2021 年


2021-07-28

行銷處

企業不可不知的防疫 BCP 五大面向

隨著 2019 年底新冠肺炎疫情陸續在全球爆發,台灣今年五月也因疫情持續加溫,全國提升至三級警戒。事實上,企業面對無論是天災或是人為因素,帶來組織重大災害的狀況層出不窮,舉凡台灣 921 大地震或是 311 日本大地震所帶來的災害效應,以致機房停止運作、服務中斷的慘痛經歷,在在突顯出 BCP 的重要性。BCP 目的主要是為了減少組織事件發生之衝擊,及縮短系統停止提供服務之可接受度,以降低財務損失、維持企業聲譽、保護企業人員、提高客戶滿意度,以及法律的需求。

三級警戒期間才剛隨著疫情漸趨穩定而降級,企業該如何做好持續營運計畫?這則是後疫情時代的防疫首要課題,Openfind 也提供幾項因應重點:

1. 建立員工健康監測和追蹤機制:疫情控制人人有責,企業可透過簡單的工具程式,讓員工可即時回傳體溫紀錄,甚至是旅遊史等資訊,隨時掌握員工的健康狀況。

2. 建立公司主管應變小組:突如其來的災害造成企業營運受影響,企業應立即成立應變小組,除了掌握員工健康狀況外,還需因應大環境的變化進行各項細項調整。

3. 建立遠距工作機制:為配合政府防疫政策,建議導入可滿足跨地區、跨平台、跨裝置的遠距工作平台,讓員工隨時隨地的存取、編輯及交換檔案,迅速完成組織間的溝通及檔案分享。

4. 建立即時通訊機制:面對散佈各營運據點或是居家隔離的員工,若能透過企業溝通平台即時佈達各項消息,如促銷價格或客戶報價單等等,都能有效提高工作效率。

5. 做好災難備援和復原演練:近年來雲端時代來臨,加上企業行動化的普及率提升,基於風險管理考量災難備援和復原的需從平日做起,目的就是讓企業內部的系統與資料,能有最佳的保護措施,藉由合理的手段與方法,盡可能縮短系統中斷的復原時間,降低營運中斷所造成的資料損失。

面對疫情衝擊,市場變得更難預測,以 Openfind 科技業客戶為例,除了得配合台灣、新加坡、日本等地的工作時間,公司也嚴格禁止出差拜訪,因應三級警戒期間居家辦公或分流上班,其實只要有網路、一台筆電、一支手機就可以辦公,透過公司內部的企業 IM 系統,直接串連同事的電子郵件帳號,完全不必詢問客戶或同事的通訊 ID,就可以直接聯繫溝通,而且還能保存對話訊息,隨時查找過往的對話紀錄和檔案,完全掌握工作進度。此外,現在的企業 IM 系統可以設定群組,直接線上開會群組溝通,針對專案的會議討論也能透過檔案分享共編軟體,即時傳送文件檔案線上修改編輯,不受時間、空間限制進行協同作業。除了檔案分享的便利之外,因為考量到同事間在各地傳送內部文件,系統也會存取所有傳送編輯紀錄包含檔案下載、上傳、更新、分享,還可以設定檔案分享權限,確保組織內部的重要檔案不外流。

上述一系列的行動辦公解決方案,不僅員工不用擔心無班可上而造成家庭收入困境,公司也實現了 BCP 企業營運不中斷的理念,無需擔心居家隔離的問題,隨時隨地打造了一個安全無虞的行動辦公環境!但 Openfind 在此也提醒企業導入此類溝通平台時,要注意評估比較其與一般 LINE 或免費雲端硬碟的不同之處。對比坊間免費的雲端硬碟,其分享權限通常較為寬鬆,一有不慎即可能造成公司機密或個資外洩;在企業專用的檔案儲存平台,則可在分享時就限定可下載的期限與次數,並設定密碼等,有些更提供分享前需經主管審核的功能,從一開始就大幅降低分享的風險。目前全球包含台灣在內的各軟體服務廠商,很多都力挺受衝擊企業、推出紓困方案如:免費使用或短租優惠等,建議企業面對新冠肺炎危機時,可多加利用、正面迎戰,一起渡過難關。