入自由軟體

現今的工作環境,文書處理軟體已成為日常生活中的必需品,其最常使用的便是微軟 Office(MS Office),但近年來,文書處理軟體越來越多選擇,例如:iWork、WPS Office、OpenOffice、LibreOffice 或是 EIOffice 等,若每種軟體都有自己獨特的文件檔案格式,則會造成企業或政府間資料交換時無法讀取檔案的問題,導致產出的文件無法再使用的嚴重結果,另外若因特定的檔案格式而只使用某一套文書處理軟體,也會致使 IT 預算被某一間廠商綁架。所幸“開放文檔格式(Open Document Format,以下簡稱:ODF)”解決了此問題,可讓文件檔案格式有個統一的標準,讓眾多軟體有個遵循的依歸。

我國政府發現了此趨勢,因此行政院委託國家發展委員會制定“訂定「推動 ODF-CNS15251 為政府文件標準格式實施計畫」”,讓所有政府單位先將文件檔案使用 ODF 格式,以便檔案可以在各式的文書處理軟體上被應用,另外政府單位也不會因檔案格式的獨特性,導致被特殊軟體綁架,這樣也可以解放 IT 預算,讓授權可以更彈性。

以某財政單位為例,為了響應開放文檔格式(Open Document Format,以下簡稱:ODF)政策,使用開放格式的文書處理軟體,導入了 OpenOffice,時經一年使用員工數已達八千多名,相較於以往只使用的 MS Office 文書軟體,竟可省下一億三千萬元的軟體授權費。未來預計只會保留 5% 的 MS Office 軟體授權,用於轉換對外交換的文件檔案。

 

二、ODF 的崛起

從 2007 年開始,世界多國引進 ODF 政策,其中包含台灣、荷蘭、南非、馬來 西亞、挪威及克羅埃西亞等,當時各國政府便逐漸注意到 ODF 未來的發展性與價值。有鑒於 ODF 在國際標準文件地位日趨重要,我國政府在 2009 年將 ODF 訂定為國家標準 CNS15251,去年行政院更以院授發資字第 1041500700 號函分行「推動 ODF-CNS15251 為政府文件標準格式實施計畫」,希望各界共同推動 ODF 文書格式,並響應政府開放文件標準格式,提升我國「軟」實力。

到底 ODF 有什麼魅力讓各國政府爭相引進?其實 ODF 格式是一種 XML 開放性架構,具可攜性、可讀性及文件自我描述特性,在檔案文件永久保存上更具優勢;以實務來說,ODF 格式的文檔在許多年以後仍然可以被最新版的任意一款文書處理軟體打開使用。

 

三、導入過程中所面臨的挑戰

然而不可否認的是,如財政單位這樣的成功案例並非每個單位都能複製,其主要原因在於導入初期,除了協助使用者建立新的習慣外,最困難的是如何提供使用者一套完整的文檔轉換服務。以 Email 為例,當寄件者的來信附檔是 MS Office 文件,下載後使用者還得自行將檔案轉換成 ODF 格式才能開啟,使用上就相當不便利,以一般公務機關書信往來的頻率,光是處理 Email 便需要耗費不少時間。

除此之外,各縣市政府機關入口網站皆設有「案件或資料檢索」服務,提供民眾查詢並下載所需的資料,若遇到用戶端軟體為 MS Office 2007 以下版本,使用者則需要將 ODF 檔案轉換為 MS Office 才能讀取,間接造成使用上的困擾,便失去了推動 ODF 的美意,因此除了更換軟體外,還需建立起整體的配套方案,才能真正解決資料交換與轉換過程中的適應問題!

 

四、多元化的整合服務與應用

基於 ODF 已成為國家標準之文書格式,系統供應商及開放社群皆積極提供支援 ODF 的應用模組,因此筆者將逐一介紹 Openfind 即將推出的 ODF 轉檔模組,並說明資料交換的應用情境,展現出無比的便利性:

  • Mail2000 電子郵件系統/ MailGates 郵件防護系統

收件人在收信時,可以選擇將信件附檔下載為 ODF/MS office 格式;寫信時也可以將附加檔案的文檔,轉換為 ODF/MS office 格式再寄出。透過電子郵件系統或電子郵件閘道系統的 ODF 轉檔功能,將轉檔這件事情變得輕鬆簡單,協助政府機關與企業客戶在資料交換時,不會受限於特殊檔案格式,擺脫檔案格式束縛,享受自動雙向轉換的便利性。

  • OES 企業搜尋探勘系統

協助管理者面臨格式轉換的同時,可以一次性把檔案系統(File system) 內所有 MS office 檔案轉換為 ODF 格式,節省轉換檔案的時間;在前端使用者介面上,提供使用者選擇將檔案下載為 ODF 或是 MS Office 格式,這邊可以想像的情境是使用網站上的搜尋引擎,一旦找到文件檔案時,可以簡單的選擇是否下載 ODF 或 MS Office 檔案格式,讓政府及企業在面對 ODF 政策的同時,可以輕鬆因應並兼顧檔案格式轉換的彈性。

Openfind 全產品皆支援 ODF 轉檔模組以外,未來也將整合 LibreOffice Online 到 MailCloud 雲端服務上,實現多人線上共筆、編輯與分享,讓使用者體驗無縫整合的商務協作平台!

 

 

五、時代的變化與考驗

面對科技的快速發展,政府提供的文檔格式需要經得起的考驗,不因科技的變遷或是品牌的束縛,導致文檔無法順利使用。因此在政府的大力支持下,ODF 的推動不僅有利於文案格式的統一以及永久保存外,更能降低文書軟體的採購費用,未來政府及企業在預算的應用上變得更具彈性,期望 ODF 政策能為民眾帶來更便利的電子化服務,以順應時代變化多元的環境!