2017 年


2017-06-27

企劃處

「你還只用 Email 嗎? 」善用溝通工具,讓您辦公更有效率

工作的時候,我們每天一定要檢查一下 Email 信箱的對吧?坐在辦公室、外出研討會、甚至是客戶拜訪時,只要有空檔,都要確認一下目前是否有新信件或是臨時事務要處理。

用之於溝通,一封「郵件」通常就包含了「溝通對象、訊息內容、及參考文件」等要素,資訊內容相當完整,所以工作的交辦事項,至今仍多半仰賴 Email 溝通。

 

不只限於 Email,團隊「溝通」隨時隨處發生

從以下 Email 溝通形式而言,可將訊息區化成三個類別

由於在眾多溝通工具當中,Email 是少數可以同時保持溝通 3 要素的工具,所以還是很多使用者會用 Email 作為會議記錄、規格決議、或是計劃書最終版的公告,必要性相當高。所以,短期內電子郵件的溝通形式不會消失,而會衍伸更多類型的企業溝通工具。

開會時也是溝通呈現的一種形式,參與會議的人們就是此次的溝通對象,而參考資料,就是帶進會議室中的紙本文件,數據統計圖表等等。訊息內容,則是在會議中我們所講出的每一句話。

 

 

透過新一代的即時通,隨時找出關鍵檔案

現在請你找出你的主管上週四下午傳給你的文件檔案,請問你會怎麼做呢?

你是否會到聊天室中不斷地往上翻找,期間你可能會經歷很多文字、文件、照片、及連結,快要眼花撩亂之際,也許你才找得到?(也有很多時候你可能找不到)

 

 

一個好的即時通訊,可以幫助使用者在溝通前及溝通後都有效率。不僅當下對話即時完成,事後想查找歷史檔案時,也可以快速找到。即時溝通,舊資訊查找也要即時。

很多時候只要把檔案傳給對方,也不太需要其他的文字訊息說明,就可完成溝通。如果可以單只傳檔案就好,省去寫 Email 標題及內文的時間,一天又可以多完成好多事情。

 

給個檔案連結,比直接傳送方便 

傳檔案,大家通常在意兩件事情:1. 檔案太大怎麼傳、2. 對方是否確實收到。特別是寄送 Email 的時候,附檔太大對方可能收不下來,這時可以考慮先把檔案上傳到商務專用的儲存空間,然後將檔案的下載連結分享給對方,這樣可以降低寄信時郵件的大小。

 

 

此外利用連結傳輸,還可以追蹤檔案下載次數等相關紀錄,避免檔案寄出去後,石沉大海的困境;如果不小心寄錯,還可以趕快刪除連結,避免資訊外洩。

你也同時可以邀請外部使用者上傳檔案於專案資料夾中,統一集中專案相關檔案,避免資料外洩,若需更高規格防護,還可以加密,有密碼才能下載。

 

出差在外,善用雲端服務跨境漫遊

很多企業兩岸三地設有據點,有時人員出差到兩岸三地,信件溝通會變得不是很順暢,不定期的會發生信件寄不到,或信件遺漏的狀況,這時可以選擇兩岸漫遊通服務,避免重要訊息遺漏。

 

不用費神自行 Study,選擇可靠的雲端服務就 OK

如果你是企業資訊人員或是管理者,在聽完上面的溝通工具之後,先不用急著頭暈,或擔心要花費很多預算。雲端服務相較自建系統,包含了「入門費用低」、「導入快速」、「解決方案完整」、「高規格設備」、及「即時客服支援」等眾多特色。有別於傳統資訊人員習慣以自建的方式,去架設企業所需要的各種資訊系統,現在有很多功能,都直接整合在一起,以雲端服務的方式,輕巧快速地提供,我們需要找到值得信賴的廠商,進行服務訂閱的動作即可。

  • 企業 IT 預算有限,訂閱模式比資本投入更經濟

由於大環境影響,許多企業的採購資訊預算也不若以前充裕,所以建置IT系統的預算規劃,也從過往的「資本投入」長程願景改成「費用化」的短程計畫。也就是「用多少,付多少」概念。雲端服務的起始預算門檻較低,在此情況下,將會有越來越多的企業用戶,選擇投入雲端服務的懷抱。

  • 雲端服務嚴格把關:資訊安全、機密資料安全、APP 安全

還沒接觸雲端服務領域的企業第一個會擔心的就是資訊安全的議題。而其實,目前已有許多檢測與認證單位,可以協助對於資料儲存與相關管理議題的把關。

政府的共同供應契約採購平台,更明文要求,上架的雲端服務,都必須經過層層檢測,項目包含:服務安全性、機房安全性、APP安全性等。ISO27001 認證就是一項被廣泛要求的認證項目。此外,檢測單位也很重視服務本身是否會無意間洩漏使用者的帳密隱私;APP更被分成不連網、連網及有購物功能等類型,進行適合的檢測方式。

  • 漸進式上雲端,郵件備份是很好的混合雲起點

目前還有一些企業尚未導入郵件備份歸檔功能,所以很建議此類企業用戶可以利用此功能作為您的第一片雲。自建郵件系統的用戶,利用雲端郵件備份歸檔服務的混合雲架構,一來達成了與雲端的第一次接觸,也不影響一般使用者的郵件收發操作,再來也同時將郵件資料做到了異地保存,如果郵件系統不小心有異常狀況,用戶的郵件資訊還是可以被妥善保護。

 

Email 不會消失,企業必須懂得聰明導入更多衍生性溝通工具

如同文章開頭所提,商務辦公利用 Email 溝通,有其必要之處,短時間內還不會被其他工具取代。但是隨著溝通需求的演變,的確有衍生性的溝通工具產生。企業用戶可以仔細評估怎麼樣以更有效率的方式將相關工具一次建置完成,快速提升商務辦公效率。讓用戶自身的日常業務營運更順暢,產品上市或服務推展的效率加快。選擇安全有保障的 ISO 認證廠商,導入一應俱全的商務溝通雲端服務,可說是更快提升商務辦公生產力聰明選擇。