2022 年
2022-02-24
選擇私有雲的四大檔案交換情境
產品經理 林怡辰
隨著科技進步，3C 設備日益增加，日常要儲存的資料舉凡相片、影片、簡報等不盡其數，手機儲存容量逐年翻倍可見一斑。不只資料量，儲存及傳輸的方式也從 USB 隨身碟拓展到使用公有雲服務；免費的 Google Drive、Dropbox 或 Microsoft OneDrive 在個人用途而言十分便利，但在企業情境中，比個人使用更需顧及內外部協作與資訊安全；除了希望提升員工的工作效率，更要避免公司的重要情資外流，因此比起上述公有雲服務，台灣許多企業選擇較有彈性的私有雲架構，以完全掌控所有檔案及存取方式，常使用包括 Windows 網芳與各廠牌 NAS，抑或導入像 Openfind SecuShare Pro 這樣的企業檔案儲存平台。
傳統上，企業公用的儲存空間只能提供內部使用，但在追求數位轉型、以新的工作流程創造新效益的同時，很自然會開始尋找內外交換檔案更安全、便利的解決方案。此外，因疫情而衍生出 WFH 或甚至 WFA（Work from anywhere）等異地辦公的需求，讓企業馬上面臨如何選擇私有儲存雲的課題。以下根據網擎的經驗，分享最常見的四種檔案交換情境和導入時應注意的事項。
一、 員工自外部回存檔案
此主題又分為以下兩種常見情境：
A. 員工因公在外拍攝影片、照片時，目的多半是要將檔案分享給內部同仁或客戶，但若影片過大或照片很多，通常無法透過 email 或即時通訊軟體傳送。而員工若借助免費的公有雲，在未經 IT 清楚評估該公有雲及使用流程是否安全的情況下，資料外洩的風險不低。包括工地現場拍攝大量施工照片，希望快速回傳、完成施工報告，或是產壽險業務員，在疫情期間需將簽約過程錄影存檔、保單資料亦需拍照回傳等情況，如果公司未先提供適當的平台，工作很難有效又安全地完成。
要解決上述問題，企業可於 DMZ 區建立私有儲存雲，上傳權限僅提供給員工，並提供 app 或其他方式，讓大檔可穩定上傳。若檔案需要分享給外部協力廠商時，也可透過交換平台產生分享連結，在公司政策允可的情況下，供指定對象在輸入密碼後方能下載。
B. 近期因疫情而興起的 WFH，也屬於在公司外需回存檔案的情境。不論是用家中電腦或是公司配發的筆電，員工都應順利取得工作檔案，並且最好能即時備份回公司，這樣不論在哪上班甚至家中設備出狀況，都能取得最新版檔案，不會嚴重影響工作進度。
針對 WFH 需求，企業常見的解決方案有以下三種：一是擴增網路設備與流量，讓員工可透過 VPN 連回公司使用檔案；二是在家中與公司的各台電腦間安裝同步軟體，讓員工可直接在本機作業、提高效率，也顧及資料即時備份回企業內的需求。最後是使用線上的文書編輯和共編平台，讓員工可以只使用瀏覽器就能完成所有工作，雖然現階段支援的檔案類型或功能尚不及桌面辦公軟體，但多人共編能大幅簡化溝通，因此也是選擇企業儲存平台時，常列入考量的重要功能。
二、 供合作廠商或客戶回存檔案
員工與上下游廠商或客戶之間，常會需要交換資料，若能有個平台統一管理，而不是從 email、即時通訊軟體等不同管道收到後再整理，可以節省不少時間。例如：教授希望收取同學的作業，不用再透過 email 一封封確認、下載及彙整；只要檔案平台提供學生「只能上傳」的功能，時間到直接就完成作業檔案的收集，同時因為不開放下載權限，也可避免學生下載同學作業抄襲。常見的企業案例則是將客戶所需的商品檔案放在分享資料夾內，並以連結方式提供給客戶，對方在確認後也可透過相同連結回傳填好的資料，對企業或客戶來說都十分方便。
三、 對外分享資料
員工會有對外分享檔案的需求，但企業必須避免機敏資料外洩，因此專業的檔案平台需能自動檢查檔案內容，在確保符合企業規範後，再放行該資料可對外分享。有許多金融保險業者，在金管會嚴格監督下，對於相關系統是否提供稽核功能特別注重。以網擎某客戶為例，在導入合適的檔案平台前，每當有員工要對外分享檔案時，要先填紙本表單申請，等主管確認檔案內容後才能繼續作業，整個流程非常不便。
此企業在導入檔案分享平台後，因其具備稽核與審核機制，員工欲分享檔案時，系統會通知指定的主管或稽核部門審查檔案，審核通過後員工即能取得分享連結，後續便可輕鬆對外提供。一般而言也建議設定連結只有指定的時效內能使用，或下載者打錯密碼多次即鎖定檔案等功能，增加資料分享的安全性。
四、 整合內部現有系統，符合企業特殊使用情境
大多企業內部已建置各式各樣的系統，在不同使用情境下，會需要程式整合，才能創造更便利且不損及安全性的新工作流程。例如若公司已建置 DLP 系統，在導入檔案分享平台時，會設計讓對外分享的檔案先透過 DLP 檢查，確認無外洩風險才提供分享連結。或也有需要整合 ERP 系統，讓工作流程中自動產出的檔案，可透過儲存雲自動轉成 PDF 並提供線上預覽。為達成上述解決方案，除了需要建置一套具有完整 API 的檔案平台之外，也需要研發人員協助串接不同系統間的資料。
以上四種最常見情境，隨著企業需求不同，可從市面上各式訴求的檔案平台中挑選，但在確認功能規格是否完備之外，系統整體的安全性更是最重要的一環。以下提供導入時應確認的幾項資安要點：
1. 檔案的傳輸必須加密，包括購置並定期更新網站憑證
2. 分享檔案時可強制加上安全性設定，如：強制加密碼、連結具時效性、含機敏資料不能分享等
3. 系統原廠應有足夠口碑與技術能力，以確保可能的安全性問題會儘速修復
4. 經銷商或原廠提供可靠的客服管道，可以詢問和協助處理疑難雜症
隨著企業資料每年線性成長，又需因應數位時代資訊交換的多元情境，企業如何在維持高效率的作業流程、並在兼顧資訊安全的前提下導入合適的檔案交換平台，往往需要高階主管、IT 部門與所有使用單位共同討論及評估。而隨著這次 Covid-19 疫情的經驗，全球的辦公方式都面臨 WFH 等重大轉變，建議企業可掌握此一契機，順勢推動數位轉型，善用私有雲建置合適的檔案交換平台，以高效又安全的工作流程迎接後疫時代。
相關解決方案
SecuShare Pro 企業雲端儲存平台 ─ 滿足企業全方位需求：安全可靠、檔案永存、協同作業