2021 年


2021-11-26

產品經理 廖為紹

視訊會議也該歸檔!DLP + 法遵保障知識財

2020 年 COVID-19 在國際間造成嚴重傷亡,台灣靠著嚴密的邊境管制,得以維持正常上班、上課的生活。少數企業為了預防疫情在台灣爆發,陸續採用各種分流、遠距的方式作為演習。2021 年 5 月,台灣進入第三級警戒,短短一個月內政府宣布學校停課不停學,並強烈建議私人企業全面實施遠距辦公。原本只是作為備案的遠距辦公(教學),轉眼間成為全台灣學生、上班族群的民生必需品。

疫情期間視訊會議發展

疫情期間因為老師與學生、同事或合作夥伴之間無法面對面進行課程、會議,「視訊會議」成為在遠距辦公(教學)使用率最高的工具。根據 UpWork 預估,到了 2025 年,全美會有將近四分之一(22%),也就是超過 3 千 6 百萬的用戶會在遠端工作(來源)。即使疫情趨緩,企業可能會要求員工返回辦公室辦公,無論是用戶或企業都親身體驗數位轉型,了解透過視訊會議能帶來的便利及優點,預估使用率不會低於疫情前的情況。

視訊會議的好處及需求

對一般員工或企業來說,透過視訊會議等方式遠距辦公,不僅不會影響員工的生產力,甚至因為節省了通勤時間,更能回饋在生產力上。企業甚至能評估招募國外人才,降低人力成本的支出,建立跨國團隊。
就員工而言,使用視訊會議注重快速設定以及協作功能;因為參與會議人員可能包含內部員工及外部人員,因此快速發起會議並邀請成員加入(透過連結、Email)為最主要需求。另外,分享畫面、白板、註解等功能,也都是讓與會者共享資訊時常使用的功能。

而對管理者而言,導入任何資訊系統(服務)都需要考慮到「資料外洩防護」(Data leakage prevention, DLP)的問題。在享受視訊會議帶給企業的便利及好處時,也必須考量到法令遵循歸檔,並挑選適合的解決方案。當外部司法單位要求企業協助舉證或內部由稽核、政風單位主動發起調查時,都需要盡可能還原當初會議中所有內容。

如何歸檔視訊會議

歸檔郵件的方式,一般透過 POP3、IMAP4 或 SMTP 等標準協定,向郵件伺服器收取或接受郵件即完成歸檔步驟。疫情期間,「整合通訊即服務」(Unified Communications as a Service, UCaaS)成為全球發起視訊會議的最主要平台,常見 UCaaS 包含 Microsoft Teams、Google Meet、Zoom 等。視訊會議所包含的很多內容,都是 UCaaS 平台上的「訊息」,歸檔訊息並沒有標準協定可供支援,常見的方式是透過 API 向 UCaaS 服務發出請求取回訊息完成歸檔步驟。

為了還原一場視訊會議中所有資訊,需要歸檔的內容包含影片錄製、訊息、附檔及參與人員資訊等,下列將詳細說明:

影片錄製

會議所錄製的影片檔案,應維持原始未經剪接、壓縮、修改解析度的格式。

                                             MailBase 歸檔 Teams 會議錄製畫面

訊息

UCaaS 為了加速成員間溝通,多數支援編輯、刪除訊息功能並且優先顯示最新版本。歸檔系統為了歸檔完整性,所有在 UCaaS 上編輯、刪除的訊息都需要歸檔,並提供檢視編輯紀錄方式。 圖為 MailBase 歸檔 Teams 顯示訊息已編輯記錄。

                                              MailBase 歸檔 Teams 顯示訊息已編輯記錄

附檔

對企業而言,資訊系統中附檔可說是極具 DLP 疑慮,加密容易並輕易夾帶大量營業秘密。因此絕對有必要歸檔視訊會議上所有附檔,並支援全文檢索以便後續稽核步驟。

參與人員

歸檔系統應記錄視訊會議中所有與會的成員,如組織內部成員或外部來賓帳號。

時間

歸檔系統應記錄視訊會議中所有成員加入、離開會議的時間點,以及會議開始、結束時間。

除了上述歸檔系統中一定需要歸檔的資訊內容以外,提供使用體驗相似介面,以及快速從歸檔系統切換至 UCaaS 方式都能降低管理者學習曲線。

                                             MailBase 提供從歸檔訊息切換至 Teams 畫面

視訊會議已經不算是新名詞,從 20 年前的 3G 到現在的 5G,網路速度越來越快,軟體的視訊會議發展門檻越來越低。加上智慧型手機普及,幾乎任何行動裝置都可以進行視訊會議。但數位轉型的速度卻不如預期的快,較明顯的原因在於「成本」,無論是軟體、硬體甚至人力成本對於任何企業來說都是一個不小的花費。而影響更強烈的原因絕對是「動機」,雖然大家都知道數位轉型一定可為企業帶來好處,但在 COVID-19 疫情爆發前不論是企業或使用者都是缺乏動機。目前觀察國內、國外,COVID-19 所引發的數位轉型,已經改變了很多商業模式,影響必定會持續延續。人們被迫在一瞬間完成數位轉型,先滿足了便利性後,在疫情趨緩時,勢必需要回頭加強企業的安全性。資訊安全變化的速度,可說是與疫情變化的速度相當。如何在便利性與安全性達到平衡,一直都是所有全球企業持續努力要達成的目標。

 

參考來源

1. Upwork Study Finds 22% of American Workforce Will Be Remote by 2025

2. 敏捷性和創新的故事:《COVID-19 疫情期間視訊通訊的影響力》報告調查結果 - Zoom Blog

3. 整合通訊即服務 (UCaaS):UCaaS 如何提高現代工作團隊通訊效率 - Zoom Blog

4. 1G 到 5G 的艱辛歷程:一部波瀾壯闊的行動通訊史

 


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