2021 年


2021-07-29

產品經理 林怡辰

因應金管會防疫規定,產壽險業存證備查方案

自 2020 年初以來,新冠肺炎(COVID-19)於國際間持續延燒,災情不斷,而台灣也在 2021 年 5 月出現破口,染疫人數急速上升,一下升到了三級警戒,各個企業也必須因應政府政策,快速的推出應對措施。在家上班已經成為大多數的企業為了生存,而必須準備好的工作形式。其中,金管會針對產壽險業的保單簽署與存證,也放寬了原先的規定:允許業務保險員以視訊的方式與保戶簽約,並且規定簽署過程需全程錄影,但僅需回傳指定的重要畫面截圖即可,各單位不需擔心沒有足夠的空間或頻寬回傳影片;而為了減少人與人的接觸,進而降低病毒的傳遞,保戶簽署好的紙本文件,保險業務員不需立刻收回,可經由掃描、傳真、email…等方式回傳給保險業務員。待疫情降回二級,保險業務員再收回並繳回紙本文件即可。這個因疫情而有的政策調整,對各個產壽險業來說是個強心針,預期可降低因疫情而造成的業務損失。

然而,政策雖然放寬了,但企業實際上如何運作,以及如何解決運作上會遭遇的問題,這邊以保險業務員在新政策下的簽約方式為例,介紹如下:

1. 保險業務員找到合適的保戶,並準備好要推薦的保險資料,經由 email、LINE、傳真、紙本寄送…等方式提供給保戶,並約定線上簽約的時間,並確認保戶有事前準備好對應的視訊平台,如手機需安裝 app,或者桌機需有攝影機、麥克風…等設備。

2. 於約定時間開始線上會議,全程錄影,一一說明保險資料,讓保戶了解內容後,在各個必須簽名的地方簽下姓名。

3. 請保戶將簽署的資料經由掃描、拍照…等方式轉為電子檔,經由 email、LINE…等等方式回傳給保險業務員。

4. 保險業務員整理收到的資料,並擷取錄影畫面。

在這樣的簽約過程下,可能會遭遇到以下幾個問題:

1. 保險資料太大,無法經由 email 傳送。

2. 保戶對 3C 商品不熟,視訊操作有障礙;沒有印表機印出資料…等硬體設備問題。

3. 簽約完成後,保戶回傳資料的方式五花八門,保險業務員需先從各個管道收到檔案後,再想辦法整理到適當的地方,如透過手機 LINE 收到檔案,但要想辦法傳到公司的電腦,檔案可能又因太大不能以 email 寄送的方式寄到公司內部,操作上會有些困擾。

4. 需再花時間整理此次會議相關的資料,如錄影的影片、重要簽約畫面的截圖、推薦的保單資料、客戶回傳的文件…等等,並需歸檔到公司內部,如果員工在家上班,這段的處理上會有諸多的不便,比起原先的簽約形式,增加了不少的工作負擔。

交換資料、整理資料衍生許多問題

針對上述流程而衍伸出來的問題分析,除了硬體設備上的問題,可得知問題點在於保險業務員與保戶之間「交換資料」、以及後續「整理資料」都可能遭遇困難。然而,這些問題點,其實只需一個適合的「內外資料交換平台」,既可建立起保險業務員與保戶之間的橋樑,也可讓保險業務員將資料直接在平台上整理與歸檔;以好的工具解決關鍵問題,可一併解決業務員及客戶的困擾。

內外資料交換平台為解決問題之關鍵

企業的首要考量,是要將此平台建立在哪邊最為合適,隨著法規的逐步鬆綁,金融保險業只能建立系統在企業內部已不是唯一的選擇。只要符合法規,直接使用雲端服務將可更快完成導入,因此,若要讓保險業務員與保戶能隨時隨地安全的連到系統,自建在企業內的 DMZ 區,或者建置在足夠安全的雲端平台,甚至是混合雲,皆是企業可以考量的架構。

再來要評估的,是這個內外交換平台需要哪些功能,才能滿足整個簽署流程,並且有足夠的安全性:

1. 簡化資料交換 

A. 透過與保戶共用的資料夾,將要提供給保戶的資料放在上面,並最好可以「線上預覽」,讓保戶不須將檔案下載下來即可開啟閱讀,增加便利性。

B. 保戶可將回簽的資料,直接上傳至此資料夾。

C. 可用連結分享此資料夾,這樣跟保戶之間的訊息溝通,不論經由 email、LINE、或其他 IM 軟體,皆可統一透過連結,讓保戶將資料上傳至指定的資料夾內,不需因為各個保戶不同的回傳方式,而需要從各種平台收集資料,為保險業務員省下不少麻煩。

D. 與保戶建立的連結可設定密碼,確保資料的安全。

E. 資料夾內可區分哪些檔案要分享給保戶,哪些不需要,保險業務員即可在平台上整理保戶相關資料。

2. 隨時隨地、支援各種裝置使用

A. 不論是建立在雲端或是企業的 DMZ 區,皆可讓保險業務員從家中或從公司單位連線,整理要提供給保戶的資料,以及保戶回簽的資料,即使業務員在家上班也可以高效率完成工作。

B. 在企業政策可允許範圍內,開放線上編輯平台、桌面端資料同步工具、或者開放 app,便利保險員作業。

3. 提供安全與管理功能

A. 傳輸與存放具有完善的防護機制:如資料上傳的管道需加密避免被有心人士偷窺;內建掃毒功能,於檔案上傳時掃描,確保檔案的安全,避免有害檔案傳入系統;系統可於底層加密,駭客駭入也無法看到檔案內容。

B. 管理者可轉移離職人員資料:當業務員離職時,透過管理功能,資料可直接轉移至主管或交接的員工底下,避免保戶重要資料遺失。

C. 完整的操作紀錄:系統應完整記錄包含人事時地的資訊,如業務保險員 A 於下午 3 點於家中的 IP 上傳了企業資料至平台。

D. 符合金管會稽查項目:金融保險業在建立新系統時,都需考量到主管機關的規定,尤其是放在 DMZ 區或雲端時,勢必要有更嚴苛的安全性規劃,因此,除了底層與架構上的安全性以外,此系統需包含如何避免內部重要資料外洩的機制,如 DLP 的相關防護設定,降低公司內部重要資料經由此平台外洩的機會。

當企業建立了這樣的系統,保險業務員即可於家中連上系統,準備要提供給保戶的資料,再經由連結,將保險資料提供給保戶,並於會議後將相關資料於同一個系統整理,避免不必要的重工,增加工作效率。

國際間的疫情至今仍十分嚴峻,不知何時能穩定控制,台灣首要目標需全民合作,讓疫情警戒降至三級以下,逐步恢復原先的生活。然而,企業應當在此次的疫情中有所警惕,事先模擬各種情況,預先準備好安全的工作環境,以及適當的工作平台,避免各種臨時的災害,對企業造成重大的影響,此次疫情雖然對眾多企業是個危機,但也是打破原先制度與轉型的一個契機,因疫情衍伸出來的新型態上班模式,不應在疫情過後消失,讓新型態的上班模式增加企業的彈性,可讓台灣的產業朝數位轉型跨出一大步,邁向國際。

 


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