2018 年


2018-06-28

網擎資訊 行銷處 產品經理 張椽崢

以 API 深度整合輔助辦公室自動化、提升協作生產力

辦公室自動化 – 以資訊工具提升辦公室作業效率,包含三大要素:資料儲存、資料交換、資料管理;隨著資訊化加深,各系統間需使用 API(應用程式介面,Application Programming Interface)整合更是在 2000 年代起已萌芽。時至今日,企業常利用 API 來當成跨平台、跨系統間的聯繫管道,以進一步加快企業內外部資訊處理與協同作業速度。

Email 附檔傳遞管理再進化   

過去使用電子郵件用戶端軟體如 Microsoft Outlook 傳遞檔案時,許多檔案管理議題因此衍生:過大的檔案無法以附檔傳送、組織內部檔案四散各地,甚至員工自行透過公有雲傳遞檔案、難以管控與追蹤。Openfind Mail2000 電子郵件系統結合 Openfind ArkEase Pro 私有雲儲存服務,寄信時可附加雲端檔案,以簡便的操作輕鬆傳送大型檔案;郵件瘦身的同時,也降低郵件伺服器負擔。當使用者收到含有附檔的信件後,也能在 Webmail 讀信時直接將附檔儲存到 ArkEase Pro 中集中管理,便於後續利用。此一「信件與檔案無縫存取」的功能,即是 Mail2000 透過 ArkEase Pro 提供的 RESTful API 深度整合而成。同樣的 API,也應用在 ArkEase Pro 的 Outlook 及 Office 增益集(Add-in)當中;不同的系統透過 API 介接相同的儲存服務,讓使用者可以充份應用企業購置的雲端儲存系統、將工作檔案集中於一處安全管理。

 

整合案例分享 1:系統例行檔案全自動發佈

除了與郵件系統整合提升工作效率、強化檔案管理之外,企業也能自行應用 ArkEase Pro 提供的 RESTful API 與其它內部系統深度整合,實現辦公室檔案管理自動化。以某知名遊戲業者的應用方式為例,每當內部系統產出文件時,即會自動上傳到 ArkEase Pro 中,系統隨即產生分享連結、將該網址自動寄送給所有相關人員,這一切都自動完成、無須人工介入!以此方式透過 API 整合,將員工的例行性重覆作業降至最低、提升整體工作效率及品質。同時,系統可隨時查閱檔案下載紀錄,讓員工或主管能掌握檔案存取狀況,確保所有相關人員都已經接收到正確的檔案。

 

整合案例分享 2:依業務流程,串接內外部檔案處理

企業作業流程中往往會有與外部組織、甚至外部裝置傳輸檔案的需求。在另一實際整合案例中,該企業於各地的外點有許多自動化機台,這些機台運作過程中的檔案必須傳回公司進一步處理,應用 ArkEase Pro 的 API,外點機台可直接以HTTPS 加密傳輸檔案至指定儲存位置,不但大幅簡化過去繁複的傳輸作業,在縮短此工作流程時效後,相關業務更能快速推展。另也有將 API 延伸至訂單處理流程的案例:原本的接單流程,透過自動化處理後,即能加速完成訂單;只要提供給客戶一個 Excel 表單,將企業內部的 ERP 或 CRM 系統所需的欄位定義好、讓客戶填寫,完成後上傳到 ArkEase Pro 指定資料夾,其它內部系統再透過 API 自動取得資料、即可開始接單作業。這些案例,都對過往傳統業務流程,帶來前所未有的改善。

 

 

最後,除了便利之外,對企業應用而言,資料傳遞還是需要安全與稽核來把關。所有的操作、包含 API 自動化處理在內,合格的企業檔案系統,必須提供完整的檔案存取紀錄、報表及完善的資料分享管理機制,確保檔案合理、合法使用。Openfind ArkEase Pro 私有雲儲存服務除了上述管理機制外,底層儲存亦支援加密功能,此外更研發獨家的勒索軟體防護機制,確保企業資料之機密、完整性不受侵害,便利之餘,也將資安風險降至最低。