Openfind 成功案例


偉聖國際

導入產品:
偉聖國際陳金錫董事長認為,MailCloud 猶如「一線曙光」,使偉聖原先困擾的信件延遲與遺漏現象,都不復存在,確保客戶傳遞的每一張訂單、中山廠 QC 人員回傳的每一份驗貨報告,都能立即被處理。

郵件暢通無阻,行銷全球不間斷
偉聖國際啟用網擎 MailCloud 拓展綠色照明業務版圖

夜深人靜,點亮書桌上的「繽紛天使燈」,不僅讓室內瞬間明亮,更因為特殊光效而散發寧靜氛圍,為週遭人們帶來愉悅感受;這款叫好叫座、曾贏得德國紅點設計大獎的 LED 燈具,來自偉聖國際的自有品牌「虹瑞斯」(Home Resource)。

成立於 1988 年的偉聖國際(虹瑞斯),在董事長陳金錫帶領下,一路走來始終堅持「照亮地球每一個國家」信念,致力綠色照明,2006 年因應產能需求擴增,在廣東中山市火炬高開發區斥資購地興建新廠,為 LED 燈泡與 LED 燈具 OBM(自有品牌生產)業務的發展,建立堅實後盾,也繼銷路長紅的繽紛天使燈後,接連孕育企鵝燈等多款吸睛產品。

Email 是關鍵的商機溝通工具

陳董事長表示,偉聖積極在全球拓展商機,其間仰賴的主要商務溝通媒介,即是電子郵件,一旦郵件系統失靈,往往造成嚴重衝擊,一來可能影響訂單傳遞,導致未能即時回覆客戶,失去客戶信賴,二來可能影響總公司與中山廠之間傳遞 QC 文件,因而延宕產品交期。所以他極重視郵件服務的穩定度,務求每一封 Email 都正確即時被收發,沒有任何延遲或遺漏;尤其國內外有時差問題,臺灣的深夜,是某些國家的上班時間,在此時仍有大量商務郵件傳來,所以即使三更半夜,郵件系統也不容出差錯。

原先採用的郵件服務,近兩年間不只一次在深夜停擺,但事發當下,服務商卻唱空城,迫使偉聖忍受一整晚郵件不通的煎熬,拖到上班時間才能聯繫到對方進行處理。偉聖發現其實很多狀況都能在 10 分鐘內解決,顯示這些紛擾並非出自艱深技術難題,而是服務客戶的效率不佳;於是陳董事長指示資訊課長張詠智,開始評估轉換服務,歷經審慎篩選,擇定使用網擎資訊 (Openfind) 的 MailCloud 企業雲端服務,並於今年 2 月正式啟用。

陳董事長對此決定深表認同,因為 Openfind 身處競爭激烈的郵件市場,卻能屹立十餘年,足見核心技術底蘊與服務品質,都禁得起市場考驗;加上 MailCloud 提供 24 小時技術支援,絕不讓小問題累積成大麻煩,更讓他吃下定心丸。

郵件服務不再出包,不怕與世界失聯

張課長透露,過去還未採用 MailCloud 時,他每天起床後,都立即抱著忐忑心情滑手機收郵件,生怕郵件服務出狀況,儘管如此,仍看到因驗證主機故障,導致偉聖的全體帳號莫名消失的慘劇,也曾因服務商無法對離奇的掉信事件找到原因,感到頭痛不已。對於以貿易為核心業務的偉聖,一旦這些紛擾持續出現,舉凡客戶埋怨、砍單或轉單等可怕結局皆可能發生,所以決定轉換跑道改用 MailCloud 企業雲端服務,最大期望就是不出錯,結果啟用迄今近半年來,果真沒讓人失望。

「除了滿足正常收發郵件的基本要求,MailCloud 還有不少『額外加分』功能,」張課長說,擁有維運郵件伺服器經驗的他,深知有些功能通常僅限於郵件伺服器,一般郵件服務則罕見,譬如「帳號授權」即是一例,但令他驚喜的,MailCloud 可提供這項功能,使職務代理人即使不知被代理者的密碼,亦可代理收發郵件,就連董事長或總經理欲閱讀特定郵件以掌握訂單狀況,或 IT 人員欲查看離職同仁信箱收件狀況(判斷該帳號應否刪除),皆可拜帳號授權功能所賜,發揮極大功效。

張課長指出,對於偉聖,業務往來的郵件至關重大,信中傳達的客戶需求,都務求即時回應,即使因業務員忙碌而無暇處理,亦應立刻啟動配套措施,快速滿足客戶期望;因而形成一種互助文化,董事長、總經理及業務主管可接收業務員信件,適時給予協助,因而讓單一帳號擁有多位收件者。無奈原郵件服務僅支援 POP3 運作,同一時間只允許一人收信,其餘連線暫時拒絕,使高層主管深感困擾。

MailCloud 支援 IMAP,因而大獲青睞

唯一解法是改採 IMAP 模式,讓多人同時收信,可惜不少雲端郵件服務商不支援此協定,相形之下,明確支援 IMAP 的 MailCloud 顯得難能可貴,因而在偉聖的嚴謹遴選下脫穎而出。不僅如此,MailCloud 旗下無論是客服、技術支援等不同團隊,經驗都相當豐富,客服人員可依據客戶實際需要,將需求準確轉介到適當工程師,確保客戶問題即時獲得完善處理;例如偉聖曾遭遇 IMAP 連線上的小狀況,便是在 Openfind 客服、技術支援的聯手協助下,透過對方於雲端主機微調軟體設定,精準提高IMAP連線數上限,重現暢通無礙的郵件收發品質。

另一令人驚艷的功能,在於 MailCloud 的 POP3 收信設定功能中,有一個「收取此信件匣所有信件」選項,只要善加勾選,出差同仁即使在外藉由非公司電腦、以 Webmail 方式發信,仍可將之收納到寄件備份匣進行留底,不擔心日後在辦公室無法查詢調閱。

論及 MailCloud 導入過程,在彼此事前的溝通討論下,平穩順利且無意外波折出現,張課長僅向網擎要求提供 MX(Mail exchanger)及DNS主機等相關設定資料、POP3/IMAP/SMTP 主機的完整網域名稱 (FQDN),並告知使用的埠號是否加密,即可協助偉聖從原本服務順利轉移至 MailCloud,並完成防火牆、Client 端等相關設定調整,讓台灣總公司與中山廠二地合計 90 位使用者,皆完整無誤收發信件。

陳董事長認為,MailCloud 猶如「一線曙光」,使偉聖原先困擾的信件延遲與遺漏現象,都不復存在,確保客戶傳遞的每一張訂單、中山廠 QC 人員回傳的每一份驗貨報告,都能立即被處理,緊密銜接後續工作流程,使 Home Resource 的優質照明產品,迅速交付予全球各國的買主,落實「照亮地球每一個國家」的初衷願景。