2017 年


2017-11-28

產品處 產品經理 王筱雯

邁向雲端辦公風潮,攜手提高員工生產力

隨著雲端應用的趨勢來襲,傳統的 IT 基礎架構逐漸朝向雲端遷移,同時越來越多的企業開始採購雲端解決方案,促使團隊間的工作型態變得更有彈性,在人手一台智慧型手機或筆電的潮流下,工作不再侷限於辦公室,即便團隊或部門分散於不同地點,只要能上網的地方就能開始工作。2017 年初 IDC 分析師 Frank Gens 就曾預測在 2018 年前將有百分之六十的企業 IT 工作量將在辦公室以外的地方完成,而雲端服務將從試驗階段,轉變成企業大量採用。由此可見,團隊間的溝通不僅不拘地點,就連溝通工具也不再僅限於單一產品,隨著即時通訊、協作平台的誕生,企業級的溝通工具需求同時也在悄悄成長。
 
結合 Email 與協作特性,工作效率超展開
 
工作中不論是產品文件的提供或是合約內容的確認,大多仍會選用電子郵件作為正式的溝通往返工具,現今的企業雲端服務商提供多樣化的整合服務,以電子郵件為出發點,運用線上協作的特性,打造無縫溝通的郵件協作平台。而企業主該如何評估是否該為團隊導入新一代的協作平台?Openfind 根據多年雲端服務經驗歸納出以下三項協作為團隊帶來的效益,提供讀者參考。
 
  •  線上附檔預覽/編輯,實現檔案不落地
一般我們習慣將郵件附檔下載至本機後,再進行檢視或編輯,但其實很高的比例只是看幾眼或改幾個字就關掉了,不僅佔用空間也容易造成檔案散落四處。如今可以透過預覽的方式,線上檢視信件附檔,或將信件中收到的文書檔案(word, excel, ppt)開啟後轉為開放文檔格式(ODF, Open Document Format)進行線上編輯,編輯完的檔案也會自動存放在雲端硬碟,讓使用者做後續的分享與協作,不僅能省去刪除檔案以節省硬碟空間的麻煩,更能落實檔案不落地的安全原則。
 
 
  • 檔案權限有控管,協作文件不外流
線上雲端編輯的權限控管很單純,主要提供內部同仁使用,因此只要是同一個網域內的用戶,就可以共同編輯文件。透過雲端硬碟內的「共享連結」,便可複製文件的連結或以郵件寄出分享給團隊。假設有人不小心將內部的機密文件連結以任何方式傳給外部人員,出了網域的大門是無法開啟文件,可以避免有心人士的盜取以及資料外流問題。
 
 
  • 多人協作搭配即時通訊,讓溝通隨時進行
當專案團隊是由多個跨部門同仁組合而成時,在無法隨時面對面的情況下,可以透過線上協作與即時通訊的輔助,解決團隊裡與文件溝通有關的問題,例如:會議紀錄的確認或是專案文件的交流。適時運用協作工具,在編輯文件的同時,讓團隊成員參與協作或是透過即時通訊提供相關意見,從遠距掌握團隊間互動,不僅能縮短彼此的溝通距離,更能提高工作的效率。
 
 
善用雲端服務,讓企業領先在起跑點
 
現代環境受到資訊技術驅動的影響,間接迫使企業朝向數位轉型的道路,演化越快的企業越有機會能搶先市場、贏得先機。根據國際知名研究機構 Gartner 表示:「2018 年時,絕大部份最具創新技術的數位生產力工具,都將只提供雲端服務,而到了 2021 年,將有超過 70% 的企業員工已能充份掌握雲端辦公室的各項功能,並能得心應手的使用。」雲端服務所提供的資訊共享與協作服務,大大提升團隊間的溝通效率,而團隊工作效率便是企業競爭力的關鍵要素之一,企業追求高效的數位管理工具,不僅能帶動工作效能,相較自建也能節省更多成本。