2017 年


2017-07-28

行銷處 技術專案經理 王東祈

善用郵件並行架構,降低企業成本支出

IT 例行費用,從郵件主機開始檢視

企業在編列年度資訊預算時,往往希望每一分錢都能花在刀口上,因此 IT 部門必須在有限的花費中尋求得到最高效益,甚至期望可以從現有的例行費用中尋找可以節源的方式,進而獲得更多經費得以運用。如果您也有同樣需求,那麼郵件主機也許就是第一個可以思考如何節省成本的服務。

近年來,越來越多企業主發現內部建置的電子郵件系統相關成本過高,因而開始思考置換郵件主機的可能性。當然,置換電子郵件系統是一項非常重大的工程,其中最大的困難之一就是必須改變所有使用者平常的操作習慣,因此如何將影響範圍降至最低,相信是 IT 人員一項重大的挑戰。然而,系統置換難度大多時候與規模有關,若能只將一半的使用者移至新的使用環境,那麼理論上與全部置換相比,其影響程度可能只有一半,如果能再好好地規劃需要置換的對象,那麼系統移轉的影響甚至可達到微乎其微。

 

異質郵件系統並行架構,郵件置換不再是是非題

總和前述,企業主在思考郵件主機置換時,不再只有換與不換的選擇,網擎資訊提出異質郵件系統並行架構模式,提供第三種平衡選項,藉由將原本高成本主機進行帳號「授權輕量化」,得以節省更多的 IT預算,同時也可使系統轉移的陣痛期大量縮小。

在考慮建置郵件的「並行架構」時,首先要了解現有的郵件主機功能是否有辦法支援並行模式。所謂的「並行架構」,是期望將同樣網域名稱的使用者帳號配置於不同品牌的郵件主機上,目的在於減少原有郵件主機的帳號授權,其中的關鍵技術為異質主機間必須可確認對方的帳號資訊,通常對於單一郵件主機而言,在收到內寄內信件(也就是同網域名稱的信件)時,會認定為本身的郵件帳號而直接處理。因此若要確認現有郵件主機能否建置「並行架構」,首先的必要條件就是郵件主機可設定若「收到本機網域帳號」卻「不存在」時,可將「信件傳送至其他主機」。在確認現有主機功能可支援後,以下就依網擎資訊 Mail2000 電子郵件系統為例,說明如何搭配建置郵件並行架構。

 

【Mail2000 並行模式設定畫面】

                                              

在實際的導入郵件並行架構的經驗中,既然目的是在節省授權,理論上會期望一半以上的使用者可以進行郵件置換,加上 Mail2000 本身強大的系統效能,因此在架構規劃上會把 Mail2000 設置於現有主機之前,使其可以處理大多數的信件,如此一來同時可大大降低現有主機的使用率,提升郵件環境的整體效能。

【郵件主機並行架構圖】

 

收發信件時,Mail2000 若判斷該收件者非本機的同網域使用者(如圖片中的 user2@abc.com),則直接將信件導向原有郵件主機;而該主機因為同樣也支援並行模式,可判斷本身不存在的同網域使用者(如圖片中的 user1@abc.com)之信件直接傳往 Mail2000。如此架構之下,便可達到兩種郵件主機的並行,將原有高價的郵件主機授權降低,減少企業付出成本。依照網擎資訊的導入經驗,原本 3000 U的企業使用者,若將一半的帳號轉移至 Mail2000,預計將比繼續使用原系統可節省 25%~35% 的花費,相對而言也就提高了其他資訊專案可運用的成本,靈活 IT 部門的年度規劃進行。

 

慎選轉移對象,並行架構導入事半功倍

在郵件系統轉移時,使用者面對操作環境改變所產生的疑慮,往往才是置換郵件系統最常發生且最瑣碎的問題,因此,透過並行架構的導入,可以規劃將哪些人員進行轉移、哪些人員留在現有主機,以一般導入經驗來說,建議轉移對象可分為:

  1. 新進人員:新進人員到一個新的工作環境,會配合政策使用公司提供的服務,通常在操作上並不會有特別的想法
  2. 較少使用郵件服務的人員:不同的企業都可能會有一些員工族群是比較少使用郵件服務的,可能是基層行政人員、門市服務人員、外部業務或產線人員,也許在公司的政策之下每位員工都有使用電子郵件服務的權益,但由於這些人員可能較少使用郵件,因此對於系統轉移通常不會太大的意見
  3. 研發人員、IT 人員:一般而言,比較能接受較新的事物、或對於郵件操作較為單純的人員,也是相對好的轉移對象

當然,實際在進行郵件系統轉移時,不見得可以輕易地劃分轉移對象,因此在以往的案例中,企業也常以循序漸進的導入方式,以部門或特定族群為分類,一次轉移少部分的人員,等待確認一切正常後,才繼續規劃下一批的轉移對象,這種方法是執行並行架構較為溫和的方式,在 IT 人力資源有限的情況下,同時間只會面對相同類型的使用者問題,對於 IT 人員負擔可大大降低。

台灣企業普遍在預算執行上常有降低成本(keep the cost down)的規劃,因此也影響到每年度 IT 可執行的預算,甚至 IT 部門受到企業的政策主導,必須開始尋求例行性成本支出的降低。因此,若企業內部仍在使用高成本郵件服務,選擇 Mail2000 電子郵件系統的並行架構模式,將是有效降低現有郵件成本的解決方案。