2021 年


2021-12-29

如果 WFA 是混合辦公的下一步,企業溝通難題該如何解決?

根據國際貨幣基金(IMF)表示,自去年席捲而來的新型冠狀病毒(COVID-19)疫情,使得全球 GDP 大幅萎縮為 - 3.5%,其嚴重程度遠大於 SARS、金融海嘯。隨著市場變得越來越難預測,各種經營模式與產業型態所遭遇的機會與挑戰自當截然不同;日前美國富比士網站報導也提到,在 2020 年疫情大爆發前期的確是以在家工作(Work From Home)為主,今年隨著全世界疫苗施打普及率提升,各國間逐漸恢復往來,WFA(Work from Anywhere)將會是 WFH 的下一步。

安全溝通儼然成王道,混合辦公必備三大工具

1. 數位簽章讓詐騙無所遁形

由於疫情的關係,在家工作、線上溝通的比例變高,網路詐騙的案例也跟著大幅增加,而根據 iThome 指出,網路詐騙中又以釣魚信件的受害者比例最高。網路釣魚慣用的手法為在 Email信件中附上假造的常用網頁連結並誘騙使用者點擊,當使用者於假造的網站上登入密碼時,駭客就藉此誘騙使用者點擊郵件中的惡意連結,盜取帳號密碼,甚至是偷竊信用卡號。眾多爾虞我詐的網路陷阱不勝其擾,此時就可以藉由數位簽章的工具降低風險,數位簽章就如同郵件的指紋一樣,當郵件附上數位簽章時就能確保這封郵件是來自真實的寄件者,且郵件在傳輸過程中也沒有被篡改過,讓詐騙信無所遁形。

2. 雙重認證提升帳號安全

另一個避免駭客攻擊的工具,我們可能常常會聽到「雙重認證」,雙重認證是藉由兩種不同的方式,來確認使用者的身分,這樣若只有其中一種認證被盜用的時候,另一種認證仍然可以保護帳號,讓駭客不得其門而入,就像家裡有兩道門一樣! 雖然登入時需要「多經過一道門」往往要花費較長時間,但在資安事件頻傳的今日,重要的帳號開啟雙重驗證後,便能大大的提升帳號安全! 

3. 企業 IM 簡單隔離病毒

而企業日常使用的 IM 即時通訊軟體,其實也常常遭受病毒的攻擊!攻擊者透過 IM 傳送訊息,讓我們使用者放下戒心開啟圖片後,植入惡意程式並暗中收集機密資料,這些都是很常見的中招手法。阻擋異常檔案,企業 IM 可以直接提供最簡單有效的病毒隔離措施!像是藉由管理者限制「上傳、下載檔案」的功能開關,針對不同的員工開啟或關閉檔案的傳輸權限,也可僅將比較危險的檔案類型設定為黑名單,這樣奇怪的 exe 檔就算成功偽裝得很像辦公文件也無法上傳囉!

                          上傳、下載檔案可分別限制開關權限,亦可設置附檔類型黑白名單

導入企業專用的通訊軟體,讓公與私有明顯的界線,既可保障公司的資料不輕易外洩,也不會過分涉及員工的私領域。以 Openfind 即時溝通工具 MailCloud Messenger 來說,在員工安裝好軟體及 APP 時,就會直接內建公司內部所有同事帳號,員工不需要私底下互相交換 ID 加好友,內部 email 帳號統一由公司的 IT 部門控管,不但能改善內部溝通效率還兼顧安全性。 

遠距辦公還潛藏哪些問題?不容忽視的溝通三大重點

1. 檔案存取完整記錄協助控管

對企業來說,放在雲端的檔案,如果使用者傳輸檔案都不需經過上級或主管審核,事後也不會留下任何記錄,就可能因不小心在編輯檔案的時候誤刪重要資訊,一去不復返。因此,最安全的雲端檔案儲存,莫過於分享的檔案都具備完整 log 紀錄,所有檔案分享、設定及存取必須要有記錄備查;無論任何人對檔案做出新增、修改、刪除或分享等動作都可追蹤,確保彼此的資料都有完整的保障。另外,透過版本控管的機制,一旦不小心刪除了重要資料,更可輕鬆透過一鍵還原到之前的系統版本,大幅降低遠端辦公檔案遺失的風險。

2. 檔案分享 DLP 降低資料外洩風險

為減低疫情帶來的衝擊,不少企業及時展開遠距辦公等應變措施,可惜多數公司事前並未建立有效的檔案分享機制,甚至依舊仰賴 FTP、Email 等傳統模式,不僅操作不便更潛藏資安疑慮。為滿足檔案使用上的安全與便利,並且能支援 WFH 機制,提供建置在企業內部,並包含 DLP 的企業安全協作儲存方案正是最適合的解決之道。透過 DLP 相關機制,可判斷檔案內容是否有不適合分享至外部的資訊,確保企業內檔案在有限度的分享下安全無虞。既然遠端工作無法避免,為了能同時在家辦公,又得確保檔案不落地,企業線上操作檔案的平台,提供不同權限設定供線上瀏覽或檔案編輯加以管理,大幅降低資料外洩風險。

3. 線上即時協作提升溝通效率

混合辦公除了帶來上述提及的安全隱憂外,在這過程中與同事、廠商往來間的溝通討論及檔案交換,也潛藏著一些疑慮是需要被正視的。根據統計,上班族平均每天有 2 場以上的會議,然而,一場會議的事前準備到事後統整紀錄,是否時常佔據一半以上的上班時間?根據 Openfind 的經驗,其實只要有共編平台就可以輕鬆讓開會更有效率:會議召集人事前新增會議文件,讓各部門可於會議前提出想法,與會者可先行對他人的看法提出反饋,並先行準備資料回覆;會議當天僅需開啟文件直接討論,同時進行線上編輯,比起傳統方式不僅更快聚焦,也大幅縮短會議時間。

因應 WFA 協助後疫情時代溝通協作轉型

知名音樂串流平台 Spotify 日前宣布,一旦疫情結束,將允許所有員工在任何他們想要的地方工作,他們認為 WFA 已不是用定點定時的概念來衡量工作成效,選擇工作地點的彈性和自由度,反而更有助於平衡工作及生活。究竟企業該如何在面對充滿不確定未來的同時因應數位轉型,在瞬息萬變的全球大環境下超前部署?

透過雲端服務來解決安全溝通、協作分享的問題,此類 IT 轉型在世界各地已是現在進行式。有鑑於後疫情時代企業溝通協作的轉型契機,Openfind 除了朝多邊平台的角色邁進,也持續透過即時回應客戶需求,快速提供豐富的整合價值,未來也才得以因應愈趨複雜的產業與市場環境,利用「新常態工作模式」為企業永續生存與發展贏得更多可能性。

 


相關解決方案

Openfind Workplace 辦公雲 ─ 協助企業整合訊息溝通與線上協作,融合實體工作與遠距上班的混合模式