2022 年

2022-05-30

eDiscovery!讓企業面對訴訟調查更科技有效率
產品經理 廖為紹

企業可能因為合約、商業糾紛、協助調查等原因,而面臨到打官司的情形。當法律訴訟發生,除了靠相關人等的證詞,還必須配合具有公信力的證據,對於訴訟成敗才能發揮關鍵性影響。隨著資訊科技發達,電子儲存資訊(Electronically Stored Information;ESI)或數位證據(Digital Evidence)在訴訟中用來作為呈堂證物而受到矚目。

電子儲存資訊 (ESI)的證據力

2006 年 12 月,U.S. Federal Rules of Civil Procedure(FRCP)提出,所有電子儲存資訊(ESI)擁有與傳統實體文件相同的法律效力,表示電子儲存資訊(ESI)可能會成為一宗官司的關鍵物證。

而我國在 最高法院 107 年度台上字第 3724 號判決中提到:

一般而言,數位證據具無限複製性、複製具無差異性、增刪修改具無痕跡性、製作人具不易確定性、內容非屬人類感官可直接理解(即須透過電腦設備呈現內容)。因有上開特性,數位證據之複製品與原件具真實性及同一性,有相同之效果,惟複製過程仍屬人為操作,且因複製之無差異性與無痕跡性,不能免於作偽、變造,原則上欲以之證明某待證事項,須提出原件供調查,或雖提出複製品,當事人不爭執或經與原件核對證明相符者,得作為證據。

因此,訴訟過程當企業提出數位證據時,必須交代電子儲存資訊(ESI)來源與獲取過程,且絕對避免修改其原始內容以保證其證據力。如果無法提出電子儲存資訊(ESI)儲存、搜尋到變成關鍵證物的詳細過程,重點就在於資料本身的真確性與可用性。

eDiscovery 如何提升查詢準確率

eDiscovery 是電子蒐證(electronic discovery)的縮寫,有時會寫成 E-discovery,意指搜尋及找出電子儲存資訊(ESI)的程序。當企業需回應法律事務或調查時,一般都需要由內部法務及資訊部門協同執行這個程序。

eDiscovery 中查詢的電子儲存資訊(ESI)必定包含各種檔案類型。常見 Email、Office 文件、即時訊息這種包含文字的類型,就可以透過抽取文本進行查詢,使其成為結構化並搜索檔案內容。查詢過程必須支援多種條件式、精準比對、模糊比對、正規式查詢、檔案內容關鍵字等功能。

其他常見多媒體檔案如:錄音或錄影,提交法院作為證據前,需先將內容轉換成文字一併提交給法院。因此,企業中的法務部門收到資訊部門提供多媒體檔案後,會開始整理譯文。整理譯文過程雖然有一定難度,但並不難達成。而資訊部門在查詢多媒體類型電子儲存資訊(ESI)時,如果沒有像語音轉文字、圖片轉文字甚至透過機器學習技術(Machine Learning;ML)以圖找圖這樣的工具,在 eDiscovery 過程中,可能無法精準地查詢到法務部門需要的檔案。

理想中的企業會將 eDiscovery 的工作整合進資訊生命週期管理(Information Lifecycle Management;ILM)中。

舉例來說,創造 ESI 時就加上一個標籤(tag),協助電子儲存資訊(ESI)在內容與政策上的對應關係。可能會標註如:專案名稱、 最後更新時間、擁有者,這類資訊可以協助往後資訊生命週期管理(ILM)自動化處理。當檢察官詢問,「某公司的資料在哪?」資訊或法務部門就可以透過標籤取得相關資料清單與歷史記錄。

雲端儲存解決空間問題並為 eDiscovery 加分

一般企業都會規劃資訊生命週期管理(ILM),可能受到法規要求歸檔指定年限,或自訂保留年限。對所有企業來說,這是必要的規劃與投資。使用 Local Storage 的資訊生命週期管理(ILM)規劃如下:

                                                 【Local Storage ILM】

搭配 Local Storage 的企業會將儲存成本投資在線上及近線設備上,訴訟發生可能需要調閱離線的資料,此時就需要資訊人員介入才能完成。然而如果企業能接受雲端儲存服務,一來可減低實體設備儲存成本,二來降低資訊人員維護成本,最終也能提升 eDiscovery 的效率。

                                        【Cloud Storage ILM】

至截稿前,國內的國家教育研究院的雙語詞彙暨書資訊網中尚無法查詢到 eDiscovery 名詞。而在全球資訊化越來越普及的情形下,無論在國內、外 eDiscovery 確實是存在非常久的議題。對於企業法務部門或政府檢調單位可說是家常便飯,企業的資訊單位可能無法了解編列預算儲存電子儲存資訊(ESI)以及花費人力協助法務部門這背後的意義為何。

筆者認為 eDiscovery 與 Information Security 資訊安全兩個議題相似的地方,都並非透過單一產品或服務就可以達成。而是需要企業內部許多部門成員投入,整合需多工具、系統互相配合、協同作業完成的。

Openfind MailBase 在 eDiscovery 領域中,能支援歸檔企業電子郵件、Microsoft Teams 即時訊息,並抽取文本所有內容(包含附件),搭配多種條件式及自訂正規式條件讓資訊部門及法務部門能依據企業及案件需求精準全文檢索。並可運用機器學習 (ML)技術,由企業自行訓練 AI 模組即可以圖找圖,完整查詢一般文字檔案及圖片檔案。

 

參考來源
•    最高法院 107 年度台上字第 3724 號刑事判決
•    法庭勝訴的關鍵-電子舉證
•    資料生命週期管理(Information Lifecycle Management;ILM)
•    國家教育研究院-雙語詞彙暨書資訊網

 


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