2021 年
2021-07-29
因應金管會防疫規定，產壽險業存證備查方案
產品經理 林怡辰
自 2020 年初以來，新冠肺炎（COVID-19）於國際間持續延燒，災情不斷，而台灣也在 2021 年 5 月出現破口，染疫人數急速上升，一下升到了三級警戒，各個企業也必須因應政府政策，快速的推出應對措施。在家上班已經成為大多數的企業為了生存，而必須準備好的工作形式。其中，金管會針對產壽險業的保單簽署與存證，也放寬了原先的規定：允許業務保險員以視訊的方式與保戶簽約，並且規定簽署過程需全程錄影，但僅需回傳指定的重要畫面截圖即可，各單位不需擔心沒有足夠的空間或頻寬回傳影片；而為了減少人與人的接觸，進而降低病毒的傳遞，保戶簽署好的紙本文件，保險業務員不需立刻收回，可經由掃描、傳真、email…等方式回傳給保險業務員。待疫情降回二級，保險業務員再收回並繳回紙本文件即可。這個因疫情而有的政策調整，對各個產壽險業來說是個強心針，預期可降低因疫情而造成的業務損失。
然而，政策雖然放寬了，但企業實際上如何運作，以及如何解決運作上會遭遇的問題，這邊以保險業務員在新政策下的簽約方式為例，介紹如下：
1. 保險業務員找到合適的保戶，並準備好要推薦的保險資料，經由 email、LINE、傳真、紙本寄送…等方式提供給保戶，並約定線上簽約的時間，並確認保戶有事前準備好對應的視訊平台，如手機需安裝 app，或者桌機需有攝影機、麥克風…等設備。
2. 於約定時間開始線上會議，全程錄影，一一說明保險資料，讓保戶了解內容後，在各個必須簽名的地方簽下姓名。
3. 請保戶將簽署的資料經由掃描、拍照…等方式轉為電子檔，經由 email、LINE…等等方式回傳給保險業務員。
4. 保險業務員整理收到的資料，並擷取錄影畫面。
在這樣的簽約過程下，可能會遭遇到以下幾個問題：
1. 保險資料太大，無法經由 email 傳送。
2. 保戶對 3C 商品不熟，視訊操作有障礙；沒有印表機印出資料…等硬體設備問題。
3. 簽約完成後，保戶回傳資料的方式五花八門，保險業務員需先從各個管道收到檔案後，再想辦法整理到適當的地方，如透過手機 LINE 收到檔案，但要想辦法傳到公司的電腦，檔案可能又因太大不能以 email 寄送的方式寄到公司內部，操作上會有些困擾。
4. 需再花時間整理此次會議相關的資料，如錄影的影片、重要簽約畫面的截圖、推薦的保單資料、客戶回傳的文件…等等，並需歸檔到公司內部，如果員工在家上班，這段的處理上會有諸多的不便，比起原先的簽約形式，增加了不少的工作負擔。
交換資料、整理資料衍生許多問題
針對上述流程而衍伸出來的問題分析，除了硬體設備上的問題，可得知問題點在於保險業務員與保戶之間「交換資料」、以及後續「整理資料」都可能遭遇困難。然而，這些問題點，其實只需一個適合的「內外資料交換平台」，既可建立起保險業務員與保戶之間的橋樑，也可讓保險業務員將資料直接在平台上整理與歸檔；以好的工具解決關鍵問題，可一併解決業務員及客戶的困擾。
內外資料交換平台為解決問題之關鍵
企業的首要考量，是要將此平台建立在哪邊最為合適，隨著法規的逐步鬆綁，金融保險業只能建立系統在企業內部已不是唯一的選擇。只要符合法規，直接使用雲端服務將可更快完成導入，因此，若要讓保險業務員與保戶能隨時隨地安全的連到系統，自建在企業內的 DMZ 區，或者建置在足夠安全的雲端平台，甚至是混合雲，皆是企業可以考量的架構。
再來要評估的，是這個內外交換平台需要哪些功能，才能滿足整個簽署流程，並且有足夠的安全性：
1. 簡化資料交換
A. 透過與保戶共用的資料夾，將要提供給保戶的資料放在上面，並最好可以「線上預覽」，讓保戶不須將檔案下載下來即可開啟閱讀，增加便利性。
B. 保戶可將回簽的資料，直接上傳至此資料夾。
C. 可用連結分享此資料夾，這樣跟保戶之間的訊息溝通，不論經由 email、LINE、或其他 IM 軟體，皆可統一透過連結，讓保戶將資料上傳至指定的資料夾內，不需因為各個保戶不同的回傳方式，而需要從各種平台收集資料，為保險業務員省下不少麻煩。
D. 與保戶建立的連結可設定密碼，確保資料的安全。
E. 資料夾內可區分哪些檔案要分享給保戶，哪些不需要，保險業務員即可在平台上整理保戶相關資料。
2. 隨時隨地、支援各種裝置使用
A. 不論是建立在雲端或是企業的 DMZ 區，皆可讓保險業務員從家中或從公司單位連線，整理要提供給保戶的資料，以及保戶回簽的資料，即使業務員在家上班也可以高效率完成工作。
B. 在企業政策可允許範圍內，開放線上編輯平台、桌面端資料同步工具、或者開放 app，便利保險員作業。
3. 提供安全與管理功能
A. 傳輸與存放具有完善的防護機制：如資料上傳的管道需加密避免被有心人士偷窺；內建掃毒功能，於檔案上傳時掃描，確保檔案的安全，避免有害檔案傳入系統；系統可於底層加密，駭客駭入也無法看到檔案內容。
B. 管理者可轉移離職人員資料：當業務員離職時，透過管理功能，資料可直接轉移至主管或交接的員工底下，避免保戶重要資料遺失。
C. 完整的操作紀錄：系統應完整記錄包含人事時地的資訊，如業務保險員 A 於下午 3 點於家中的 IP 上傳了企業資料至平台。
D. 符合金管會稽查項目：金融保險業在建立新系統時，都需考量到主管機關的規定，尤其是放在 DMZ 區或雲端時，勢必要有更嚴苛的安全性規劃，因此，除了底層與架構上的安全性以外，此系統需包含如何避免內部重要資料外洩的機制，如 DLP 的相關防護設定，降低公司內部重要資料經由此平台外洩的機會。
當企業建立了這樣的系統，保險業務員即可於家中連上系統，準備要提供給保戶的資料，再經由連結，將保險資料提供給保戶，並於會議後將相關資料於同一個系統整理，避免不必要的重工，增加工作效率。
國際間的疫情至今仍十分嚴峻，不知何時能穩定控制，台灣首要目標需全民合作，讓疫情警戒降至三級以下，逐步恢復原先的生活。然而，企業應當在此次的疫情中有所警惕，事先模擬各種情況，預先準備好安全的工作環境，以及適當的工作平台，避免各種臨時的災害，對企業造成重大的影響，此次疫情雖然對眾多企業是個危機，但也是打破原先制度與轉型的一個契機，因疫情衍伸出來的新型態上班模式，不應在疫情過後消失，讓新型態的上班模式增加企業的彈性，可讓台灣的產業朝數位轉型跨出一大步，邁向國際。
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