2022 年
2022-02-22
歸剛欸！分享檔案也可以校正回歸？
行銷處
在忙碌的星期一上午，你打開電子郵件系統，處理主管交辦的事項，其中有項任務是，在今天中午前將行銷素材寄給經銷商。你迅速將最新一季的產品簡報與手冊附加在電子郵件寄出，但是在寄出後才發現，誤將舊版檔案寄給經銷伙伴，無奈之下，你只能硬著頭皮再重寄一份。
如果公司導入檔案分享平台，讓我們來看看結果會有什麼不同？
如圖 1 所示，比較「檔案分享連結」與「夾帶郵件附檔」這兩種使用情境：您只需在信件內文貼上分享連結，即可將所有檔案分享給對方，即使更新資料也不需再重新寄連結給客戶。相較之下，夾帶郵件附檔的方式，若要更新檔案，就需透過信件頻繁的來回溝通。
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【圖1. 使用情境比較】
Openfind Workplace 的檔案分享平台，可彈性設定分享連結的權限及有效時間，為了方便管理，使用者可在分享連結加上註解，如圖 2、3 所示，避免過了一段時間後，忘記分享檔案的原因。而在協同作業時，團隊成員也可將建議與檔案更新資訊，寫在註解欄位，以提升工作效率及生產力。
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【圖2. 分享連結註解】
【圖3. 檢視檔案註解】
所謂「工欲善其事，必先利其器」，近幾年雲端辦公室成為一股新的潮流，為了因應在家上班等需求，雲端辦公室都會提供方便的協作分享工具，如果您的企業組織還沒導入，不妨參考兼顧隱私與安全的 Openfind Workplace 檔案分享平台。
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