混合辦公新常態從 MM 企業溝通平台開始

混合辦公興起,企業面臨工作方式的改變,MM (MailCloud Messenger) 企業溝通平台,因應數位辦公趨勢,協助企業改善內部溝通環境,不僅能避免公司營業機密外流,更能解決企業長久以來溝通協調不一致的問題;此外,若想更完整的解決疫後混合式辦公問題,網擎資訊提供的 Openfind Workplace 辦公雲,不只協助企業管理與追蹤員工工作績效,確保公司營運業務順暢,更為客戶提供建構混合辦公的最佳基礎。

企業案例

麗文文化事業 / 重視多元服務品質,帶領員工走向數位轉型

40 多年來麗文堅信發展文化事業,是提昇國民文化氣質的最佳途徑。經營的理念一向秉持專業、敬業、效率、誠懇、熱心的態度,不斷追求進步,以企業升級的概念來因應現今日新月異的消費者導向。

麗文文化事業範圍包含了出版、經銷以及門市販售服務,近年來積極嘗試管理數位化,過去企業組織在布達訊息以及工作溝通,多半以市面上免費即時通訊軟體做為傳達工具,但礙於現代人資訊龐雜,訊息雜亂往往難以溯源,主管也因此無法掌握資訊的精準程度。導入 MM 企業溝通平台之前,雖然在政府的補助計畫下,嘗試過其它企業通訊平台,但礙於授權費用過高,且功能上仍多不足,無法真正解決內部管理問題。經多方評估後決定選擇 MM 企業溝通平台,除了授權費用合理,最重要的是訊息可以追蹤管理,對話以及傳檔狀況皆可確認讀取內容,且能清楚知道已讀的使用者帳號;獨立的 APP 讓員工直接安裝於手機,確保訊息不遺漏,更提升組織在溝通上的效率,帶領全體同仁成功邁向數位時代。

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廣和科技 / 透過智慧管理打造資訊安全無疑的工作環境

成立於2004年,專精於軟性印刷電路板製造與銷售。憑藉著多年生產製造經驗,延攬高素質的技術團隊,持續累積及專注於技能發展。在各客戶群設計需求上都能提供最立即、有效的解決方案,並以最為嚴謹的產品品質深獲客戶群的認同與信賴。

廣和科技持續朝向多元化及高階技術發展,在日新月異科技產業中,不僅對品質方面要求,產品設計上的精密度與可靠度更顯得極為重視;因此,廠內嚴格控管員工禁止使用個人通訊設備,但礙於跨部門之間的溝通聯繫頻繁,不只各部門要確實掌握專案進度,還得及時回報產品品質狀況,基於營業秘密保護故導入 MM 企業溝通平台,管理者擁有權限控管所有內部帳號,員工離職當天帳號立即失效,不必擔心離職員工有機可趁,達到企業資料免於外洩,確保公司營業機密安全。

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長安國際專利商標事務所 / 管理內部溝通資訊給客戶最專業的服務

長安國際專利商標事務所主要從事智慧財產權相關法律業務,目前躍居全國百大專業智慧財產權事務所之一,所內各同仁皆秉持專業精神、負責態度提供客戶各項優質服務。專利商標乃為各企業的寶貴智慧資產,因此長安國際更重視公司內部員工通訊安全。

從前為方便內部溝通,公司透過免費的 IM 系統進行專利事務的討論,但隨著企業規模逐漸擴大,為提供給客戶最專業安全的服務品質,著手控管公司內部使用免費通訊軟體,進而導入 MM 企業溝通平台,無論是內部傳檔或是進行專案溝通,所有訊息檔案皆能備存保留,管理者可有效管理帳號,僅供公司內部員工帳號申請使用;此外,還能統一公告訊息,完全隔絕公司內部資訊外流,確保客戶以及公司的機密安全,秉持著保護智慧財產權的信念,以專業的素質,為委託人提供熱忱、迅速、高專業及高品質的服務。

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南山中學 / 教職員工溝通訊息無阻礙

以美育為主要風格的南山中學,以多元適性、全人教育,培養樂觀、進取、明理、感恩,具有國際觀及創造力。國中部有創意菁英群、雙語菁英群、人文菁英群和數理菁英群,高中部分有普通科和資訊科。此外,另附設幼兒園招收幼幼班、小班、中班及大班,因為學校腹地過大,教師經常在不同的教室任教,班級導師的辦公室位於各教室內,學校內部在佈達重要訊息時往往無法即時通知。

自從透過 MM 企業溝通平台,管理者可設定群組分類,針對通報的訊息內容,發佈給不同的學校單位,就連退休員工也可以由管理者控管權限,選擇公告的開會資訊,解決校內佈達事項無法即時傳達的窘境。

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商佑企業 / 透過企業溝通平台與客戶往來不再擔心誤傳檔案

商佑企業多年來從事各式高品質之防震、伸縮接頭與不銹鋼灑水軟管的製造與銷售,及各種管路的震動與膨脹提供最完善的解決方案,為提供給客戶最優質的服務,管理者希望員工內部溝通可以有效控管,並且做到公私分明,避免造成客戶報價資訊外流或誤傳。

透過 Mail2000 收發信件後,內部員工可即時溝通信件內討論的產品資訊,未來透過 MM 提供的來賓帳號與客戶端溝通議價,不僅能備份員工溝通訊息,傳遞的報價單也能同時保存查看,避免重要機密檔案誤傳導致外流。

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醫療業 / 客戶病歷快速傳遞,管理 IP 位置個資不怕外洩

醫院內部各科病歷資料需要及時傳遞,病人的案情往往要透過專科醫生多方討論,講究快速又有效率的醫療團隊,安全的溝通環境是院內不可或缺的工具。

MM 的管理機制,不只能搜尋病歷檔案,還可以查詢永久的歷史訊息紀錄,限制院內 IP 位置權限控管,保護病人個資,也確保醫院病歷不外流。

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紡織業 / 唯有提升內部溝通品質,才能立足本業登上國際舞台

知名亞洲羽絨製造商,秉持著專業及管理優勢立足本業,讓國際佈局的腳步更快速、策略更靈活,成功帶領亞洲紡織業登上國際舞台。

為促使內部員工提高工作效率,嚴格管理公司內部系統穩定度及溝通效率,除了導入 Mail2000 電子郵件系統以外,為提供同事間互相聯繫、即時回報設備問題狀況,因而同時採用 MM 企業溝通平台,由 IT 部門統一管理系統,透過對話紀錄的訊息回覆,不再遺漏同仁系統狀況問題,且檔案訊息紀錄永久保存有憑據,方便後續追朔及查詢,大幅提升公司內部管理系統效率。

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