Openfind 成功案例


五福旅行社

導入產品:
新系統正式上線至今運轉超過 4 個月,郵件主機未曾發生過任何中斷停擺,以往同仁因收發信件不順而頻頻向資訊部求援,如今近乎絕跡,也陸續開始採用過去沒有的 WebMail、Mobile Mail 等功能,親身感受手機與 Outlook 行事曆即時雙向同步的便利性,影響所及,從前非得在辦公室執行的作業,現在不管在外部或家中,都可接續處理,使員工生產力大幅攀升。

五福旅行社於 1988 年成立以來,歷經 30 個年頭以日本旅遊商品為根基,近年積極發展不同主題旅遊:如市場首創獨家歐洲日本『蔬食旅遊』、日本聖山『富士山登山旅遊』、五迷粉絲『五月天海外演唱會』、開發米其林指南-摘星美食旅遊、與航空公司合作九州佐賀航線承包系列、歐洲伴自助旅行系列等、寰宇商務中心通關服務,並將旅遊市場分齡分眾,強化旅遊的廣度及深度。迄今產品已囊括全球各旅遊地團體遊、自由行及國際機票與票券等全產品,透過全省24個營業服務據點與建全的網路銷售,利用線上線下通路串連,承接來自直客與同業的各項旅遊需求,已是台灣旅遊業界的前五大知名旅行社,現今員工人數已達750人。並於2018年4月在許順富董事長領軍之下,股票正式掛牌上櫃,成為國內旅行業界第五家進入資本市場上市櫃旅行社。

迄至今日,五福於全臺灣設置 24 個據點,總員工人數為 750 位,平均每日收發逾 3 萬封電子郵件,總流量達 11~12GB,多數郵件流量來自內部群發,對外聯繫的佔比相對較小,主要因為特殊的旅遊業態使然,經常有需要緊急推廣的商品,必須迅速傳達相關資訊給眾多員工,藉由同仁們各司其職、團隊作戰,衝出最佳銷售績效。

「在五福內部,不時可見一封封夾帶 8~9MB 簡報檔的龐大信件,同時寄發給大批同仁,」五福資訊部主任孫任節說,居高不下的郵件流量,對郵件系統的穩定度構成嚴峻考驗;可惜五福沿用近 8 年之久的郵件系統,不論軟硬體效能,都無力支撐郵件的穩定傳輸,加上其餘若干不利因素,導致每隔幾個月,系統就出現 1~2 小時不斷重新開機的場景,造成郵件收發失常。

前述異常現象,對於在營業上高度仰賴郵件往返的五福,堪稱不可承受之重。因此在去年(2018)中旬,五福決定更換郵件系統,且希望速戰速決,以最短時間內完成選商與建置;歷經審慎評估,最終擇定引進網擎資訊(Openfind)的 Mail2000 電子郵件系統,同時一併導入 MailGates 郵件防護系統,於同年 8 月上線,就此揮別過往噩夢。

藉由專業推演,確保導入過程一帆風順

孫主任指出,歸納舊有系統之所以狀況連連,源自多個不利因素,首先軟體架構陳舊且未簽定維護合約,以致波折不斷,包括某些郵件只要寄送到特定網域,系統不知何故無法正常解析,造成收發異常,更慘的是,該軟體僅適用 300 人環境,撐不住五福現有的使用規模;其次服務廠商的人力有限,反應問題的速度慢,在故障排除上也淪於治標不治本;再者承載系統的伺服器硬體沿用多年,規格過時且效能不彰。

此外舊有郵件系統的 Anti-Spam 功能,僅止於關鍵字過濾,背後並無 Spam 資料庫支撐。而肇因於運作效能不佳,IT 部門也不敢開放 WebMail 功能,使應用格局備受侷限。

因此這回資訊部主導郵件系統打掉重練,設定的遴選原則,都是基於過去的痛點所設計,包括系統規模必須夠大,確保 700~800 人穩定收發郵件;務求能以較精簡的硬體規格配置,營造優異效能表現,意即須有高 CP 值,不需透過高等級 CPU、記憶體或硬碟來實現高效能;必須提供完善 Anti-Spam 防護功能;支援雙主機 HA 架構,以保障服務不中斷。

基於這些評選條件,資訊部從幾個標的中,篩選兩個最後抉擇的選項,包括 Openfind 與另一本

土廠牌,兩者的功能、價格帶相近,但最終由 Openfind 雀屏中選。對此孫主任解釋,另一廠商係以 HTML5 新穎技術開發 WebMail、通訊錄與行事曆,而五福重視系統穩定度,不傾向承擔新技術帶來的風險,加上新技術的背後,也亟需更高的硬體規格來支撐,不符當初設定的「精簡規格」條件,因而予以割愛。

「更重要的,Openfind 業務人員相對熱心主動,願意花費更多時間,耐心與五福交流訪談,」孫主任坦言,五福期望的上線時程急迫,幾無容許試誤的空間,不但在導入期間該有的教育訓練、功能介紹,都必須確實到位,特別針對新舊系統之間的帳號密碼與信件移轉,更須透過多次會議反覆沙盤推演,在在需要借重服務廠商的專業與歷練,預先設想後面可能遭遇的難題、並及早因應,避免走冤枉路。

前述的緊湊要求,Openfind 應允大力支援,後續也信守承諾,全程參與五福召開的密集會議,把可能面臨的狀況逐一點出,細心提出解決問題的建議,使實際切換過程極為平順,沒有任何波折。

系統打掉重練,揮別郵件收發停擺之噩夢

他舉例說,此次導入的主體包含 Mail2000 郵件伺服器及兩臺 MailGates 防護主機,兩套 MailGates 形成 HA 架構,負責在 Mail2000 前方過濾有害信件與附檔,彼此需要隨時論詢是否收到信件;為確保所有外來郵件都經由 MailGates 過濾,Openfind 憑藉深厚專案經驗,引導五福將主要 DNS 機構的註冊名稱通通改為兩臺 MailGates,連帶隱藏郵件伺服器的 Domain,並移除郵件伺服器的 MX Record,確保外部郵件無法以 IP 指向的方式直達 Mail2000、跳過 MailGates 防護機制。單憑此一細膩思維,便可充分展現 Openfind 專業功力。

新系統於 8 月正式上線,至今運轉超過 4 個月,郵件主機未曾發生過任何中斷停擺,以往同仁因收發信件不順而頻頻向資訊部求援,如今近乎絕跡,也陸續開始採用過去沒有的 WebMail、Mobile Mail 等功能,親身感受手機與 Outlook 行事曆即時雙向同步的便利性,影響所及,從前非得在辦公室執行的作業,現在不管在外部或家中,都可接續處理,使員工生產力大幅攀升。

尤其令孫主任驚喜的是,一來 Mail2000 介面簡單易懂,幾無任何學習門檻,不諳 3C 操作的年長同仁也能輕易上手,二來更貼心提供雲端夾檔功能,使同仁不再需要藉助私人雲端硬碟來執行大檔案傳送,既減少資安疑慮,更有效提升內外部溝通效率;讓他不禁對 Openfind 充滿感謝,更慶幸資訊部做出正確抉擇。