2016 年


2016-10-24

網擎資訊 行銷處 產品經理 張峰銘

稽核行動化,郵件不延遲

稽核關卡重重,影響工作時程

近幾年電子郵件一直在資訊的傳遞和溝通佔有重要的一席之地,但網路資訊的發達,造成電子郵件成為有心人士覬覦的目標,企業紛紛導入各種的電子郵件防護和稽核系統,防止各種惡意入侵和個資外洩事件,但是重重的系統關卡,加上不同部門間維護和營運,造成需要等待時間審核,工作效率就大受影響。尤其在金融相關產業更是需要層層的審核機制,以防止機敏資料被盜取或外洩,如何在重視安全的前提下,同時提高內稽工作的效率,達到審核流程順暢不延遲,一直是企業重視的課題。

郵件審核行動化,作業流程更順暢

內稽內控對於企業而言是相當重要的一個環節,所有訊息傳遞的過程都須經過嚴密的審核機制,尤其在審閱電子郵件的過程,往往會因某些狀況而影響到作業時程。例如稽核人員不在電腦前面,無法即時的審閱信件,可能會導致流程有所延誤,因此電子郵件審核行動化,可幫助稽核人員即時的處理重要的電子郵件,不僅如此,透過行動裝置來幫助內稽流程,更能提高整體的作業效率,可以即時通知與反應,不會造成電子郵件留置於郵件稽核系統上過久,或是遺忘還有電子郵件需要被處理。將行動裝置的優勢與稽核作業結合,可幫助企業提升工作效率,讓內稽內控流程更為順暢。

一手掌握行動稽核,隨時隨地審核信件

Openfind 網擎資訊在 MailAudit 5.0 SP1 版本上市之際,同時推出 MailAudit 行動審核 App,讓稽核人員能一手掌握審核作業,即使不使用電腦也可操作所有審核信件的行為,為企業加快稽核流程,行動審核 App 提供了以下功能:

  • 新信推播通知

當有新的電子郵件被留置在郵件稽核系統時,系統會對行動審核 App 發送推播通知,讓稽核人員可以即時對新的電子郵件做審核處理,並在瀏覽信件內容後做相對應的處理,縮短延遲時間,讓內稽內控效率提升。

  • 新進待審信件

MailAudit 郵件稽核系統會將不同類型的信件分別留置在不同的審核區,當審核區數量越來越多時,要查找待審核電子郵件就會變得較為費時。行動審核 App 提供了新進待審信件列表,可依照時間列出各審核區中新進的電子郵件,稽核人員只需專注在新進待審核的電子郵件上,不需重頭找尋,讓稽核流程更加順暢。

  • 審核功能完整

行動審核 App 除了提供了完善的郵件審核功能外,還將操作流程最佳化,稽核人員只需用最少的步驟就可完成審核的操作。功能面除了瀏覽信件內文、信件標頭檔還可將待審核信件加上註解,另外也支援信件搜尋等功能,稽核人員完全不須使用電腦,就可輕鬆完成審核的工作。

  • 自動登出機制

為了保障郵件稽核系統的安全,行動審核 App 提供了自動登出機制,App 只要擱置一段時間未進行操作,就會自動登出系統。避免稽核人員的行動裝置遺失所帶來的各種風險,行動審核 App 除了帶來便利性更兼顧安全性。

安全數位簽章與彈性郵件路由

MailAudit 5.0 SP1 增加了電子郵件數位簽章 DKIM (DomainKeys Identified Mail) 和郵件總監等功能。電子郵件數位簽章 DKIM 可解決企業外寄信件被其他電子郵件系統判斷成垃圾信或釣魚信件等問題,而郵件總監可因應複雜的網路環境與架構,設定不同的郵件路由,讓管理者建立更彈性的郵件系統架構。

行動稽核不受限,提升企業流暢度

行動裝置近年來日趨盛行,連帶著許多企業的工作平台也更加多元化,由傳統的桌上型電腦進一步的擴充到各式各樣的行動裝置上,藉由行動裝置帶來的方便性和即時性,進而改善企業內部作業流程。電子郵件一直被視為企業內稽內控最重要的環節,任何一部分的疏漏都可能造成資訊外洩或者作業上的延誤,在這高強度的作業壓力下稽核人員無不戰兢以對。導入行動裝置輔助內稽流程,企業不再擔心稽核人員無法即時處理信件,進而導致作業無法繼續進行。行動審核 App 縮減企業內稽的流程,而 DKIM 數位簽章與郵件總監等功能,讓郵件溝通更加順暢,提升企業對外的溝通效率。