企業溝通煉金術

改變溝通方式 輕鬆享有高效數位工作空間

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Openfind 企業溝通煉金術 1 - 檔案太大傳不出去?請你跟我這樣做!

透過郵件寄送檔案是企業最常使用的溝通管道之一,主要因為透過郵件傳遞檔案不受時間、距離的影響,可快速達到檔案分享需求;不過使用者常會因為想要寄送的檔案太大,無法順利將檔案寄送給對方。正因企業擔心大檔傳送過程會影響正常的網路頻寬,所以通常會設限郵件主機傳送及接收檔案大小。這一期的 Openfind 企業溝通煉金術,就要來為您解決這個難題!

檔案太大傳不出去到底該怎麼辦?Openfind 提供您另一個選擇!

Openfind ArkEase Pro 雲端儲存服務平台 (以下簡稱 AEP ) 除了能順利解決大檔寄送問題,更可透過平台的檔案分享管理,讓分享行為更為安全有效率。不僅可協助快速將大檔或資料夾轉成連結,且可結合郵件系統進行寄送檔案及回存檔案等動作,讓溝通更方便!

如何利用 AEP 進行大檔分享?以下就提供三步驟讓您輕鬆上手!

  1. 上傳所需要的檔案
    登入 AEP 系統,在個人「全部檔案」頁面,點選「上傳」按鈕,選擇希望上傳的檔案後,將希望分享的檔案上傳至 AEP
  2. 產生分享連結
    將滑鼠游標移至欲分享的檔案,點選「分享」按鈕,進行分享設定
  3. 透過連結下載檔案
    在設定分享頁面中勾選「分享連結」選項,系統產生此檔案的連結,利用「複製」按鈕複製此連結,並透過 IM 或 Email 等方式通知對方利用此連結進行檔案下載

看到這裡,是不是覺得傳大檔原來沒有想像中這麼困難重重嘛!這一期的「Openfind 企業溝通煉金術 - 檔案太大傳不出去?請你跟我這樣做!」就為您介紹到這裡。下一期還會有更多客戶敲碗的功能介紹,敬請期待!想要馬上體驗 Ark EasePro 大檔寄送的功能嗎?我們提供試用平台讓您立即輕鬆上線實戰演練!

上一期「Openfind 企業溝通煉金術 - 檔案太大傳不出去?請你跟我這樣做!」的撇步,大家都學會了嗎?既然學會了如何傳大檔,對方也順利收到了資料,但在檔案重覆修改與來回傳遞的過程中,該怎麼降低檔案數量衍生造成的困擾,進而提升工作團隊或專案小組成員間檔案交換的效率呢?這一期的 Openfind 企業溝通煉金術,就要跟您分享一個更方便的作法!

透過資料夾分享,建立雙方上傳與下載檔案的溝通平台

Openfind ArkEase Pro 雲端儲存服務平台 (以下簡稱 AEP ),提供資料夾的分享方式,讓您與溝通對象建立一個共用的空間,可輕鬆上傳與下載要交流的檔案!

如何利用AEP分享資料夾,提升部門或團隊的溝通效率?

  1. 新增資料夾
    登入 AEP 系統,在個人「全部檔案」頁面,點選「新資料夾」按鈕,輸入資料夾名稱 (範例中的資料夾名稱為 – “XX客戶檔案共享”)。
  2. 開啟資料夾上傳權限,分享連結給對方
    點擊資料夾的分享圖示
  3. 勾選「分享連結」與「允許上傳」,點擊「分享連結」右方的「複製」按鈕,並點選下方的「確定」按鈕。

  4. 透過資料夾上傳與下載檔案
    分享完成後,將複製的連結透過信件或者 IM 傳給對方,對方即可透過連結看到此資料夾畫面,並可透過上傳與下載進行不同成員間的檔案分享。

看完是不是覺得以後要開會討論專案資料的時候更方便了呢?這一期的「Openfind 企業溝通煉金術 – 組織團隊或專案小組該怎麼做好資源分享與檔案交換?」就介紹到這裡。想立刻與共事的夥伴們一起體驗這個功能嗎?我們提供試用平台讓您立即上線實戰演練!

前兩期的 Openfind 企業溝通煉金術,已經分別針對「資料夾」與「檔案」介紹了分享的方法,讓大家都可以簡單迅速的與不同組織單位或是專案成員進行資料的交流;但當檔案已經被下載完成、或者短期任務甚至專案時效已經結束時,這時曾經分享出去的連結,要如何管控安全性,像是分享連結失效或下載次數限制等設定呢?這一期的 Openfind 企業溝通煉金術,就要跟您分享更多管控分享連結的作法!

透過下載次數及分享時效等設定,降低資料外洩風險!

Openfind ArkEase Pro 雲端儲存服務平台 (以下簡稱 AEP ),在提供分享檔案或資料夾連結的同時,也能立即針對連結進行時效或次數的設定,讓使用者不需擔心欲分享的檔案在過了時效後,仍繼續被下載進而提高外洩風險。

如何利用 AEP 限制連結共享的時間或次數,管控資料安全?

  1. 選定欲分享的檔案進行分享
    登入 AEP 系統,在個人「全部檔案」頁面,選取要分享的檔案(下圖範例為分享「專案檔案.odt」),點選「分享」按鈕。
  2. 勾選「分享連結」即可進行更多進階設定
    勾選「有效下載期限」即可設定此檔案或資料夾的下載期限、勾選「有效下載次數」即可針對檔案下載的次數進行設定限制。
  3. 分享內容資訊列表
    分享完成後,即可在左邊選單的「分享連結」看到剛剛分享的檔案,列表上會顯示分享日期與下載次數的資訊。
  4. 隨時刪除分享連結
    即使設定的下載日期或下載次數還沒到期,或是想讓此分享連結失效,只需點選左邊選單中的「分享連結」,並找到要刪除分享連結的檔案名稱,點擊後面的垃圾桶,即可讓此連結失效!

這一期的「Openfind 企業溝通煉金術 – 檔案分享還可以設定下載次數跟時間?」就為您介紹到這裡。到底 AEP 的管理功能有多強大呢?不怕不好用只怕您不用!現在就提供試用平台讓您立即實戰演練!先偷偷說,下期還有更厲害的功能要跟大家分享喔,敬請期待!

在前面幾期,我們已經陸續分享過如何透過連結分享檔案與資料夾、以及針對分享連結的管控設定,相信大家都已經學會如何操作了吧?

當您了解如何分享與管控這些分享連結,與客戶、同事間的合作與溝通就能更加的順暢!但在享受便利的同時,有些人或許會考慮到安全性的議題:若由其他人拿到這個分享連結,是否也可以下載這個檔案,反而造成資料外洩?因此,這一期的 Openfind 企業溝通煉金術要跟大家一起討論的,就是如何為資料分享增加保障,替分享的檔案加上密碼!

針對檔案資料夾,分享時即可指定密碼!

Openfind ArkEase Pro 雲端儲存服務平台 (以下簡稱 AEP ),提供分享檔案或資料夾連結時,可針對連結加上密碼,讓只有知道密碼的相關人員,才能下載檔案。

如何在 AEP 分享連結時加上密碼?以下三步驟讓您快速上手!

  1. 先選定要分享的檔案,點擊分享按鈕
    登入 AEP 系統,在個人「全部檔案」頁面,選取要分享的檔案(下圖範例為分享「給客戶的機密檔案.odt」),點選「分享」按鈕。
  2. 勾選「分享連結」後,即可進行更多進階的設定
    可斟酌檔案安全性需求,勾選「需要密碼」設定此檔案或資料夾的密碼,密碼會隨機產生一組亂數,您也可以自行輸入想設定的密碼。
  3. 檔案需密碼才可開啟或下載
    設定完成後,當您分享連結給其他人時,對方就必須輸入密碼,才可看到分享的資料夾或下載分享的檔案。

這一期的「Openfind 企業溝通煉金術 - 為分享的檔案加上密碼保護吧!」就為您介紹到這裡。光說不練是沒辦法理解 AEP 的奧妙所在的,現在就趕快登入試用平台讓您免費用好用滿!

在前面幾期的企業溝通煉金術內容中,我們已經跟大家分享過許多有關連結的管理與應用,相信大家應該都了解如何操作了吧,錯過的也不要緊張,趕快來追一下進度.

而在與其他人共享您編輯好的檔案之前,通常會歷經以下過程:
  1. 首先透過 Office 製作文件檔案。
  2. 當文件製作完成後,將文件儲存於個人電腦的某個位置。
  3. 將此檔案透過公用空間 ( FTP server 或是網芳…等 ),或是 USB、信件、Line、Skype…等各種不同的方式或軟體傳送給對方。

一個檔案的製作與傳遞,前後卻需要經過檔案編輯器、內部檔案空間、公用分享空間、訊息溝通平台…等重重關卡,資料才能提供給對方,說起來實在有些不方便。其實上述這些步驟,僅需透過 ArkEasePro 雲端溝通平台就可一股作氣的達成囉!在這一期的 Openfind 企業溝通煉金術,就要告訴大家如何在同一個平台簡單又方便的完成檔案編輯與傳輸!

線上平台新增文件檔案並進行編輯

Openfind ArkEase Pro 雲端儲存服務平台 ( 以下簡稱 AEP ),提供使用者隨時新增文件檔,並編輯其內容。

如何利用 AEP 新增並編輯檔案?以下 5 步驟讓您快速了解!

  1. 點選新增檔案 ,點選「文件檔」後,輸入檔名。
  2. 輸入檔名後,即可看到新增的檔案位於檔案列表,點選編輯圖示即可進到編輯畫面。
  3. 進到編輯畫面後,即可開始撰寫您想要的文件內容囉!撰寫完畢後點選右上角的關閉按鈕即可回到檔案列表畫面。
  4. 針對要分享的檔案,點擊分享按鈕。
  5. 勾選分享連結,即可將此連結分享給其他人,若系統有串接郵件系統,使用者亦可直接透過此系統寄送郵件通知您想寄送的對象!

這一期的「Openfind 企業溝通煉金術 – 多人同時線上編輯檔案與分享!」就為您介紹到這裡。這可是最新推出的功能喔,還不趕快登入來搶鮮試用!